MS Excel में Charts को Print करना
चार्ट प्रिंटिंग का परिचय और महत्व
MS Excel में बनाए गए चार्ट्स को प्रिंट करना डेटा विश्लेषण और प्रस्तुति का एक महत्वपूर्ण चरण है। एक अच्छी तरह से प्रिंट किया गया चार्ट बैठकों, रिपोर्टों, या अध्ययन सामग्री के लिए एक प्रभावशाली दृश्य सहायक के रूप में काम करता है। Excel आपको लचीलापन देता है कि आप चार्ट को अकेले प्रिंट करें, उसके साथ वर्कशीट का डेटा प्रिंट करें, या पूरी वर्कबुक ही प्रिंट कर दें। सही सेटिंग्स का चुनाव और प्रिंट प्रिव्यू का उपयोग एक परफेक्ट प्रिंटआउट पाने की कुंजी है।
चार्ट प्रिंटिंग: एक्सेल वर्कबुक में निहित चार्ट को भौतिक कागज पर उतारने की प्रक्रिया। इसमें यह नियंत्रण करना शामिल है कि चार्ट कैसे स्केल होगा, पेज पर उसका स्थान क्या होगा, और उसे किस गुणवत्ता में प्रिंट किया जाएगा।
चार्ट प्रिंट करने से पहले यह समझना ज़रूरी है कि एक्सेल में चार्ट मुख्यतः दो प्रकार के होते हैं: एम्बेडेड चार्ट (Embedded Chart) और चार्ट शीट (Chart Sheet)। एम्बेडेड चार्ट किसी वर्कशीट के अंदर ही डेटा के साथ मौजूद होता है, जबकि चार्ट शीट एक अलग शीट होती है जिसमें सिर्फ चार्ट होता है। प्रिंटिंग का तरीका इनके प्रकार के अनुसार थोड़ा बदल सकता है।
हमेशा प्रिंट करने से पहले प्रिंट प्रिव्यू (Print Preview) ज़रूर देख लें। यह आपको यह सुनिश्चित करने का मौका देता है कि चार्ट पेज पर सही तरीके से फिट हो रहा है, उसका साइज़ और ओरिएंटेशन ठीक है, और कोई ज़रूरी हिस्सा (जैसे लेजेंड या लेबल) कट तो नहीं रहा है ।
प्रिंटिंग से पहले की तैयारी और सेटअप
प्रिंट बटन दबाने से पहले कुछ सेटिंग्स पर ध्यान देने से आपका प्रिंटआउट और बेहतर बन सकता है।
1. चार्ट को चुनना (Selecting the Chart): सबसे पहले यह सुनिश्चित करें कि आप सही चार्ट प्रिंट करना चाहते हैं। अगर आपके पास एक एम्बेडेड चार्ट है, तो उसे क्लिक करके सेलेक्ट कर लें। सेलेक्शन के बाद चार्ट के चारों ओर एक बॉर्डर दिखाई देगी। अगर आप चार्ट शीट प्रिंट कर रहे हैं, तो बस उस चार्ट शीट के टैब पर क्लिक करें ।
2. पेज सेटअप (Page Setup): पेज लेआउट टैब या प्रिंट डायलॉग बॉक्स से पेज सेटअप ऑप्शन पर जाएँ। यहाँ आप निम्नलिखित सेटिंग्स एडजस्ट कर सकते हैं: * ओरिएंटेशन (Orientation): चार्ट के आकार के अनुसार पोर्ट्रेट (Portrait) या लैंडस्केप (Landscape) चुनें। लंबे चार्ट्स के लिए पोर्ट्रेट और चौड़े चार्ट्स के लिए लैंडस्केप बेहतर रहता है । * मार्जिन (Margins): पेज के किनारों पर उचित जगह छोड़ें ताकि चार्ट कटे नहीं। आप स्टैंडर्ड मार्जिन चुन सकते हैं या कस्टम मार्जिन सेट कर सकते हैं । * स्केलिंग (Scaling) - विशेष रूप से चार्ट शीट के लिए: चार्ट शीट के पेज सेटअप में एक 'चार्ट' टैब मिलता है, जहाँ आप चार्ट के साइज़ को कंट्रोल कर सकते हैं। * Use full page (पूरे पेज का उपयोग करें): चार्ट को पेज की ऊँचाई और चौड़ाई दोनों में फैला देता है (हो सकता है चार्ट का प्रोपोर्शन बिगड़ जाए)। * Scale to fit page (पेज में फिट होने के लिए स्केल करें): चार्ट के मूल अनुपात (प्रोपोर्शन) को बनाए रखते हुए उसे पेज पर फिट कर देता है। यह सबसे अच्छा विकल्प है। * Custom (कस्टम): चार्ट को स्क्रीन पर जैसा दिख रहा है, वैसा ही प्रिंट करता है।
3. प्रिंट क्वालिटी (Print Quality): उसी 'चार्ट' टैब में प्रिंट क्वालिटी के विकल्प मिलते हैं। * ड्राफ्ट क्वालिटी (Draft quality): फॉर्मेटिंग को कम करके तेज़ प्रिंटिंग के लिए। सिर्फ लेआउट चेक करने के लिए उपयोगी। * ब्लैक एंड व्हाइट में प्रिंट (Print in black and white): यदि आप रंगीन प्रिंटर पर भी चार्ट को श्वेत-श्याम प्रिंट करना चाहते हैं (जैसे फैक्स या फोटोकॉपी के लिए)। यह विकल्प चालू करने पर रंगों की जगह हल्के-गहरे शेड्स में प्रिंट होगा।
"जब आप अकेले चार्ट प्रिंट करते हैं, तो चार्ट पेज के प्रिंटेबल एरिया में फिट होने के लिए स्वतः स्केल हो जाता है। प्रिंट होने वाला चार्ट वर्कशीट पर दिख रहे चार्ट से अलग दिख सकता है।"
- प्रिंटिंग प्रक्रिया पर एक महत्वपूर्ण नोट
चार्ट प्रिंट करने के विभिन्न तरीके और चरण
नीचे दी गई तालिका में अलग-अलग ज़रूरतों के हिसाब से चार्ट प्रिंट करने के तरीके और उनके मुख्य चरण समझाए गए हैं।
| आप क्या प्रिंट करना चाहते हैं? | मुख्य चरण | महत्वपूर्ण टिप्स और नोट्स | ||
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| 1. सिर्फ एक एम्बेडेड चार्ट (बिना वर्कशीट डेटा के) | 1. वर्कशीट में उस चार्ट पर क्लिक करके सेलेक्ट करें। 2. File > Print (या Ctrl+P) पर जाएँ। 3. प्रिंटर सेटिंग्स चेक करें। 4. 'Settings' में 'Print Selected Chart' का विकल्प सुनिश्चित करें . 5. Print बटन दबाएँ। |
यह सबसे आम तरीका है। सेलेक्ट करते ही प्रिव्यू में सिर्फ चार्ट दिखना शुरू हो जाना चाहिए। | ||
| 2. एक चार्ट शीट | 1. चार्ट शीट के टैब पर क्लिक करें। 2. File > Print (या Ctrl+P) पर जाएँ। 3. सेटिंग्स में आमतौर पर 'Print Active Sheets' चुना होगा। 4. Print बटन दबाएँ . |
चार्ट शीट हमेशा एक पूरे पेज पर प्रिंट होती है . पेज सेटअप के 'चार्ट' टैब से स्केलिंग एडजस्ट करें। | ||
| 3. चार्ट के साथ वर्कशीट का डेटा | 1. चार्ट को न सेलेक्ट करें। उसके आसपास के डेटा वाले सेल्स का रेंज सिलेक्ट करें या कुछ भी न चुनें। 2. File > Print पर जाएँ। 3. सेटिंग्स में 'Print Active Sheet' (या सिलेक्ट किया गया रेंज) चुनें। 4. प्रिव्यू देखें और प्रिंट करें। |
अगर चार्ट एम्बेडेड है तो वह अपने आसपास के डेटा के साथ प्रिंट हो जाएगा . | ||
| 4. किसी विशिष्ट चार्ट को प्रिंटिंग से बाहर रखना | 1. उस एम्बेडेड चार्ट पर राइट-क्लिक करें। 2. 'Format Chart Area' चुनें। 3. 'Properties' (या समान) टैब पर जाएँ। 4. 'Print object' के आगे लगे चेकबॉक्स को अनचेक करें . |
अब वह चार्ट वर्कशीट के साथ प्रिंट नहीं होगा, हालाँकि वर्कशीट पर दिखता रहेगा। यह तब उपयोगी है जब आप सिर्फ डेटा प्रिंट करना चाहते हैं। |
सामान्य समस्याएँ और समाधान (ट्रबलशूटिंग)
प्रिंटिंग के दौरान कुछ समस्याएँ आम हैं, लेकिन उनका समाधान आसान है।
1. चार्ट प्रिंट नहीं हो रहा या गलत चीज़ प्रिंट हो रही है: * कारण: गलत आइटम सेलेक्ट किया गया है। अगर आप सिर्फ चार्ट प्रिंट करना चाहते थे, लेकिन सेलेक्शन सही नहीं था, तो पूरी शीट प्रिंट हो सकती है। * समाधान: हमेशा प्रिंट करने से पहले प्रिंट प्रिव्यू में जाँच लें कि आप जो चाहते हैं, वही दिख रहा है। फिर से चार्ट सेलेक्ट करके प्रक्रिया दोहराएँ और सेटिंग्स में 'Print Selected Chart' चुनें ।
2. चार्ट का कुछ हिस्सा कट रहा है या पेज पर सही से फिट नहीं हो रहा: * कारण: मार्जिन बहुत ज़्यादा हैं, चार्ट बहुत बड़ा है, या ओरिएंटेशन गलत है। * समाधान: पेज सेटअप में जाकर मार्जिन कम करें, पेज का ओरिएंटेशन बदलें (पोर्ट्रेट से लैंडस्केप या इसके उलट), या चार्ट शीट के लिए 'Scale to fit page' विकल्प चुनें ।
3. रंग सही से प्रिंट नहीं हो रहे या प्रिंट क्वालिटी खराब है: * कारण: प्रिंटर सेटिंग्स या एक्सेल की प्रिंट क्वालिटी सेटिंग्स ठीक नहीं हैं। * समाधान: पेज सेटअप के 'Chart' टैब में जाकर 'Draft quality' विकल्प बंद करें। साथ ही, प्रिंटर के प्रॉपर्टीज़ में जाकर प्रिंट क्वालिटी 'High' या 'Best' पर सेट करें । अगर रंगों की जगह श्वेत-श्याम चाहिए, तो 'Print in black and white' चुनें।
4. एक पेज पर एक से ज़्यादा चार्ट प्रिंट करना चाहते हैं: * कारण: एम्बेडेड चार्ट्स को एक ही पेज पर लाने के लिए मैन्युअल एडजस्टमेंट की ज़रूरत होती है। * समाधान: वर्कशीट पर जाकर चार्ट्स का आकार छोटा करें और उन्हें माउस से खिसकाकर एक ही पेज के प्रिंट एरिया के अंदर ले आएँ। प्रिंट प्रिव्यू में लगातार चेक करते रहें। एक और विकल्प है कि प्रत्येक चार्ट को कॉपी-पेस्ट करके एक नई वर्कशीट में एक साथ रख लें और फिर उस शीट को प्रिंट कर लें।
निष्कर्ष और सर्वोत्तम अभ्यास
Excel में चार्ट प्रिंट करना एक सरल लेकिन महत्वपूर्ण कौशल है। चाहे आप प्रेजेंटेशन के लिए चार्ट निकाल रहे हों या रिपोर्ट में शामिल कर रहे हों, इन बातों का ध्यान रखें:
* हमेशा प्रिव्यू देखें (Always Preview): यह सबसे बड़ी गलती को रोकता है — गलत चीज़ प्रिंट होना या खराब फॉर्मेटिंग । * चार्ट टाइप समझें (Know Your Chart Type): एम्बेडेड चार्ट और चार्ट शीट के लिए सेटिंग्स अलग-अलग होती हैं। चार्ट शीट पर आपको स्केलिंग के बेहतर कंट्रोल मिलते हैं । * पेज सेटअप का उपयोग करें (Use Page Setup): सिर्फ प्रिंट बटन न दबाएँ। ओरिएंटेशन, मार्जिन और (चार्ट शीट के लिए) स्केलिंग ऑप्शन्स को एडजस्ट करने से प्रिंटआउट की गुणवत्ता काफी बढ़ जाती है । * प्रिंट ऑब्जेक्ट प्रॉपर्टी याद रखें (Remember Print Object Property): अगर आप चाहते हैं कि कोई एम्बेडेड चार्ट वर्कशीट के साथ प्रिंट न हो, तो उसकी 'Print object' प्रॉपर्टी बंद कर दें ।
इन स्टेप्स को फॉलो करके और सेटिंग्स को समझकर, आप हर बार साफ, पेशेवर और प्रभावशाली चार्ट प्रिंटआउट प्राप्त कर सकते हैं।