MS Word में नया दस्तावेज़ बनाना - पूरी जानकारी हिंदी में
नया दस्तावेज़ बनाना MS Word का सबसे बुनियादी और सबसे आवश्यक कार्य है। हर बार जब आप MS Word खोलते हैं, आपको एक नया दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता होती है - चाहे वह एक साधारण पत्र हो, एक रिपोर्ट, एक रिज्यूमे, या कोई अन्य दस्तावेज़।
MS Word में नया दस्तावेज़ बनाने के कई तरीके हैं - कीबोर्ड शॉर्टकट से, टेम्प्लेट से, या मेन्यू विकल्पों से। प्रत्येक विधि के अपने फायदे हैं और विभिन्न परिस्थितियों के लिए उपयुक्त हैं। यह गाइड आपको सभी तरीकों से परिचित कराएगा और आपको बताएगा कि कब किस विधि का उपयोग करना है।
नया दस्तावेज़ बनाने के विभिन्न तरीके
1. कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके (सबसे तेज़ तरीका)
1 MS Word खोलें या यदि पहले से खुला है तो उसमें क्लिक करें
2 कीबोर्ड पर Ctrl + N कीज़ एक साथ दबाएँ
3 तुरंत एक नया खाली दस्तावेज़ खुल जाएगा
लाभ:
- सबसे तेज़ तरीका - केवल एक कीबोर्ड शॉर्टकट
- माउस का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं
- Word पहले से खुला होने पर कहीं से भी काम करता है
2. फ़ाइल मेन्यू का उपयोग करके (मानक तरीका)
1 MS Word खोलें
2 ऊपर बाएँ कोने में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
3 बाएँ मेन्यू से नया विकल्प चुनें
4 "खाली दस्तावेज़" आइकन पर क्लिक करें
5 बनाएँ बटन पर क्लिक करें
लाभ:
- सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सरल और स्पष्ट
- टेम्प्लेट्स और अन्य विकल्पों तक पहुँच प्रदान करता है
- नए उपयोगकर्ताओं के लिए आसान
3. क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग करके
यदि आपने क्विक एक्सेस टूलबार में "नया" आइकन जोड़ा है:
1 MS Word खोलें
2 टाइटल बार में क्विक एक्सेस टूलबार पर + (नया) आइकन ढूंढें
3 इस आइकन पर क्लिक करें
4 एक नया खाली दस्तावेज़ तुरंत खुल जाएगा
4. विंडोज स्टार्ट मेन्यू या डेस्कटॉप से
1 अपने कंप्यूटर का स्टार्ट मेन्यू खोलें
2 "Microsoft Word" ढूंढें और क्लिक करें
3 Word खुलने पर, यह स्वचालित रूप से एक नया दस्तावेज़ बनाएगा
नोट: आप डेस्कटॉप पर राइट-क्लिक → नया → Microsoft Word दस्तावेज़ से भी नया दस्तावेज़ बना सकते हैं।
विभिन्न प्रकार के नए दस्तावेज़
| दस्तावेज़ प्रकार | कैसे बनाएँ | उपयोग | फ़ाइल प्रारूप |
|---|---|---|---|
| खाली दस्तावेज़ | Ctrl+N या फ़ाइल → नया → खाली दस्तावेज़ | सामान्य उद्देश्य, कस्टम डिज़ाइन | .docx |
| टेम्प्लेट से दस्तावेज़ | फ़ाइल → नया → टेम्प्लेट ब्राउज़ करें | पेशेवर दस्तावेज़, समय बचाने के लिए | .docx (टेम्प्लेट .dotx) |
| ऑनलाइन टेम्प्लेट से | फ़ाइल → नया → खोज बॉक्स में खोजें | विशेष दस्तावेज़ (रिज्यूमे, कैलेंडर, आदि) | .docx |
| पिछले दस्तावेज़ पर आधारित | फ़ाइल → खोलें → दस्तावेज़ चुनें → बदलाव करें → नए नाम से सेव करें | समान दस्तावेज़ बार-बार बनाने के लिए | .docx |
| ब्लॉग पोस्ट | फ़ाइल → नया → "ब्लॉग पोस्ट" खोजें | ऑनलाइन ब्लॉगिंग के लिए | .docx |
| PDF से दस्तावेज़ | फ़ाइल → खोलें → PDF फ़ाइल चुनें | PDF को एडिट करने योग्य Word दस्तावेज़ में बदलना | .pdf से .docx |
नया दस्तावेज़ बनाते समय ध्यान रखने योग्य बातें
1. दस्तावेज़ सेटिंग्स की जाँच करें
नया दस्तावेज़ बनाने के बाद, इन सेटिंग्स की जाँच करना महत्वपूर्ण है:
| सेटिंग | कैसे चेक/बदलें | महत्व |
|---|---|---|
| पेज ओरिएंटेशन | लेआउट टैब → ओरिएंटेशन → पोर्ट्रेट/लैंडस्केप | दस्तावेज़ का दृश्य प्रारूप |
| पेज साइज़ | लेआउट टैब → साइज़ → A4, लेटर, आदि | प्रिंटिंग और प्रदर्शन के लिए |
| मार्जिन | लेआउट टैब → मार्जिन → सामान्य, संकीर्ण, आदि | पेज लेआउट और रीडेबिलिटी |
| फ़ॉन्ट और साइज़ | होम टैब → फ़ॉन्ट ग्रुप → Calibri, 11pt (डिफ़ॉल्ट) | टेक्स्ट की उपस्थिति |
| लाइन स्पेसिंग | होम टैब → पैराग्राफ ग्रुप → 1.15 (डिफ़ॉल्ट) | पठनीयता और स्वरूपण |
2. Normal.dotm टेम्प्लेट को समझना
Normal.dotm MS Word का डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट है। जब भी आप Ctrl+N दबाकर या "खाली दस्तावेज़" चुनकर एक नया दस्तावेज़ बनाते हैं, Word वास्तव में Normal.dotm टेम्प्लेट से एक नया दस्तावेज़ बनाता है।
Normal.dotm की विशेषताएँ:
- सभी नए दस्तावेज़ों के लिए आधार टेम्प्लेट
- डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट, स्टाइल्स, और सेटिंग्स स्टोर करता है
- मैक्रोज़ (यदि कोई हों) स्टोर कर सकता है
- Custom Office Templates फ़ोल्डर में स्थित होता है
3. दस्तावेज़ का नाम और स्थान तय करना
महत्वपूर्ण: नया दस्तावेज़ बनाने के बाद, इसे तुरंत एक उपयुक्त नाम से सेव करें। Ctrl+N से नया दस्तावेज़ बनाने पर, यह अस्थायी रूप से "दस्तावेज़1", "दस्तावेज़2", आदि नाम से खुलता है। काम खोने से बचने के लिए इसे जल्द से जल्द सेव करें।
1 फ़ाइल मेन्यू खोलें: ऊपर बाएँ कोने में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
2 सेव ऑप्शन चुनें: बाएँ मेन्यू में "सेव" या "के रूप में सहेजें" चुनें
3 स्थान चुनें: अपने कंप्यूटर पर उपयुक्त फ़ोल्डर चुनें
4 नाम दें: फ़ाइल नाम बॉक्स में एक वर्णनात्मक नाम टाइप करें
5 सेव करें: "सेव" बटन पर क्लिक करें या Ctrl + S दबाएँ
टेम्प्लेट से नया दस्तावेज़ बनाना
1. बिल्ट-इन टेम्प्लेट का उपयोग
1 फ़ाइल मेन्यू खोलें: Word में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
2 नया चुनें: बाएँ मेन्यू में "नया" विकल्प चुनें
3 टेम्प्लेट ब्राउज़ करें: "खाली दस्तावेज़" के नीचे विभिन्न टेम्प्लेट्स दिखाई देंगे
4 टेम्प्लेट चुनें: वांछित टेम्प्लेट पर क्लिक करें (जैसे "साधारण रिपोर्ट")
5 बनाएँ: "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें
2. ऑनलाइन टेम्प्लेट का उपयोग
1 फ़ाइल → नया: उपरोक्त की तरह
2 खोज बॉक्स: शीर्ष पर खोज बॉक्स में टेम्प्लेट प्रकार टाइप करें (जैसे "रिज्यूमे", "इनवॉइस")
3 खोज परिणाम: Office.com से उपलब्ध टेम्प्लेट्स दिखाई देंगे
4 चयन और बनाना: वांछित टेम्प्लेट चुनें और "बनाएँ" पर क्लिक करें
3. अपने खुद के टेम्प्लेट का उपयोग
यदि आपने पहले कोई कस्टम टेम्प्लेट बनाया है और उसे Custom Office Templates फ़ोल्डर में सेव किया है:
1 फ़ाइल → नया: उपरोक्त की तरह
2 व्यक्तिगत टैब: "व्यक्तिगत" या "कस्टम" टैब ढूंढें
3 अपना टेम्प्लेट चुनें: आपके द्वारा बनाए गए टेम्प्लेट्स दिखाई देंगे
4 चुनें और बनाएँ: अपना टेम्प्लेट चुनें और उपयोग करें
नया दस्तावेज़ बनाने से संबंधित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| Ctrl+N काम नहीं कर रहा | कीबोर्ड समस्या, Word फ्रीज, शॉर्टकट अक्षम | 1. Word रीस्टार्ट करें 2. कीबोर्ड जाँचें 3. फ़ाइल मेन्यू से नया बनाएँ |
| नया दस्तावेज़ धीमा खुल रहा है | भारी टेम्प्लेट, बहुत सारे ऐड-इन्स, कम सिस्टम रिसोर्सेज | 1. ऐड-इन्स डिसेबल करें 2. Normal.dotm रिपेयर करें 3. सिस्टम रिसोर्सेज चेक करें |
| टेम्प्लेट्स दिखाई नहीं दे रहे | इंटरनेट कनेक्शन नहीं, Office सेटिंग्स | 1. इंटरनेट कनेक्शन जाँचें 2. Word ऑप्शन्स में टेम्प्लेट सेटिंग्स चेक करें |
| डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स सही नहीं हैं | Normal.dotm टेम्प्लेट क्षतिग्रस्त या बदला हुआ | 1. Normal.dotm फ़ाइल रीनेम करें (Word नया बनाएगा) 2. डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स रीसेट करें |
| नया दस्तावेज़ गलत टेम्प्लेट से खुल रहा | गलत डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट सेट, Normal.dotm समस्या | 1. Word ऑप्शन्स में डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट सेट करें 2. Normal.dotm की जगह अपना टेम्प्लेट सेट करें |
उन्नत विधियाँ: नया दस्तावेज़ बनाना
1. कमांड लाइन से नया दस्तावेज़ बनाना
Windows कमांड प्रॉम्प्ट या रन डायलॉग से:
1 रन डायलॉग खोलें: Win + R दबाएँ
2 कमांड टाइप करें: "winword" टाइप करें और Enter दबाएँ
3 पैरामीटर्स जोड़ें (वैकल्पिक): "winword /n" एक नया दस्तावेज़ खोलेगा
2. वर्ड में मल्टीपल नए दस्तावेज़ एक साथ
एक ही समय में कई नए दस्तावेज़ बनाने के लिए:
1 पहला दस्तावेज़ बनाएँ: Ctrl+N से या फ़ाइल मेन्यू से
2 दूसरा दस्तावेज़ बनाएँ: फिर से Ctrl+N दबाएँ
3 दस्तावेज़ों के बीच स्विच करें: विंडो टैब पर क्लिक करें या Ctrl + F6 दबाएँ
3. मैक्रो का उपयोग करके नया दस्तावेज़ बनाना
वीबीए मैक्रो के साथ आप नए दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं:
Documents.Add
End Sub
नए दस्तावेज़ के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
1. हमेशा Ctrl+N याद रखें
Ctrl + N सबसे तेज़ तरीका है नया दस्तावेज़ बनाने का। इसे अपनी मांसपेशी स्मृति का हिस्सा बना लें। यदि आप कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करते हैं, तो आपकी उत्पादकता काफी बढ़ जाएगी।
2. टेम्प्लेट का बुद्धिमानी से उपयोग करें
यदि आप एक ही प्रकार के दस्तावेज़ बार-बार बनाते हैं, तो अपना खुद का टेम्प्लेट बनाएँ। इसमें थोड़ा समय लगेगा, लेकिन लंबे समय में यह आपका बहुत समय बचाएगा।
3. नया दस्तावेज़ बनाने के तुरंत बाद सेव करें
नया दस्तावेज़ बनाते ही Ctrl + S दबाकर उसे सेव करने की आदत डालें। एक अच्छा, वर्णनात्मक नाम दें और उचित फ़ोल्डर में सेव करें।
4. अपनी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स कस्टमाइज़ करें
यदि आप हमेशा एक विशेष फ़ॉन्ट, मार्जिन, या लाइन स्पेसिंग का उपयोग करते हैं, तो Normal.dotm टेम्प्लेट को संपादित करके इसे अपना डिफ़ॉल्ट बना लें।
निष्कर्ष
MS Word में नया दस्तावेज़ बनाना एक सरल लेकिन आवश्यक कौशल है। जबकि Ctrl + N सबसे तेज़ विधि है, फ़ाइल मेन्यू से "नया" विकल्प अधिक विकल्प प्रदान करता है, जिसमें टेम्प्लेट्स तक पहुँच शामिल है।
याद रखें कि हर नया दस्तावेज़ Normal.dotm टेम्प्लेट से बनता है। यदि आप अपने डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स से संतुष्ट नहीं हैं, तो आप इस टेम्प्लेट को संपादित कर सकते हैं या अपना खुद का टेम्प्लेट बना सकते हैं।
नए दस्तावेज़ बनाने की विभिन्न विधियों में निपुण होकर और सर्वोत्तम अभ्यासों का पालन करके, आप अपनी दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रिया को कुशल और प्रभावी बना सकते हैं। चाहे आप एक साधारण पत्र लिख रहे हों या एक जटिल रिपोर्ट तैयार कर रहे हों, एक उचित ढंग से बनाया गया नया दस्तावेज़ आपकी उत्पादकता का आधार है।