MS PowerPoint: Working with Presentation (प्रेजेंटेशन के साथ कार्य)

Working with Presentation (प्रेजेंटेशन के साथ कार्य)

एक बार आपकी प्रेजेंटेशन तैयार हो जाने के बाद, उसे सफलतापूर्वक प्रस्तुत करने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया शुरू होती है। प्रेजेंटेशन के साथ काम करना (Working with Presentation) का दूसरा चरण एक विशेषज्ञ की तरह स्लाइड शो चलाना, प्रेजेंटेशन को अलग-अलग फॉर्मेट में सेव और शेयर करना, उसका रख-रखाव करना और टीम के साथ सहयोग करने से जुड़ा है। यह वह भाग है जहाँ आपका बनाया हुआ काम वास्तविक दुनिया में सामने आता है और प्रभाव डालता है।

स्लाइड शो प्रस्तुत करना (Presenting the Slide Show)

प्रेजेंटेशन देने का सबसे महत्वपूर्ण पल वह होता है जब आप अपने दर्शकों के सामने उसे प्रस्तुत करते हैं। PowerPoint आपको इसके लिए कई शक्तिशाली टूल प्रदान करता है।

स्लाइड शो शुरू करना

प्रारंभ से शुरू करना: कीबोर्ड पर F5 की दबाएँ या 'स्लाइड शो' टैब पर जाकर 'From Beginning' पर क्लिक करें।
वर्तमान स्लाइड से शुरू करना: यदि आप किसी विशिष्ट स्लाइड से शुरुआत करना चाहते हैं, तो उस स्लाइड को सिलेक्ट करके Shift+F5 दबाएँ या 'From Current Slide' विकल्प चुनें।

स्लाइड शो के दौरान नेविगेशन

स्लाइड शो मोड में, आप निम्नलिखित तरीकों से आगे-पीछे जा सकते हैं:

अगली स्लाइड/एनिमेशन पर जाने के लिए: माउस का बायाँ बटन क्लिक करें, स्पेसबार दबाएँ, या दायाँ तीर (→) या नीचे का तीर (↓) दबाएँ।
पिछली स्लाइड पर जाने के लिए: बायाँ तीर (←) या ऊपर का तीर (↑) दबाएँ।
किसी विशेष स्लाइड पर जाने के लिए: स्लाइड नंबर टाइप करें और एंटर दबाएँ। उदाहरण के लिए, सीधे 5वीं स्लाइड पर जाने के लिए '5' टाइप करें।
स्लाइड शो समाप्त करने के लिए: Esc (एस्केप) की दबाएँ।

प्रेजेंटर व्यू (Presenter View) का उपयोग

प्रेजेंटर व्यू एक विशेष मोड है जो केवल प्रेजेंटर की स्क्रीन पर दिखाई देता है। इसमें वर्तमान स्लाइड, अगली स्लाइड, आपके स्पीकर नोट्स, और एक टाइमर दिखाई देता है, जबकि दर्शकों को सिर्फ वर्तमान स्लाइड दिखती है।

प्रेजेंटर व्यू चालू करने के चरण:
1. अपने लैपटॉप/कंप्यूटर को एक प्रोजेक्टर या दूसरी डिस्प्ले स्क्रीन से कनेक्ट करें।
2. 'स्लाइड शो' टैब के 'मॉनिटर्स' ग्रुप में, 'Use Presenter View' बॉक्स को चेक करें।
3. अब जब आप स्लाइड शो शुरू करेंगे, तो आपकी स्क्रीन पर प्रेजेंटर व्यू दिखाई देगा।

प्रेजेंटर व्यू का लाभ	विवरण
दर्शकों से जुड़ाव	आप सीधे दर्शकों की ओर देखकर बात कर सकते हैं, बार-बार स्क्रीन देखने की ज़रूरत नहीं। नोट्स आपकी स्क्रीन पर दिखते हैं।
समय प्रबंधन	टाइमर आपको बताता है कि आप कितनी देर से बोल रहे हैं, जिससे प्रेजेंटेशन समय सीमा में रखने में मदद मिलती है।
सहज नेविगेशन	अगली स्लाइड का पूर्वावलोकन कर सकते हैं और ज़रूरत पड़ने पर सीधे किसी भी स्लाइड पर जा सकते हैं।

स्क्रीन पर लिखना और हाइलाइट करना (Pen and Highlighter Tools)

प्रेजेंटेशन के दौरान किसी महत्वपूर्ण बिंदु पर जोर देने के लिए, आप स्क्रीन पर डिजिटल पेन या हाइलाइटर का उपयोग कर सकते हैं। स्लाइड शो मोड में, स्क्रीन के बाएँ निचले कोने पर छोटे टूल आइकन्स पर क्लिक करें (या माउस को हिलाने पर वे दिखाई देते हैं)। यहाँ से आप पेन, हाइलाइटर, या लेजर पॉइंटर चुन सकते हैं। इन निशानों को मिटाने के लिए 'Eraser' टूल या 'Erase All Ink on Slide' का उपयोग करें।

प्रेजेंटेशन को सेव, प्रिंट और शेयर करना

विभिन्न फॉर्मेट्स में सेव करना

PowerPoint आपकी प्रेजेंटेशन को अलग-अलग ज़रूरतों के हिसाब से कई फॉर्मेट्स में सेव करने की सुविधा देता है। 'File' > 'Save As' पर जाकर 'Save as type' ड्रॉपडाउन से वांछित फॉर्मेट चुनें।

फॉर्मेट	विस्तार	उपयोग और विशेषताएँ
PowerPoint Presentation	.pptx	डिफ़ॉल्ट फॉर्मेट। भविष्य में एडिटिंग के लिए सबसे उपयुक्त।
PowerPoint Macro-Enabled Presentation	.pptm	मैक्रोज़ (स्वचालित कार्य) वाली फ़ाइलों के लिए।
PDF	.pdf	प्रिंटिंग और शेयरिंग के लिए बेहतरीन। फॉर्मेटिंग सुरक्षित रहती है और एडिट नहीं की जा सकती।
PowerPoint 97-2003 Presentation	.ppt	पुराने वर्शन के PowerPoint के साथ कंपैटिबिलिटी के लिए।
PowerPoint Show	.ppsx	यह फ़ाइल सीधे स्लाइड शो मोड में खुलती है, एडिटिंग व्यू में नहीं।
छवि फ़ाइल (JPEG, PNG)	.jpg, .png	प्रत्येक स्लाइड को एक अलग इमेज फ़ाइल के रूप में सेव कर देता है।
वीडियो	.mp4	प्रेजेंटेशन को एक वीडियो फ़ाइल में बदल देता है, जिसमें ट्रांज़िशन, एनिमेशन और ऑडियो शामिल रहता है।

महत्वपूर्ण: अगर आप अपनी प्रेजेंटेशन को किसी और के कंप्यूटर पर दिखाने जा रहे हैं, तो PDF फॉर्मेट एक सुरक्षित विकल्प है। इससे फ़ॉन्ट या लेआउट बदलने का कोई खतरा नहीं रहता। वैकल्पिक रूप से, फ़ाइल को सेव करते समय 'File' > 'Options' > 'Save' में जाकर 'Embed fonts in the file' विकल्प चुन सकते हैं।

प्रिंटिंग विकल्प

प्रेजेंटेशन को हैंडआउट्स के रूप में प्रिंट करना भी एक आम ज़रूरत है। 'File' > 'Print' पर जाएँ। यहाँ आप कई विकल्प देखेंगे:

Print Layout: 'Full Page Slides' डिफ़ॉल्ट है। अन्य विकल्पों में 'Notes Pages' (स्लाइड के साथ नोट्स), 'Outline' (केवल टेक्स्ट आउटलाइन), और 'Handouts' शामिल हैं।
Handouts: यह विकल्प आपको एक पेज पर 1, 2, 3, 4, 6 या 9 स्लाइड्स प्रिंट करने की सुविधा देता है, जो दर्शकों को वितरण के लिए आदर्श है।
Color Settings: रंगीन, ग्रेस्केल या श्याह-सफेद (Black and White) में प्रिंट करने के विकल्प मौजूद हैं।

प्रेजेंटेशन शेयर करना और सहयोग

Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन के साथ, आप अपनी प्रेजेंटेशन को OneDrive या SharePoint पर सेव करके दूसरों के साथ आसानी से शेयर और सहयोग कर सकते हैं।

लिंक के ज़रिए शेयर करना: फ़ाइल को OneDrive पर सेव करने के बाद, 'Share' बटन पर क्लिक करें। आप व्यक्तियों के ईमेल पते डाल सकते हैं या एक लिंक कॉपी कर सकते हैं जिसे आप किसी भी मैसेजिंग ऐप के ज़रिए भेज सकते हैं। आप यह भी नियंत्रित कर सकते हैं कि क्या लोग केवल देख सकते हैं या एडिट भी कर सकते हैं।
रियल-टाइम सहयोग (Real-time Collaboration): जब आप फ़ाइल शेयर करते हैं, तो एक से अधिक लोग एक ही समय पर उस पर काम कर सकते हैं। आप उनके कर्सर और परिवर्तनों को लाइव देख सकते हैं। यह टीम प्रोजेक्ट्स के लिए बहुत उपयोगी है।

"एक सफल प्रेजेंटेशन का सार केवल बनाने में नहीं, बल्कि उसे सही तरीके से पहुँचाने और साझा करने में है।"

प्रेजेंटेशन की सुरक्षा और रख-रखाव

प्रेजेंटेशन को सुरक्षित रखना

यदि आपकी प्रेजेंटेशन में संवेदनशील जानकारी है, तो PowerPoint आपको इसे पासवर्ड से सुरक्षित करने की सुविधा देता है।

'File' > 'Info' पर जाएँ।
'Protect Presentation' बटन पर क्लिक करें।
'Encrypt with Password' चुनें।
एक मज़बूत पासवर्ड डालें और कन्फर्म करें।

[warning] पासवर्ड को एक सुरक्षित स्थान पर नोट कर लें। अगर आप पासवर्ड भूल जाते हैं, तो Microsoft भी आपकी फ़ाइल को रिकवर नहीं कर सकता है। [/warning]

प्रेजेंटेशन को संकुचित (Compress) करना

बड़ी और हाई-रिज़ॉल्यूशन वाली इमेज्स के कारण प्रेजेंटेशन फ़ाइल का आकार बहुत बढ़ सकता है, जिससे शेयर करने में दिक्कत होती है। इसे ठीक करने के लिए:

'File' > 'Info' पर जाएँ।
'Compress Media' बटन पर क्लिक करें (अगर फ़ाइल में वीडियो है) या किसी भी चित्र को सिलेक्ट करके 'Picture Format' टैब में 'Compress Pictures' टूल का उपयोग करें।
आउटपुट की गुणवत्ता चुनें (जैसे ईमेल के लिए, वेब के लिए)।

प्रेजेंटेशन का इंस्पेक्शन करना

शेयर करने से पहले, 'फ़ाइल' > 'सूचना' > 'प्रेजेंटेशन की जाँच करें' (Inspect Presentation) टूल का उपयोग करें। यह छिपे हुए मेटाडेटा, टिप्पणियों, या व्यक्तिगत जानकारी को ढूंढने और हटाने में मदद करता है।

समस्याओं का निवारण (Troubleshooting)

सबसे आम समस्याएँ और उनके समाधान

फ़ॉन्ट बदल जाना: दूसरे कंप्यूटर पर खोलने पर फ़ॉन्ट्स अलग दिखाई देते हैं। समाधान: सही फ़ॉन्ट एम्बेड करें (File > Options > Save > Embed fonts) या पीडीएफ के रूप में सेव करके शेयर करें।
वीडियो या ऑडियो नहीं चलना: समाधान: मीडिया फ़ाइलों को प्रेजेंटेशन के साथ लिंक करने की बजाय एम्बेड करें। 'File' > 'Info' पर जाकर 'Optimize Compatibility' बटन पर क्लिक करें।
स्लाइड शो में नेविगेशन गड़बड़ हो जाना: कई बार तेज़ क्लिक करने से अगले एनिमेशन की बजाय अगली स्लाइड चली जाती है। समाधान: प्रेजेंटर व्यू का उपयोग करें, जिसमें आपको अगले 'स्टेप' के लिए एक समर्पित बटन मिलता है।

निष्कर्षः, प्रेजेंटेशन के साथ काम करना एक व्यापक कौशल है जो स्लाइड शो को पेशेवर तरीके से प्रस्तुत करने, उसे उचित फॉर्मेट में सहेजने और वितरित करने, और आवश्यक सुरक्षा व रख-रखाव उपायों को लागू करने से बनता है। एक आत्मविश्वासी प्रेज़ेंटर बनने के लिए प्रेजेंटर व्यू और स्क्रीन मार्कअप टूल्स में महारत हासिल करें। फ़ाइल को पीडीएफ के रूप में सेव करना या मीडिया को संकुचित करना जैसे सरल टिप्स आपकी प्रेजेंटेशन को हर जगह सुचारू रूप से चलाने में मदद करेंगे। याद रखें, एक बेहतरीन प्रेजेंटेशन वह है जो न केवल अच्छी लगे, बल्कि आसानी से चले, सुरक्षित रहे और सही लोगों तक पहुँचे।