MS Word में विज़ार्ड और टेम्प्लेट - पूरी जानकारी हिंदी में
टेम्प्लेट (Template): एक पूर्व-डिज़ाइन किया गया दस्तावेज़ ब्लूप्रिंट जिसमें फॉर्मेटिंग, लेआउट, स्टाइल्स और प्लेसहोल्डर कंटेंट होता है। यह उपयोगकर्ताओं को समान दस्तावेज़ बार-बार बनाने से बचाता है।
विज़ार्ड (Wizard): एक इंटरैक्टिव प्रोग्राम जो उपयोगकर्ता को चरण-दर-चरण मार्गदर्शन करके किसी कार्य को पूरा करने में मदद करता है। MS Word में, विज़ार्ड विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया को सरल बनाते हैं।
विज़ार्ड और टेम्प्लेट MS Word की दो महत्वपूर्ण विशेषताएँ हैं जो समय बचाती हैं और दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया को मानकीकृत करती हैं। जबकि टेम्प्लेट एक "स्टैटिक" स्टार्टिंग पॉइंट प्रदान करते हैं, विज़ार्ड उपयोगकर्ता के साथ "इंटरैक्टिव" तरीके से काम करते हैं, उनकी आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ को कस्टमाइज़ करते हुए।
MS Word में टेम्प्लेट: प्रकार और उपयोग
1. टेम्प्लेट क्या है और यह कैसे काम करता है?
एक MS Word टेम्प्लेट (.dotx या .dot फ़ाइल) एक विशेष प्रकार का दस्तावेज़ है जो नए दस्तावेज़ों के लिए एक मॉडल के रूप में कार्य करता है। जब आप एक टेम्प्लेट से नया दस्तावेज़ बनाते हैं, तो आपको टेम्प्लेट की सभी सेटिंग्स, फॉर्मेटिंग, और प्लेसहोल्डर कंटेंट विरासत में मिलते हैं, लेकिन मूल टेम्प्लेट फ़ाइल अपरिवर्तित रहती है।
1 टेम्प्लेट खोलें: फ़ाइल → नया → टेम्प्लेट चुनें
2 कस्टमाइज़ करें: अपनी जानकारी और कंटेंट जोड़ें
3 सेव करें: नए नाम से एक नई .docx फ़ाइल के रूप में सेव करें
2. MS Word में उपलब्ध टेम्प्लेट के प्रकार
| टेम्प्लेट प्रकार | फ़ाइल एक्सटेंशन | विवरण | उपयोग के उदाहरण |
|---|---|---|---|
| बिल्ट-इन टेम्प्लेट | .dotx | Word के साथ प्री-इंस्टॉल्ड टेम्प्लेट्स | लेटर, रिपोर्ट्स, रेज़्यूमे |
| ऑनलाइन टेम्प्लेट | .dotx | Microsoft की वेबसाइट से डाउनलोड किए गए टेम्प्लेट | कैलेंडर, ब्रोशर, इनवॉइस |
| कस्टम टेम्प्लेट | .dotx, .dotm | उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए टेम्प्लेट | कंपनी लेटरहेड, प्रपोज़ल फॉर्मेट |
| ग्लोबल टेम्प्लेट | .dotm | Word स्टार्टअप फोल्डर में स्थित टेम्प्लेट | कस्टम स्टाइल्स, मैक्रोज़, टूलबार्स |
| नॉर्मल टेम्प्लेट | Normal.dotm | डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट जो सभी नए दस्तावेज़ों के लिए आधार है | डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट, मार्जिन, स्टाइल्स |
3. लोकप्रिय बिल्ट-इन टेम्प्लेट्स
MS Word में उपलब्ध कुछ सबसे उपयोगी बिल्ट-इन टेम्प्लेट्स:
कंपनी लेटरहेड
दिनांक, पता
विषय, संदेश
हस्ताक्षर ब्लॉक
व्यक्तिगत विवरण
कार्य अनुभव
शिक्षा
कौशल
संदर्भ
कवर पेज
विषय सूची
शीर्षक स्टाइल्स
पाद लेख
ग्राफ़िक्स प्लेसहोल्डर
कंपनी विवरण
ग्राहक विवरण
आइटम टेबल
कर गणना
भुगतान निर्देश
4. अपना खुद का टेम्प्लेट कैसे बनाएँ
1 नया दस्तावेज़ बनाएँ: MS Word खोलें और एक नया ब्लैंक दस्तावेज़ बनाएँ
2 फॉर्मेटिंग जोड़ें: मार्जिन, फ़ॉन्ट, स्टाइल्स, हेडर/फूटर, लोगो आदि सेट करें
3 प्लेसहोल्डर टेक्स्ट जोड़ें: वे स्थान चिह्नित करें जहाँ उपयोगकर्ता अपनी जानकारी डालेंगे
4 टेम्प्लेट के रूप में सेव करें: फ़ाइल → के रूप में सहेजें → Word टेम्प्लेट (*.dotx) चुनें
5 स्थान चुनें: Custom Office Templates फोल्डर में सेव करें (सुझावित)
MS Word में विज़ार्ड: प्रकार और उपयोग
1. विज़ार्ड क्या है और यह कैसे काम करता है?
विज़ार्ड एक स्टेप-बाय-स्टेप गाइड है जो उपयोगकर्ता को जटिल कार्यों को पूरा करने में मदद करता है। MS Word में, विज़ार्ड आमतौर पर फॉर्म और डायलॉग बॉक्स के माध्यम से उपयोगकर्ता से जानकारी एकत्र करते हैं, और फिर उस जानकारी के आधार पर एक कस्टमाइज़्ड दस्तावेज़ बनाते हैं।
नोट: नए MS Word संस्करणों (2013 और बाद) में कई विज़ार्ड को हटा दिया गया है या उनकी जगह टेम्प्लेट ने ले ली है। हालाँकि, कुछ विज़ार्ड अभी भी उपलब्ध हैं या ऑनलाइन डाउनलोड किए जा सकते हैं।
2. MS Word के प्रमुख विज़ार्ड
| विज़ार्ड का नाम | उद्देश्य | कैसे एक्सेस करें | वर्तमान स्थिति |
|---|---|---|---|
| लेटर विज़ार्ड | पेशेवर पत्र बनाना | फ़ाइल → नया → लेटर विज़ार्ड (पुराने वर्जन) | Word 2010 तक उपलब्ध |
| रेज़्यूमे विज़ार्ड | रिज्यूमे/सीवी बनाना | फ़ाइल → नया → रेज़्यूमे विज़ार्ड | टेम्प्लेट्स द्वारा प्रतिस्थापित |
| एग्रीमेंट विज़ार्ड | कानूनी समझौते बनाना | Office स्टोर से डाउनलोड | ऑनलाइन उपलब्ध |
| फ़ैक्स विज़ार्ड | फ़ैक्स कवर पेज बनाना | फ़ाइल → नया → फ़ैक्स विज़ार्ड | Word 2007 तक उपलब्ध |
| मेल मर्ज विज़ार्ड | मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाना | मेलिंग्स टैब → स्टार्ट मेल मर्ज → स्टेप-बाय-स्टेप विज़ार्ड | अभी भी उपलब्ध |
| टेबल विज़ार्ड | जटिल टेबल्स बनाना | इन्सर्ट → टेबल → ड्रॉ टेबल (विज़ार्ड नहीं) | Word 2003 तक उपलब्ध |
| ऑनलाइन फॉर्म विज़ार्ड | इंटरैक्टिव फॉर्म बनाना | डेवलपर टैब → लीगेसी टूल्स → लीगेसी फॉर्म्स | सीमित रूप से उपलब्ध |
3. मेल मर्ज विज़ार्ड: सबसे उपयोगी विज़ार्ड
मेल मर्ज विज़ार्ड MS Word का सबसे लोकप्रिय और व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला विज़ार्ड है जो अभी भी नए संस्करणों में उपलब्ध है।
1 चरण 1: दस्तावेज़ प्रकार चुनें - लेटर, ईमेल, लेबल, एनवलप आदि
2 चरण 2: स्टार्टिंग दस्तावेज़ चुनें - वर्तमान दस्तावेज़, टेम्प्लेट, या मौजूदा दस्तावेज़
3 चरण 3: प्राप्तकर्ताओं का चयन - नई सूची बनाएँ, मौजूदा सूची उपयोग करें, या Outlook संपर्क
4 चरण 4: अपना पत्र लिखें - पता ब्लॉक, ग्रीटिंग लाइन, और कंटेंट जोड़ें
5 चरण 5: पूर्वावलोकन - प्राप्तकर्ताओं के नाम और पते के साथ पूर्वावलोकन करें
6 चरण 6: पूर्ण करें - सभी रिकॉर्ड्स के लिए मेल मर्ज करें
टेम्प्लेट बनाम विज़ार्ड: तुलना
| तुलना पैरामीटर | टेम्प्लेट | विज़ार्ड |
|---|---|---|
| परिभाषा | पूर्व-डिज़ाइन किया गया दस्तावेज़ ब्लूप्रिंट | चरण-दर-चरण दस्तावेज़ निर्माण गाइड |
| कार्यप्रणाली | स्थिर; उपयोगकर्ता इसे मैन्युअल रूप से संपादित करता है | गतिशील; विज़ार्ड प्रश्न पूछता है और उत्तर के आधार पर दस्तावेज़ बनाता है |
| लचीलापन | उच्च; उपयोगकर्ता पूर्ण नियंत्रण रखता है | सीमित; विज़ार्ड द्वारा परिभाषित विकल्पों तक सीमित |
| उपयोगकर्ता अनुभव | अनुभवी उपयोगकर्ताओं के लिए बेहतर | नए उपयोगकर्ताओं के लिए बेहतर |
| समय दक्षता | मध्यम (कुछ संपादन की आवश्यकता) | उच्च (स्वचालित निर्माण) |
| कस्टमाइजेशन | पूर्ण कस्टमाइजेशन संभव | केवल विज़ार्ड द्वारा दिए गए विकल्पों तक सीमित |
| फ़ाइल प्रारूप | .dotx, .dotm, .dot | आमतौर पर .docx के रूप में सेव होता है |
| वर्तमान उपलब्धता | सभी Word संस्करणों में पूरी तरह उपलब्ध | नए संस्करणों में सीमित; अधिकांश विज़ार्ड हटा दिए गए |
आधुनिक Word में विज़ार्ड और टेम्प्लेट का उपयोग
1. Office.com से टेम्प्लेट डाउनलोड करना
1 फ़ाइल मेन्यू खोलें: Word में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
2 नया चुनें: बाएँ मेन्यू में "नया" विकल्प चुनें
3 खोजें: टेम्प्लेट के लिए खोजें (जैसे "इनवॉइस", "कैलेंडर", "रिपोर्ट")
4 चुनें और बनाएँ: वांछित टेम्प्लेट पर क्लिक करें और "बनाएँ" बटन दबाएँ
2. पुराने विज़ार्ड को नए Word में उपयोग करना
महत्वपूर्ण: यदि आप पुराने Word संस्करणों (2003, 2007) से विज़ार्ड फ़ाइलें (.wiz) रखते हैं, तो आप उन्हें नए Word में उपयोग करने के लिए कनवर्ट कर सकते हैं, लेकिन यह प्रक्रिया जटिल है और सफलता की गारंटी नहीं है।
3. नए Word में विज़ार्ड के विकल्प
नए MS Word संस्करणों में, विज़ार्ड की कार्यक्षमता इन विकल्पों द्वारा प्रदान की जाती है:
- स्मार्ट टेम्प्लेट्स: डायनेमिक कंटेंट वाले टेम्प्लेट
- क्विक पार्ट्स: पुन: उपयोग योग्य दस्तावेज़ भाग
- बिल्डिंग ब्लॉक्स: पूर्व-डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़ तत्व
- ऑनलाइन फॉर्म्स: इंटरैक्टिव फॉर्म बनाने के टूल्स
- मेल मर्ज विज़ार्ड: अभी भी पूरी तरह कार्यात्मक
टेम्प्लेट बनाने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
1. प्लेसहोल्डर टेक्स्ट का उपयोग करें
टेम्प्लेट में स्पष्ट प्लेसहोल्डर टेक्स्ट का उपयोग करें जैसे "[यहाँ कंपनी का नाम दर्ज करें]" या "[तिथि डालें]"। इसे अलग फ़ॉन्ट या रंग से हाइलाइट करें ताकि उपयोगकर्ता आसानी से पहचान सकें कि क्या बदलना है।
2. स्टाइल्स को परिभाषित करें
अपने टेम्प्लेट में सुसंगत फॉर्मेटिंग सुनिश्चित करने के लिए स्टाइल्स (शैलियाँ) का उपयोग करें। हेडिंग 1, हेडिंग 2, नॉर्मल, आदि के लिए स्टाइल्स बनाएँ और परिभाषित करें।
3. कस्टम प्रॉपर्टीज जोड़ें
फ़ाइल → जानकारी → गुण → उन्नत गुण में जाके, आप टेम्प्लेट में कस्टम प्रॉपर्टीज जोड़ सकते हैं जैसे लेखक, विभाग, संस्करण, जिसे बाद में स्वचालित रूप से भरा जा सकता है।
4. कंटेंट कंट्रोल्स का उपयोग करें
डेवलपर टैब (यदि दिखाई न दे तो इसे रिबन में जोड़ें) से आप कंटेंट कंट्रोल्स जोड़ सकते हैं जैसे टेक्स्ट बॉक्स, ड्रॉपडाउन सूचियाँ, या दिनांक पिकर्स, जो टेम्प्लेट को और अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाते हैं।
MS Word टेम्प्लेट और विज़ार्ड से संबंधित सामान्य समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| टेम्प्लेट से नया दस्तावेज़ नहीं बन रहा | टेम्प्लेट फ़ाइल क्षतिग्रस्त, गलत स्थान पर सेव | 1. टेम्प्लेट को दोबारा डाउनलोड/बनाएँ 2. इसे सही फोल्डर (Custom Office Templates) में सेव करें |
| टेम्प्लेट में परिवर्तन नए दस्तावेज़ों में नहीं दिख रहे | टेम्प्लेट अपडेट नहीं हुआ, Normal.dotm समस्या | 1. टेम्प्लेट को फिर से सेव करें 2. Normal.dotm फ़ाइल रीनेम करें (Word इसे स्वचालित रूप से पुनः बनाएगा) |
| पुराने विज़ार्ड नए Word में काम नहीं कर रहे | नए Word में विज़ार्ड सपोर्ट हटा दिया गया | 1. समान कार्य के लिए आधुनिक टेम्प्लेट्स उपयोग करें 2. Word के पुराने संस्करण में विज़ार्ड का उपयोग करें 3. तृतीय-पक्ष टेम्प्लेट्स खोजें |
| टेम्प्लेट में मैक्रोज़ काम नहीं कर रहे | मैक्रो सिक्योरिटी सेटिंग्स, .dotm के बजाय .dotx फ़ाइल | 1. फ़ाइल को .dotm (मैक्रो-सक्षम टेम्प्लेट) के रूप में सेव करें 2. ट्रस्ट सेंटर में मैक्रो सेटिंग्स समायोजित करें |
| ऑनलाइन टेम्प्लेट्स दिखाई नहीं दे रहे | इंटरनेट कनेक्शन समस्या, Office अपडेट की आवश्यकता | 1. इंटरनेट कनेक्शन जाँचें 2. Office अपडेट करें 3. Word ऐप रीसेट करें |
निष्कर्ष
विज़ार्ड और टेम्प्लेट MS Word की दो शक्तिशाली विशेषताएँ हैं जो दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रिया को सरल और मानकीकृत करती हैं। जबकि विज़ार्ड नए Word संस्करणों में कम प्रचलित हो गए हैं, टेम्प्लेट अधिक महत्वपूर्ण और विकसित हो गए हैं।
आधुनिक MS Word में, टेम्प्लेट विज़ार्ड की तुलना में अधिक लचीले और शक्तिशाली हैं। Office.com के हज़ारों निःशुल्क टेम्प्लेट्स उपलब्ध हैं जो लगभग हर प्रकार के दस्तावेज़ आवश्यकता को पूरा करते हैं। अपने स्वयं के कस्टम टेम्प्लेट बनाना एक बुद्धिमान निवेश है जो लंबे समय में आपका बहुत समय बचाएगा।
याद रखें कि मेल मर्ज विज़ार्ड अभी भी MS Word का एक मूल्यवान हिस्सा है और बड़ी संख्या में व्यक्तिगत दस्तावेज़ बनाने के लिए अपरिहार्य है। विज़ार्ड और टेम्प्लेट दोनों का प्रभावी ढंग से उपयोग करके, आप अपनी उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं और पेशेवर-गुणवत्ता वाले दस्तावेज़ लगातार बना सकते हैं।