MS Word में विभिन्न पेज व्यू और लेआउट - पूरी जानकारी हिंदी में
पेज व्यू (Page View): दस्तावेज़ को स्क्रीन पर देखने का तरीका। प्रत्येक व्यू अलग-अलग उद्देश्यों के लिए डिज़ाइन किया गया है और विभिन्न कार्यों के लिए उपयुक्त है।
पेज लेआउट (Page Layout): पेज पर कंटेंट की व्यवस्था, जिसमें मार्जिन, ओरिएंटेशन, कॉलम, हेडर/फूटर, और अन्य तत्वों की सेटिंग्स शामिल हैं।
MS Word में विभिन्न पेज व्यू और लेआउट उपयोगकर्ताओं को अपने दस्तावेज़ों को विभिन्न दृष्टिकोणों से देखने और संपादित करने की क्षमता प्रदान करते हैं। सही व्यू और लेआउट चुनना आपकी उत्पादकता में काफी सुधार ला सकता है और विशिष्ट कार्यों के लिए आवश्यक टूल्स तक पहुँच प्रदान कर सकता है।
MS Word में पेज व्यू के प्रकार
1. प्रिंट लेआउट व्यू (Print Layout View) - डिफ़ॉल्ट व्यू
1 एक्सेस करने का तरीका: व्यू टैब → व्यूज ग्रुप → प्रिंट लेआउट या स्टेटस बार में प्रिंट लेआउट आइकन
2 शॉर्टकट: स्टेटस बार में प्रिंट लेआउट आइकन पर क्लिक करें
विशेषताएँ:
- दस्तावेज़ को ठीक उसी तरह दिखाता है जैसा वह प्रिंट होने पर दिखेगा
- हेडर, फूटर, मार्जिन, कॉलम, और छवियों का वास्तविक प्रतिनिधित्व
- पेज बॉर्डर्स दिखाता है (हल्के ग्रे रंग में)
- मल्टी-पेज दस्तावेज़ों के लिए आदर्श
उपयोग के मामले:
- अंतिम दस्तावेज़ तैयार करते समय
- प्रिंट करने से पहले पूर्वावलोकन
- हेडर और फूटर एडिट करते समय
- पेज लेआउट समायोजित करते समय
2. रीड मोड व्यू (Read Mode View) - पढ़ने के लिए आदर्श
1 एक्सेस करने का तरीका: व्यू टैब → व्यूज ग्रुप → रीड मोड या स्टेटस बार में रीड मोड आइकन
2 शॉर्टकट: स्टेटस बार में रीड मोड आइकन पर क्लिक करें या Alt+W, F
विशेषताएँ:
- पूर्ण स्क्रीन व्यू जो टूलबार और रिबन को छुपाता है
- कॉलम में टेक्स्ट प्रदर्शित करता है (अखबार की तरह)
- स्वचालित रूप से टेक्स्ट साइज़ एडजस्ट करता है
- पृष्ठों के बीच नेविगेशन के लिए तीर कुंजियाँ या माउस व्हील
- टूल्स तक सीमित पहुँच (फॉर्मेटिंग बदलने की अनुमति नहीं)
उपयोग के मामले:
- दस्तावेज़ पढ़ने या समीक्षा करने के लिए
- प्रेजेंटेशन या समीक्षा सत्र के दौरान
- टैबलेट या टचस्क्रीन डिवाइस पर उपयोग के लिए
- जब आप बिना संपादन के केवल कंटेंट देखना चाहते हैं
3. वेब लेआउट व्यू (Web Layout View)
1 एक्सेस करने का तरीका: व्यू टैब → व्यूज ग्रुप → वेब लेआउट या स्टेटस बार में वेब लेआउट आइकन
2 शॉर्टकट: स्टेटस बार में वेब लेआउट आइकन पर क्लिक करें
विशेषताएँ:
- दस्तावेज़ को वेब ब्राउज़र में दिखने जैसा प्रदर्शित करता है
- कोई पेज ब्रेक या पेज बॉर्डर्स नहीं दिखाता
- टेक्स्ट ब्राउज़र की तरह एक लंबे, निरंतर कॉलम में प्रवाहित होता है
- पृष्ठ चौड़ाई स्क्रीन के अनुसार समायोजित होती है
- पृष्ठ संख्या और हेडर/फूटर सीमित रूप से दिखाई देते हैं
उपयोग के मामले:
- वेब पेज या ब्लॉग पोस्ट बनाते समय
- दस्तावेज़ को ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेजने से पहले
- ऑनलाइन प्रकाशन के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय
- जब आप दस्तावेज़ को स्क्रीन पर ही पढ़ना चाहते हैं
4. आउटलाइन व्यू (Outline View) - संरचना के लिए
1 एक्सेस करने का तरीका: व्यू टैब → व्यूज ग्रुप → आउटलाइन या स्टेटस बार में आउटलाइन व्यू आइकन
2 शॉर्टकट: स्टेटस बार में आउटलाइन व्यू आइकन पर क्लिक करें या Alt+W, U
विशेषताएँ:
- दस्तावेज़ की संरचना (हायरार्की) दिखाता है
- हेडिंग स्तरों के आधार पर कंटेंट को कोलैप्स या एक्सपैंड करने की अनुमति देता है
- आउटलाइन टूल्स टैब दिखाता है जिसमें लेवल सेलेक्शन और मूव करने के टूल्स होते हैं
- पेज ब्रेक, मार्जिन, और कुछ फॉर्मेटिंग छुपाता है
- दस्तावेज़ को री-ऑर्गनाइज़ करने के लिए आसान खींचें-छोड़ें सुविधा
उपयोग के मामले:
- लंबे दस्तावेज़ों (जैसे थीसिस, किताबें, रिपोर्ट) की योजना बनाते समय
- दस्तावेज़ की संरचना को पुनर्व्यवस्थित करते समय
- टेबल ऑफ कंटेंट बनाने से पहले
- जब आप दस्तावेज़ के विभिन्न भागों पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं
5. ड्राफ्ट व्यू (Draft View) - तेज़ संपादन के लिए
1 एक्सेस करने का तरीका: व्यू टैब → व्यूज ग्रुप → ड्राफ्ट या स्टेटस बार में ड्राफ्ट व्यू आइकन
2 शॉर्टकट: स्टेटस बार में ड्राफ्ट व्यू आइकन पर क्लिक करें या Alt+W, V
विशेषताएँ:
- सादा टेक्स्ट व्यू जो अधिकांश फॉर्मेटिंग छुपाता है
- हेडर, फूटर, पेज मार्जिन, या कॉलम नहीं दिखाता
- पेज ब्रेक्स को एक डॉटेड लाइन के रूप में दिखाता है
- सिस्टम संसाधनों की बचत करता है (तेज़ प्रदर्शन)
- फॉर्मेटिंग मार्क्स दिखाने/छुपाने के विकल्प
उपयोग के मामले:
- तेज़ टाइपिंग और संपादन के लिए
- जब आप केवल कंटेंट पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं, प्रस्तुति पर नहीं
- कम शक्तिशाली कंप्यूटर पर काम करते समय
- लंबे दस्तावेज़ों पर काम करते समय जहाँ गति महत्वपूर्ण है
विभिन्न पेज व्यू की तुलना
| व्यू प्रकार | शॉर्टकट | मुख्य विशेषताएँ | सर्वोत्तम उपयोग | प्रदर्शित करता है |
|---|---|---|---|---|
| प्रिंट लेआउट | स्टेटस बार आइकन | प्रिंट जैसा दृश्य, पेज बॉर्डर्स | अंतिम संपादन, प्रिंटिंग | हेडर/फूटर, मार्जिन, कॉलम |
| रीड मोड | Alt+W, F | पूर्ण स्क्रीन, कॉलम व्यू | पढ़ना, समीक्षा करना | केवल कंटेंट, कोई टूल्स नहीं |
| वेब लेआउट | स्टेटस बार आइकन | वेब ब्राउज़र जैसा, निरंतर कॉलम | वेब कंटेंट, ईमेल | कोई पेज ब्रेक नहीं |
| आउटलाइन | Alt+W, U | हायरार्किकल संरचना, कोलैप्स करने योग्य | संरचना, पुनर्व्यवस्था | हेडिंग लेवल, संरचना |
| ड्राफ्ट | Alt+W, V | सादा टेक्स्ट, तेज़ प्रदर्शन | तेज़ संपादन, टाइपिंग | मूल टेक्स्ट, कुछ फॉर्मेटिंग |
MS Word में पेज लेआउट विकल्प
1. पेज ओरिएंटेशन (Page Orientation)
1 एक्सेस करें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → ओरिएंटेशन
2 विकल्प: पोर्ट्रेट (ऊर्ध्वाधर) या लैंडस्केप (क्षैतिज)
3 प्रभाव: पूरे दस्तावेज़ या चयनित सेक्शन के लिए लागू किया जा सकता है
उपयोग:
- पोर्ट्रेट: अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए - रिपोर्ट्स, पत्र, निबंध
- लैंडस्केप: टेबल्स, चार्ट्स, वाइड इमेजेस, प्रेजेंटेशन स्लाइड्स के लिए
2. पेज साइज़ (Page Size)
1 एक्सेस करें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → साइज़
2 मानक आकार: A4, लेटर, लीगल, A3, आदि
3 कस्टम आकार: अधिक विकल्प → कस्टम साइज़ → अपना आकार निर्दिष्ट करें
| पेज साइज़ | माप (इंच में) | माप (सेमी में) | सामान्य उपयोग |
|---|---|---|---|
| A4 | 8.27 × 11.69 | 21.0 × 29.7 | अंतरराष्ट्रीय मानक, अधिकांश दस्तावेज़ |
| लेटर | 8.5 × 11 | 21.6 × 27.9 | उत्तरी अमेरिका में मानक |
| लीगल | 8.5 × 14 | 21.6 × 35.6 | कानूनी दस्तावेज़, लंबे अनुबंध |
| A3 | 11.69 × 16.54 | 29.7 × 42.0 | पोस्टर, प्रेजेंटेशन, बड़े चार्ट्स |
| टैब्लॉयड | 11 × 17 | 27.9 × 43.2 | न्यूज़पेपर, बड़े प्रिंट आउट |
3. मार्जिन (Margins)
1 एक्सेस करें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → मार्जिन
2 पूर्वनिर्धारित सेटिंग्स: सामान्य, संकीर्ण, मध्यम, चौड़ा, मिरर
3 कस्टम मार्जिन: कस्टम मार्जिन → प्रत्येक मार्जिन के लिए मान निर्दिष्ट करें
| मार्जिन प्रकार | माप (इंच/सेमी) | विवरण | उपयोग |
|---|---|---|---|
| सामान्य | 1" (2.54 सेमी) सभी ओर | डिफ़ॉल्ट सेटिंग, संतुलित | अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए |
| संकीर्ण | 0.5" (1.27 सेमी) सभी ओर | कम सफेद स्थान, अधिक टेक्स्ट | ड्राफ्ट, आंतरिक दस्तावेज़ |
| मध्यम | 1" ऊपर/नीचे, 0.75" बाएँ/दाएँ | पार्श्व मार्जिन थोड़े छोटे | पेशेवर रिपोर्ट्स |
| चौड़ा | 2" (5.08 सेमी) सभी ओर | अधिक सफेद स्थान | औपचारिक दस्तावेज़, थीसिस |
| मिरर मार्जिन | बाएँ/दाएँ मार्जिन स्वैप होते हैं | द्विपृष्ठ प्रिंटिंग के लिए | किताबें, बुकलेट्स, मैगज़ीन |
4. कॉलम (Columns)
1 एक्सेस करें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → कॉलम
2 विकल्प: एक, दो, तीन, बाएँ, दाएँ
3 अधिक कॉलम: अधिक कॉलम → कॉलम संख्या, चौड़ाई, और रिक्ति निर्दिष्ट करें
उपयोग:
- एक कॉलम: अधिकांश दस्तावेज़, रिपोर्ट्स, पत्र
- दो कॉलम: न्यूज़लैटर, एकेडमिक पेपर्स, मैगज़ीन आर्टिकल्स
- तीन कॉलम: ब्रोशर, प्रेस रिलीज़, कुछ प्रकार के न्यूज़पेपर
5. सेक्शन ब्रेक्स (Section Breaks)
सेक्शन ब्रेक एक विशेष प्रकार का ब्रेक है जो आपको एक ही दस्तावेज़ के भीतर अलग-अलग पेज लेआउट सेटिंग्स लागू करने की अनुमति देता है।
1 एक्सेस करें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → ब्रेक्स
2 सेक्शन ब्रेक प्रकार:
- अगला पेज: नया सेक्शन अगले पेज से शुरू होता है
- निरंतर: नया सेक्शन उसी पेज पर शुरू होता है
- सम पेज: नया सेक्शन अगले सम पेज पर शुरू होता है
- विषम पेज: नया सेक्शन अगले विषम पेज पर शुरू होता है
उपयोग के उदाहरण:
- कवर पेज के लिए अलग ओरिएंटेशन (लैंडस्केप) और बाकी दस्तावेज़ के लिए पोर्ट्रेट
- टेबल या चार्ट के लिए लैंडस्केप पेज रखना
- अध्यायों के लिए अलग हेडर/फूटर
- कॉलम लेआउट को केवल एक भाग में लागू करना
व्यू और लेआउट से संबंधित उन्नत टिप्स
1. ज़ूम विकल्प (Zoom Options)
1 एक्सेस करें: व्यू टैब → ज़ूम ग्रुप या स्टेटस बार में ज़ूम स्लाइडर
2 विकल्प:
- पेज चौड़ाई: पेज को विंडो की चौड़ाई में फिट करता है
- पूरा पेज: पूरा पेज विंडो में दिखाता है
- कई पेज: एक साथ कई पेज दिखाता है
- प्रतिशत: कस्टम ज़ूम प्रतिशत निर्दिष्ट करें
3 शॉर्टकट: Ctrl + माउस व्हील (ज़ूम इन/आउट)
2. विंडो प्रबंधन (Window Management)
1 नई विंडो: व्यू टैब → विंडो ग्रुप → नई विंडो (एक ही दस्तावेज़ की दूसरी कॉपी)
2 विभाजित करें: व्यू टैब → विंडो ग्रुप → विभाजित (एक ही दस्तावेज़ के दो भाग देखें)
3 साथ साथ देखें: व्यू टैब → विंडो ग्रुप → साथ साथ देखें (दो दस्तावेज़ समानांतर देखें)
4 तुलना करने के लिए स्क्रॉल: साथ साथ देखें चालू होने पर उपलब्ध
3. ग्रिडलाइन्स और गाइड्स (Gridlines and Guides)
1 ग्रिडलाइन्स: व्यू टैब → शो ग्रुप → ग्रिडलाइन्स (पेज पर वर्टिकल और हॉरिजॉन्टल लाइन्स)
2 नेविगेशन पेन: व्यू टैब → शो ग्रुप → नेविगेशन पेन (हेडिंग्स के आधार पर नेविगेशन)
3 रूलर: व्यू टैब → शो ग्रुप → रूलर (ऊपर और बाएँ रूलर दिखाएँ)
व्यू और लेआउट से संबंधित सामान्य समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| पेज बॉर्डर्स दिखाई नहीं दे रहे | प्रिंट लेआउट व्यू में नहीं हैं, Word ऑप्शन्स में बंद हैं | 1. प्रिंट लेआउट व्यू में स्विच करें 2. फ़ाइल → ऑप्शन → उन्नत → पेज सामग्री प्रदर्शित करें में "पेज बॉर्डर्स दिखाएँ" चेक करें |
| रूलर दिखाई नहीं दे रहा | रूलर छुपा हुआ है, मापन इकाई समस्या | 1. व्यू टैब → शो ग्रुप → रूलर चेक करें 2. फ़ाइल → ऑप्शन → उन्नत → डिस्प्ले में मापन इकाई सेट करें |
| सेक्शन ब्रेक्स दिखाई नहीं दे रहे | फॉर्मेटिंग मार्क्स छुपे हुए हैं | 1. होम टैब → पैराग्राफ ग्रुप → ¶ (शो/हाइड) बटन क्लिक करें 2. ड्राफ्ट व्यू में स्विच करें |
| लेआउट परिवर्तन पूरे दस्तावेज़ को प्रभावित कर रहे हैं | सेक्शन ब्रेक्स नहीं हैं, गलत सेक्शन चयनित | 1. सेक्शन ब्रेक्स डालें जहाँ आप लेआउट बदलना चाहते हैं 2. सुनिश्चित करें कि सही सेक्शन में कर्सर है |
| ज़ूम स्तर स्वचालित रूप से बदल रहा है | व्यू सेटिंग्स, विंडो रीसाइज़ | 1. व्यू टैब → ज़ूम ग्रुप → विशिष्ट प्रतिशत सेट करें 2. स्टेटस बार में ज़ूम स्लाइडर को लॉक करें |
व्यू और लेआउट के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
1. कार्य के अनुसार सही व्यू चुनें
टाइपिंग और संपादन: ड्राफ्ट व्यू (तेज़, कम विचलित)
फॉर्मेटिंग और लेआउट: प्रिंट लेआउट व्यू (सटीक दृश्य)
समीक्षा और पढ़ना: रीड मोड (आरामदायक पढ़ने के लिए)
संरचना और आयोजन: आउटलाइन व्यू (हायरार्की देखने के लिए)
2. सेक्शन ब्रेक्स का बुद्धिमानी से उपयोग करें
जब भी आपको एक ही दस्तावेज़ में अलग-अलग लेआउट की आवश्यकता हो, सेक्शन ब्रेक्स का उपयोग करें। यह आपको प्रत्येक भाग के लिए अलग-अलग मार्जिन, ओरिएंटेशन, कॉलम, और हेडर/फूटर सेट करने की अनुमति देता है।
3. ज़ूम स्तर का रणनीतिक उपयोग करें
विस्तृत कार्य (जैसे छवि संपादन या सटीक संरेखण) के लिए 150-200% तक ज़ूम इन करें। समग्र लेआउट जाँचने के लिए 50-75% तक ज़ूम आउट करें या "कई पेज" व्यू का उपयोग करें।
4. ग्रिडलाइन्स और गाइड्स का उपयोग करें
ऑब्जेक्ट्स को संरेखित करने या सटीक स्थिति निर्धारित करने के लिए ग्रिडलाइन्स और गाइड्स चालू करें। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप ड्राइंग, टेबल्स, या बहु-स्तंभ लेआउट के साथ काम कर रहे होते हैं।
निष्कर्ष
MS Word में विभिन्न पेज व्यू और लेआउट उपयोगकर्ताओं को अपने दस्तावेज़ों को विभिन्न परिप्रेक्ष्यों से देखने और संपादित करने की क्षमता प्रदान करते हैं। प्रत्येक व्यू और लेआउट विकल्प विशिष्ट कार्यों और आवश्यकताओं के लिए डिज़ाइन किया गया है।
प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, विभिन्न व्यू के बीच स्विच करना सीखें और उन लेआउट सेटिंग्स को समझें जो आपके दस्तावेज़ की उपस्थिति को प्रभावित करती हैं। प्रिंट लेआउट व्यू का उपयोग अंतिम संपादन के लिए करें, ड्राफ्ट व्यू का उपयोग तेज़ टाइपिंग के लिए करें, रीड मोड का उपयोग समीक्षा के लिए करें, और आउटलाइन व्यू का उपयोग संरचना के लिए करें।
याद रखें कि सेक्शन ब्रेक्स आपको एक ही दस्तावेज़ के भीतर अलग-अलग पेज लेआउट बनाने की शक्ति देते हैं। मार्जिन, ओरिएंटेशन, पेज साइज़, और कॉलम जैसी लेआउट सेटिंग्स का बुद्धिमानी से उपयोग करके, आप पेशेवर-गुणवत्ता वाले दस्तावेज़ बना सकते हैं जो आपकी सामग्री के लिए उपयुक्त हैं।