MS Word में स्वचालित सामग्री तालिका
स्वचालित सामग्री तालिका (Automatic Table of Contents - TOC) MS Word की एक शक्तिशाली विशेषता है जो दस्तावेज़ के शीर्षकों और उपशीर्षकों से स्वचालित रूप से एक संरचित तालिका बनाती है। यह पाठकों को दस्तावेज़ के विभिन्न भागों में त्वरित नेविगेशन प्रदान करती है और पृष्ठ संख्याओं के साथ एक व्यवस्थित अवलोकन देती है।
स्वचालित TOC का उपयोग करने से समय बचता है, सटीकता सुनिश्चित होती है, और दस्तावेज़ में परिवर्तन होने पर TOC को आसानी से अपडेट किया जा सकता है। यह थीसिस, शोध प्रबंध, रिपोर्ट्स, मैनुअल्स और लंबे दस्तावेज़ों के लिए आवश्यक है।
1. सामग्री तालिका का परिचय और महत्व
सामग्री तालिका क्या है और क्यों आवश्यक है?
मैन्युअल vs स्वचालित TOC
मैन्युअल TOC
- हाथ से टाइप की जाती है
- समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण
- पृष्ठ संख्याएँ मैन्युअल रूप से अपडेट करनी पड़ती हैं
- शीर्षक परिवर्तनों के लिए फिर से काम करना पड़ता है
- लंबे दस्तावेज़ों में अव्यवहारिक
- असंगत फॉर्मेटिंग की संभावना
स्वचालित TOC
- Word द्वारा स्वचालित रूप से जनरेट की जाती है
- तेज और त्रुटि-मुक्त
- पृष्ठ संख्याएँ स्वचालित रूप से अपडेट होती हैं
- शीर्षक परिवर्तनों के लिए एक क्लिक में अपडेट
- लंबे दस्तावेज़ों के लिए आदर्श
- संगत और पेशेवर फॉर्मेटिंग
TOC निर्माण प्रक्रिया
स्वचालित TOC का उदाहरण
सामग्री
लाभ: सभी प्रविष्टियाँ क्लिक करने योग्य लिंक्स हैं जो सीधे संबंधित अनुभाग पर ले जाती हैं। पृष्ठ संख्याएँ स्वचालित रूप से अपडेट होती हैं।
2. TOC बनाने की तैयारी: शीर्षक स्टाइल्स
2.1 MS Word में शीर्षक स्टाइल्स
शीर्षक स्टाइल्स (Heading Styles) वे पूर्वनिर्धारित फॉर्मेटिंग सेटिंग्स हैं जिनका उपयोग दस्तावेज़ में संरचना बनाने के लिए किया जाता है। Word में Heading 1, Heading 2, Heading 3, आदि स्टाइल्स होती हैं जो स्वचालित TOC बनाने का आधार हैं।
🏆 Heading 1 (स्तर 1)
उपयोग: मुख्य अध्याय, प्रमुख अनुभाग
TOC में: प्राथमिक प्रविष्टि (स्तर 1)
शॉर्टकट: Ctrl+Alt+1
🥈 Heading 2 (स्तर 2)
उपयोग: उप-अनुभाग, द्वितीयक शीर्षक
TOC में: द्वितीयक प्रविष्टि (स्तर 2)
शॉर्टकट: Ctrl+Alt+2
🥉 Heading 3 (स्तर 3)
उपयोग: उप-उप-अनुभाग, तृतीयक शीर्षक
TOC में: तृतीयक प्रविष्टि (स्तर 3)
शॉर्टकट: Ctrl+Alt+3
📝 Normal स्टाइल
उपयोग: मुख्य पाठ, पैराग्राफ
TOC में: शामिल नहीं (जब तक विशेष रूप से न कहा जाए)
शॉर्टकट: Ctrl+Shift+N
2.2 शीर्षक स्टाइल्स लागू करना
1 शीर्षक चुनें: उस टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप शीर्षक बनाना चाहते हैं
2 स्टाइल लागू करें:
- Home टैब से: Home टैब → Styles ग्रुप → वांछित Heading स्टाइल क्लिक करें
- कीबोर्ड शॉर्टकट:
- Heading 1: Ctrl+Alt+1
- Heading 2: Ctrl+Alt+2
- Heading 3: Ctrl+Alt+3
- Heading 4: Ctrl+Alt+4
- Styles पैनल से: Home टैब → Styles ग्रुप के नीचे दाएँ कोने में तीर बटन → Styles पैनल खुलेगा → वांछित Heading स्टाइल क्लिक करें
3 स्टाइल संपादित करना (वैकल्पिक):
- Styles पैनल में स्टाइल पर राइट-क्लिक करें → "Modify..." चुनें
- फ़ॉन्ट, साइज़, रंग, अलाइनमेंट आदि बदलें
- "OK" क्लिक करें
- सभी समान स्टाइल वाले टेक्स्ट अपडेट हो जाएँगे
4 नई स्टाइल बनाना (वैकल्पिक):
- Styles पैनल के नीचे "New Style" बटन क्लिक करें
- स्टाइल नाम दें (जैसे "My Heading 1")
- "Style type:" → "Paragraph" चुनें
- "Style based on:" → "Heading 1" चुनें
- फ़ॉर्मेटिंग सेटिंग्स चुनें
- "Add to template" चेक करें (यदि अन्य दस्तावेज़ों में भी उपयोग करना चाहते हैं)
- "OK" क्लिक करें
शीर्षक स्टाइल्स का सही उपयोग
गलत तरीका
1. परिचय (मैन्युअल फॉर्मेटिंग)
1.1 शोध का उद्देश्य (मैन्युअल फॉर्मेटिंग)
1.1.1 विशिष्ट उद्देश्य (मैन्युअल फॉर्मेटिंग)
समस्या: TOC इन शीर्षकों को नहीं पहचान सकती, कोई स्वचालित अपडेट नहीं
सही तरीका
1. परिचय (Heading 1)
1.1 शोध का उद्देश्य (Heading 2)
1.1.1 विशिष्ट उद्देश्य (Heading 3)
लाभ: TOC स्वचालित रूप से बनेगी और अपडेट होगी, सुसंगत फॉर्मेटिंग
3. स्वचालित TOC डालना
3.1 References टैब से TOC डालना
1 TOC स्थान चुनें: दस्तावेज़ के शुरुआत में (या जहाँ TOC डालनी हो) एक नया पृष्ठ जोड़ें
2 References टैब: MS Word रिबन में "References" टैब पर क्लिक करें
3 Table of Contents बटन: "Table of Contents" समूह में "Table of Contents" बटन पर क्लिक करें
4 TOC शैली चुनें: ड्रॉपडाउन मेनू से वांछित TOC शैली चुनें:
- Automatic Table 1: मानक TOC शैली (सामग्री)
- Automatic Table 2: वैकल्पिक TOC शैली
- Manual Table: मैन्युअल TOC (स्वचालित अपडेट नहीं)
- Custom Table of Contents: कस्टम TOC बनाएँ
5 TOC डालें: वांछित शैली क्लिक करें → TOC दस्तावेज़ में डाली जाएगी
6 TOC देखें: Word स्वचालित रूप से सभी Heading स्टाइल्स से TOC बना देगा
3.2 कस्टम TOC डायलॉग का उपयोग
1 Custom TOC खोलें: References टैब → Table of Contents → "Custom Table of Contents..." चुनें
2 Table of Contents डायलॉग: नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा
3 General सेटिंग्स:
- Formats: TOC की शैली चुनें (Classic, Distinctive, Simple, आदि)
- Show levels: TOC में दिखाने वाले शीर्षक स्तरों की संख्या (1-9)
- Show page numbers: पृष्ठ संख्याएँ दिखाएँ/छिपाएँ
- Right align page numbers: पृष्ठ संख्याओं को दाईं ओर संरेखित करें
- Tab leader: शीर्षक और पृष्ठ संख्या के बीच का चरित्र (none, dots, dashes, underline)
- Use hyperlinks instead of page numbers: वेब दस्तावेज़ों के लिए हाइपरलिंक्स का उपयोग करें
4 Options बटन: अतिरिक्त सेटिंग्स के लिए
- TOC स्तर: प्रत्येक स्टाइल के लिए TOC स्तर निर्दिष्ट करें
- Outline levels: रूपरेखा स्तरों से TOC बनाएँ
- Table entry fields: फ़ील्ड्स से TOC बनाएँ
5 Modify बटन: TOC स्टाइल्स को संपादित करने के लिए
- TOC 1, TOC 2, TOC 3 आदि स्टाइल्स को संपादित करें
- फ़ॉन्ट, साइज़, रंग, अलाइनमेंट बदलें
6 OK क्लिक करें: सेटिंग्स लागू करें और TOC डालें
3.3 TOC में नेविगेट करना
1 हाइपरलिंक्स का उपयोग:
- TOC में किसी भी प्रविष्टि पर Ctrl+क्लिक करें
- Word आपको संबंधित अनुभाग पर ले जाएगा
- यह हाइपरलिंक ऑनलाइन और PDF दस्तावेज़ों में भी काम करेगा
2 Navigation Pane का उपयोग:
- View टैब → "Navigation Pane" चेक करें
- बाईं ओर एक पैनल खुलेगा
- "Headings" टैब पर क्लिक करें
- शीर्षकों की पदानुक्रमित सूची दिखेगी
- किसी भी शीर्षक पर क्लिक करके उस अनुभाग पर जाएँ
3 Go To फीचर:
- Ctrl+G दबाएँ
- "Go to what:" में "Heading" चुनें
- Heading नंबर दर्ज करें या दी गई सूची से चुनें
- "Go To" क्लिक करें
4. TOC कस्टमाइज़ और अपडेट करना
4.1 TOC अपडेट करना
1 TOC अपडेट कब करें:
- नए शीर्षक जोड़ने पर
- शीर्षक टेक्स्ट बदलने पर
- पृष्ठ संख्याएँ बदलने पर (सामग्री जोड़ने/हटाने पर)
- शीर्षक स्तर बदलने पर
- दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण बनाने से पहले
2 TOC अपडेट करने के तरीके:
- References टैब से: References टैब → "Update Table" बटन
- TOC पर राइट-क्लिक: TOC पर राइट-क्लिक करें → "Update Field" चुनें
- कीबोर्ड शॉर्टकट: TOC का चयन करें → F9 दबाएँ
3 अपडेट विकल्प:
- Update page numbers only: केवल पृष्ठ संख्याएँ अपडेट करें (शीर्षक टेक्स्ट नहीं बदलेंगे)
- Update entire table: पूरी TOC अपडेट करें (पृष्ठ संख्याएँ और शीर्षक टेक्स्ट दोनों)
4 स्वचालित अपडेट:
- Print Preview में जाने पर TOC स्वचालित रूप से अपडेट हो सकती है
- PDF के रूप में सहेजने पर TOC अपडेट हो सकती है
- लेकिन सुनिश्चित करने के लिए मैन्युअल अपडेट करना बेहतर है
4.2 TOC कस्टमाइज़ करना
1 TOC स्टाइल्स संपादित करना:
- Table of Contents डायलॉग में "Modify..." बटन क्लिक करें
- "Style" डायलॉग में TOC स्टाइल्स की सूची दिखेगी (TOC 1, TOC 2, TOC 3, आदि)
- वांछित TOC स्तर चुनें → "Modify..." बटन
- फ़ॉन्ट, साइज़, रंग, अलाइनमेंट, इंडेंट आदि बदलें
- "OK" क्लिक करें
- TOC अपडेट करें
2 शीर्षक स्तर सीमित करना:
- Table of Contents डायलॉग में "Show levels:" से स्तरों की संख्या चुनें
- उदाहरण: यदि "3" चुनते हैं, तो केवल Heading 1, Heading 2 और Heading 3 TOC में दिखेंगे
- Heading 4 और उच्चतर शामिल नहीं होंगे
3 टैब लीडर बदलना:
- "Tab leader:" ड्रॉपडाउन से वांछित लीडर चुनें
- विकल्प: (none), dots (..........), dashes (------), underline (_______)
- डॉट्स सबसे आम हैं और पेशेवर दिखते हैं
4 पृष्ठ संख्या संरेखण:
- "Right align page numbers" चेक बॉक्स
- चेक करने पर पृष्ठ संख्याएँ दाईं ओर संरेखित होंगी
- अनचेक करने पर पृष्ठ संख्याएँ शीर्षक के ठीक बाद दिखेंगी
5 फ़ॉर्मेट्स बदलना:
- "Formats:" ड्रॉपडाउन से पूर्वनिर्धारित शैली चुनें
- विकल्प: From template, Classic, Distinctive, Fancy, Simple, Modern, Formal
- प्रत्येक शैली अलग-अलग फ़ॉन्ट्स, स्पेसिंग और फॉर्मेटिंग लागू करती है
4.3 विशिष्ट शीर्षकों को TOC से बाहर रखना
1 TOC स्तर 0 सेट करना:
- उस शीर्षक का चयन करें जिसे TOC से बाहर रखना चाहते हैं
- References टैब → "Add Text" बटन
- "Do Not Show in Table of Contents" चुनें
- या Table of Contents डायलॉग में "Options..." → उस स्टाइल के लिए TOC level "0" सेट करें
2 वैकल्पिक स्टाइल का उपयोग:
- शीर्षक के लिए Heading स्टाइल का उपयोग न करें
- इसके बजाय एक कस्टम स्टाइल बनाएँ जो Heading जैसी दिखे
- कस्टम स्टाइल को TOC में शामिल न करें
3 TC फ़ील्ड का उपयोग:
- विशिष्ट टेक्स्ट को TOC में शामिल करने के लिए TC फ़ील्ड का उपयोग करें
- Alt+Shift+O दबाएँ
- टेक्स्ट एंट्री और स्तर निर्दिष्ट करें
- Table of Contents डायलॉग में "Options..." → "Table entry fields" चेक करें
5. TOC के प्रकार और विशेष उपयोग
5.1 विभिन्न प्रकार की TOC
📑 मानक TOC
सभी शीर्षकों की सूची
सबसे आम प्रकार
उपयोग: थीसिस, किताबें, रिपोर्ट्स
स्तर: Heading 1, Heading 2, Heading 3
फीचर्स: पृष्ठ संख्याएँ, टैब लीडर्स
🖼️ चित्रों की तालिका
सभी चित्रों की सूची
कैप्शन से बनती है
उपयोग: शोध पत्र, मैनुअल्स
बनाना: References → Insert Table of Figures
फीचर्स: चित्र संख्या, कैप्शन, पृष्ठ
📊 तालिकाओं की तालिका
सभी तालिकाओं की सूची
कैप्शन से बनती है
उपयोग: शोध पत्र, रिपोर्ट्स
बनाना: References → Insert Table of Figures → Label: Table
फीचर्स: तालिका संख्या, शीर्षक, पृष्ठ
📋 कस्टम TOC
विशिष्ट स्टाइल्स से बनी
लचीली विकल्प
उपयोग: जटिल दस्तावेज़, प्रकाशन
बनाना: Custom Table of Contents → Options
फीचर्स: किसी भी स्टाइल को शामिल कर सकते हैं
5.2 बहु-स्तरीय TOC उदाहरण
विभिन्न TOC स्तरों का प्रभाव
Show levels: 1
उपयोग: संक्षिप्त अवलोकन, कार्यकारी सारांश
Show levels: 2
उपयोग: मानक शोध पत्र, थीसिस
Show levels: 3
उपयोग: विस्तृत दस्तावेज़, पीएचडी थीसिस
5.3 अध्याय-आधारित TOC
बहु-अध्याय दस्तावेज़ों के लिए TOC रणनीति:
- सेक्शन ब्रेक्स का उपयोग: प्रत्येक अध्याय के बीच "Next Page" सेक्शन ब्रेक डालें
- शीर्षक नंबरिंग: प्रत्येक अध्याय के लिए शीर्षक नंबरिंग रीस्टार्ट करें
- Home टैब → Paragraph ग्रुप → Multilevel List बटन
- "Define New Multilevel List..." चुनें
- प्रत्येक स्तर के लिए नंबरिंग फॉर्मेट सेट करें
- "Link level to style:" प्रत्येक स्तर को संबंधित Heading स्टाइल से लिंक करें
- "Restart list after:" → "Level 1" सेट करें
- TOC डालें: Custom Table of Contents का उपयोग करें
- TOC कस्टमाइज़: "Show levels:" से अध्याय-विशिष्ट स्तर चुनें
- TOC अपडेट: प्रत्येक अध्याय जोड़ने या संपादित करने के बाद TOC अपडेट करें
6. सामान्य समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| TOC दिखाई नहीं दे रही है | फ़ील्ड कोड्स दिख रहे हैं, गलत view में हैं | 1. TOC पर राइट-क्लिक करें → "Toggle Field Codes" 2. Alt+F9 दबाएँ (सभी फ़ील्ड कोड्स टॉगल करें) 3. File → Options → Advanced → "Show field codes instead of their values" अनचेक करें 4. View टैब → "Print Layout" चुनें |
| TOC अपडेट नहीं हो रही | TOC लॉक है, फ़ील्ड अपडेट नहीं हुआ | 1. TOC का चयन करें → F9 दबाएँ 2. References टैब → "Update Table" बटन 3. TOC पर राइट-क्लिक → "Update Field" 4. "Update entire table" चुनें 5. दस्तावेज़ को बंद करके फिर से खोलें |
| कुछ शीर्षक TOC में नहीं दिख रहे | गलत स्टाइल लागू है, TOC स्तर गलत है | 1. शीर्षक का चयन करें → सही Heading स्टाइल लागू करें 2. Table of Contents डायलॉग → "Options..." → सुनिश्चित करें कि Heading स्टाइल्स के लिए TOC level 1-9 है 3. "Show levels:" चेक करें कि पर्याप्त स्तर चुने गए हैं 4. TOC अपडेट करें |
| पृष्ठ संख्याएँ गलत हैं | दस्तावेज़ में परिवर्तन हुए हैं, TOC पुरानी है | 1. TOC अपडेट करें → "Update page numbers only" चुनें 2. दस्तावेज़ की पृष्ठ संख्याएँ चेक करें (Insert → Page Number) 3. सुनिश्चित करें कि पृष्ठ संख्याएँ सही सेटिंग्स के साथ डाली गई हैं 4. Print Preview में जाकर पृष्ठ संख्याएँ चेक करें |
| TOC फॉर्मेटिंग गड़बड़ है | मैन्युअल रूप से फॉर्मेटिंग बदली गई है, स्टाइल्स संपादित की गई हैं | 1. TOC हटाएँ और नई TOC डालें 2. Table of Contents डायलॉग में "Modify..." → सभी TOC स्टाइल्स को डिफ़ॉल्ट पर रीसेट करें 3. TOC का चयन करें → Home टैब → "Clear Formatting" बटन 4. TOC अपडेट करें |
| हाइपरलिंक्स काम नहीं कर रहे | दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त है, फ़ील्ड्स टूट गए हैं | 1. Ctrl+क्लिक करके टेस्ट करें 2. TOC का चयन करें → Ctrl+Shift+F9 दबाएँ (सभी फ़ील्ड्स को टेक्स्ट में बदलें) 3. TOC हटाएँ और नई TOC डालें 4. दस्तावेज़ को नए नाम से सहेजें |
| TOC बहुत लंबी है | बहुत अधिक शीर्षक स्तर शामिल हैं, दस्तावेज़ बहुत बड़ा है | 1. Table of Contents डायलॉग → "Show levels:" कम करें 2. कुछ शीर्षकों को "Do Not Show in Table of Contents" सेट करें 3. कई TOC बनाएँ (प्रत्येक भाग के लिए अलग) 4. संक्षिप्त TOC (केवल स्तर 1) और विस्तृत TOC (सभी स्तर) अलग-अलग बनाएँ |
| शीर्षक नंबरिंग TOC में गलत है | Multilevel List सेटिंग्स गलत हैं, शीर्षक स्टाइल्स संपादित की गई हैं | 1. Home टैब → Paragraph ग्रुप → Multilevel List बटन → सही लिस्ट स्टाइल चुनें 2. "Define New Multilevel List..." → शीर्षक स्टाइल्स से लिंक सही सेट करें 3. सभी शीर्षकों का चयन करें → Clear Formatting → फिर से सही Heading स्टाइल्स लागू करें 4. TOC अपडेट करें |
7. TOC के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
8. TOC के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट
| क्रिया | शॉर्टकट | विवरण | उपयोग |
|---|---|---|---|
| Heading 1 लागू करें | Ctrl+Alt+1 | चयनित टेक्स्ट पर Heading 1 स्टाइल लागू करता है | मुख्य शीर्षक बनाना |
| Heading 2 लागू करें | Ctrl+Alt+2 | चयनित टेक्स्ट पर Heading 2 स्टाइल लागू करता है | उप-शीर्षक बनाना |
| Heading 3 लागू करें | Ctrl+Alt+3 | चयनित टेक्स्ट पर Heading 3 स्टाइल लागू करता है | उप-उप-शीर्षक बनाना |
| Navigation Pane टॉगल | Ctrl+F | Navigation Pane दिखाता या छिपाता है | दस्तावेज़ संरचना देखना और नेविगेट करना |
| Update Field | F9 | चयनित फ़ील्ड अपडेट करता है | TOC अपडेट करना |
| Toggle Field Codes | Shift+F9 | चयनित फ़ील्ड के कोड और मान के बीच टॉगल करता है | TOC फ़ील्ड कोड देखना |
| All Field Codes Toggle | Alt+F9 | सभी फ़ील्ड कोड्स टॉगल करता है | सभी फ़ील्ड कोड्स देखना |
| Convert Fields to Text | Ctrl+Shift+F9 | चयनित फ़ील्ड्स को टेक्स्ट में बदलता है | TOC को स्थिर टेक्स्ट में बदलना |
| Go To | Ctrl+G | Go To डायलॉग खोलता है | विशिष्ट शीर्षक या पृष्ठ पर जाना |
| Normal Style | Ctrl+Shift+N | Normal स्टाइल लागू करता है | शीर्षक से सामान्य टेक्स्ट में बदलना |
9. उन्नत TOC तकनीकें
9.1 बहु-दस्तावेज़ TOC
मास्टर दस्तावेज़ तकनीक:
- उप-दस्तावेज़ बनाएँ: प्रत्येक अध्याय या भाग के लिए अलग Word फ़ाइलें बनाएँ
- मास्टर दस्तावेज़ बनाएँ: एक नई Word फ़ाइल में:
- View टैब → "Outline" चुनें
- Outlining टैब → "Show Document" बटन
- "Insert" बटन → प्रत्येक उप-दस्तावेज़ को मास्टर में जोड़ें
- मास्टर TOC बनाएँ: मास्टर दस्तावेज़ में TOC डालें
- TOC कस्टमाइज़: मास्टर TOC में सभी उप-दस्तावेज़ों के शीर्षक शामिल होंगे
- हाइपरलिंक्स: TOC प्रविष्टियाँ संबंधित उप-दस्तावेज़ों से लिंक करेंगी
लाभ:
- बड़े प्रोजेक्ट्स को प्रबंधनीय भागों में विभाजित करना
- एकीकृत TOC के साथ कई लेखकों के लिए सहयोग सक्षम करना
- व्यक्तिगत अध्यायों को अलग से संपादित करने की अनुमति देना
- पूरे दस्तावेज़ को एक साथ संकलित करना
9.2 कस्टम TOC स्टाइल्स बनाना
1 नई TOC स्टाइल बनाना:
- Table of Contents डायलॉग में "Modify..." बटन क्लिक करें
- Style डायलॉग में "New Style" बटन क्लिक करें
- नई स्टाइल का नाम दें (जैसे "TOC Custom 1")
- फ़ॉर्मेटिंग सेटिंग्स चुनें:
- फ़ॉन्ट, साइज़, रंग
- पैराग्राफ सेटिंग्स (इंडेंट, स्पेसिंग)
- टैब सेटिंग्स (लीडर, संरेखण)
- "Add to template" चेक करें यदि अन्य दस्तावेज़ों में भी उपयोग करना चाहते हैं
- "OK" क्लिक करें
2 TOC स्टाइल्स को संपादित करना:
- Style डायलॉग में वांछित TOC स्टाइल चुनें (TOC 1, TOC 2, आदि)
- "Modify..." बटन क्लिक करें
- फ़ॉर्मेटिंग बदलें
- "Automatically update" चेक करें यदि भविष्य के परिवर्तन स्वचालित रूप से लागू करना चाहते हैं
- "OK" क्लिक करें
3 TOC स्टाइल्स को कॉपी करना:
- Organizer का उपयोग करके TOC स्टाइल्स को अन्य दस्तावेज़ों या टेम्पलेट्स में कॉपी करें
- Home टैब → Styles डायलॉग लॉन्चर → "Manage Styles" बटन
- "Import/Export" बटन → Organizer डायलॉग
- स्टाइल्स को एक दस्तावेज़ से दूसरे में कॉपी करें
9.3 TOC को टेक्स्ट में बदलना
TOC को स्थिर टेक्स्ट में कन्वर्ट करना:
- कब कन्वर्ट करें:
- दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण बनाते समय
- जब दस्तावेज़ को किसी ऐसे व्यक्ति के साथ साझा करना हो जो Word का उसी संस्करण का उपयोग नहीं करता
- जब TOC को और संपादन से बचाना चाहते हों
- PDF या प्रिंट के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय
- कन्वर्ट करने के तरीके:
- TOC का चयन करें → Ctrl+Shift+F9 दबाएँ
- या TOC पर राइट-क्लिक करें → "Toggle Field Codes" → फ़ील्ड कोड का चयन करें → Ctrl+Shift+F9
- प्रभाव:
- TOC फ़ील्ड को स्थिर टेक्स्ट में बदल जाएगा
- हाइपरलिंक्स समाप्त हो जाएँगे
- TOC अब स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होगी
- टेक्स्ट को मैन्युअल रूप से संपादित किया जा सकता है
- सावधानी:
- कन्वर्ट करने से पहले TOC का बैकअप लें
- कन्वर्ट करने के बाद TOC को वापस स्वचालित में नहीं बदला जा सकता
- केवल तभी कन्वर्ट करें जब दस्तावेज़ पूरा हो और कोई और परिवर्तन नहीं करना हो
10. विशेष TOC प्रकार
10.1 चित्रों की तालिका (Table of Figures)
चित्रों की तालिका बनाना:
- कैप्शन डालना:
- चित्र का चयन करें
- References टैब → "Insert Caption" बटन
- Label: "Figure" चुनें
- कैप्शन टेक्स्ट दर्ज करें
- "OK" क्लिक करें
- Table of Figures डालना:
- वह स्थान चुनें जहाँ Table of Figures डालनी है
- References टैब → "Insert Table of Figures" बटन
- Table of Figures डायलॉग में सेटिंग्स चुनें:
- Show page numbers
- Right align page numbers
- Tab leader
- General: Formats (Classic, Distinctive, आदि)
- "OK" क्लिक करें
- Table of Figures अपडेट करना:
- नए चित्र जोड़ने या हटाने पर
- कैप्शन टेक्स्ट बदलने पर
- पृष्ठ संख्याएँ बदलने पर
- Table of Figures का चयन करें → F9 दबाएँ
10.2 तालिकाओं की तालिका (Table of Tables)
तालिकाओं की तालिका बनाना:
- तालिका कैप्शन डालना:
- तालिका का चयन करें
- References टैब → "Insert Caption"
- Label: "Table" चुनें
- कैप्शन टेक्स्ट दर्ज करें
- "OK" क्लिक करें
- Table of Tables डालना:
- वह स्थान चुनें जहाँ Table of Tables डालनी है
- References टैब → "Insert Table of Figures"
- Caption label: "Table" चुनें
- सेटिंग्स चुनें (पृष्ठ संख्याएँ, टैब लीडर, आदि)
- "OK" क्लिक करें
- एकाधिक तालिका प्रकार:
- विभिन्न प्रकार की तालिकाओं के लिए कस्टम लेबल बनाएँ
- "Insert Caption" डायलॉग में "New Label..." बटन
- लेबल नाम दें (जैसे "Equation", "Chart")
- प्रत्येक लेबल के लिए अलग Table of Figures बनाएँ
10.3 वेब दस्तावेज़ों के लिए TOC
वेब-अनुकूल TOC बनाना:
- हाइपरलिंक-केवल TOC:
- Table of Contents डायलॉग में "Use hyperlinks instead of page numbers" चेक करें
- पृष्ठ संख्याएँ दिखाई नहीं देंगी
- सभी प्रविष्टियाँ हाइपरलिंक्स होंगी
- वेब पेज या ई-बुक के लिए आदर्श
- क्लिक करने योग्य TOC:
- सामान्य TOC डालें (पृष्ठ संख्याओं के साथ)
- TOC को HTML या PDF के रूप में सहेजें
- हाइपरलिंक्स स्वचालित रूप से काम करेंगे
- वेब लेआउट अनुकूलन:
- View टैब → "Web Layout" चुनें
- TOC कस्टमाइज़ करें जो वेब पर अच्छी दिखे
- संकीर्ण कॉलम और छोटे फ़ॉन्ट्स से बचें
- वेब-अनुकूल रंग और फ़ॉन्ट्स चुनें
निष्कर्ष
MS Word में स्वचालित सामग्री तालिका (TOC) एक अत्यंत शक्तिशाली और समय बचाने वाली विशेषता है जो पेशेवर दस्तावेज़ों के निर्माण में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। स्वचालित TOC का प्रभावी उपयोग करके, आप अपने दस्तावेज़ों की संरचना, पेशेवरता और उपयोगकर्ता अनुभव को काफी बढ़ा सकते हैं।
TOC में महारत हासिल करके, आप:
- पेशेवर दस्तावेज़ बना सकते हैं: थीसिस, शोध प्रबंध, किताबें, व्यावसायिक रिपोर्ट्स
- दस्तावेज़ नेविगेशन सुधार सकते हैं: पाठकों को त्वरित और आसान पहुँच प्रदान करना
- समय और प्रयास बचा सकते हैं: मैन्युअल TOC बनाने और अपडेट करने से बचना
- सटीकता सुनिश्चित कर सकते हैं: पृष्ठ संख्याओं और शीर्षक टेक्स्ट में त्रुटियों से बचना
- दस्तावेज़ संरचना बेहतर कर सकते हैं: स्पष्ट पदानुक्रम और संगठन प्रदान करना
- प्रकाशन मानक पूरे कर सकते हैं: शैक्षणिक और व्यावसायिक प्रकाशन आवश्यकताओं के अनुरूप दस्तावेज़ तैयार करना
स्वचालित TOC का प्रभावी उपयोग करने के लिए, याद रखें:
- शीर्षक स्टाइल्स का सही उपयोग: सभी शीर्षकों के लिए Heading स्टाइल्स (H1, H2, H3) का उपयोग करें
- योजनाबद्ध दृष्टिकोण: दस्तावेज़ लिखने से पहले TOC रणनीति तय करें
- नियमित अपडेट: दस्तावेज़ में परिवर्तन होने पर TOC को नियमित रूप से अपडेट करें
- कस्टमाइज़ेशन: TOC को आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप कस्टमाइज़ करें
- परीक्षण और जाँच: अंतिम प्रस्तुति से पहले TOC की पूरी तरह से जाँच करें
चाहे आप एक साधारण रिपोर्ट बना रहे हों या एक जटिल शोध प्रबंध, स्वचालित TOC आपके काम को एक नया आयाम देगी। यह न केवल आपके समय की बचत करेगी, बल्कि आपके दस्तावेज़ की गुणवत्ता और पेशेवरता को भी बढ़ाएगी।
अंत में, याद रखें कि TOC केवल एक उपयोगिता नहीं है - यह आपके दस्तावेज़ की पहली छाप है, आपके काम का रोडमैप है, और आपके पाठकों के लिए एक मूल्यवान नेविगेशन उपकरण है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई TOC आपके दस्तावेज़ के प्रभाव, पठनीयता और समग्र पेशेवरता में महत्वपूर्ण योगदान देती है।
MS Word की इस शक्तिशाली विशेषता का पूरा लाभ उठाएँ और देखें कि कैसे स्वचालित TOC आपके दस्तावेज़ निर्माण कार्यप्रवाह को बदल देती है और आपके काम को अगले स्तर पर ले जाती है।