MS Excel: Sorting Cell Data (डेटा को क्रम में लगाना)

Sorting Cell Data (डेटा को क्रम में लगाना)

परिचय

एमएस एक्सेल में सॉर्टिंग (Sorting) डेटा को व्यवस्थित करने की एक मौलिक और अत्यंत उपयोगी प्रक्रिया है। सॉर्टिंग का अर्थ है किसी निश्चित क्रम में डेटा को व्यवस्थित करना। इसके द्वारा आप किसी कॉलम के आधार पर पूरी टेबल को आरोही (A से Z या छोटे से बड़े) या अवरोही (Z से A या बड़े से छोटे) क्रम में लगा सकते हैं।

जब आपके पास बड़ी मात्रा में डेटा होता है, तो उसमें से किसी विशिष्ट जानकारी को ढूँढना या पैटर्न देखना मुश्किल हो जाता है। सॉर्टिंग इस समस्या का सरल समाधान है। यह आपको डेटा को तार्किक और सार्थक क्रम में देखने की सुविधा देती है, जिससे विश्लेषण और निर्णय लेना आसान हो जाता है।

सॉर्टिंग क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?

सॉर्टिंग (Sorting) एक्सेल की वह सुविधा है जो डेटा की पंक्तियों (Rows) को किसी एक या एक से अधिक कॉलम्स (Columns) में मौजूद मानों के आधार पर पुनर्व्यवस्थित (Reorder) करती है। सॉर्टिंग से डेटा का वास्तविक मूल्य नहीं बदलता, बल्कि केवल उसे दिखाने का क्रम बदल जाता है।

सॉर्टिंग का महत्व कई कारणों से है। सबसे पहले, यह डेटा को त्वरित रूप से समझने में मदद करती है। उदाहरण के लिए, छात्रों के अंकों को उच्चतम से निम्नतम क्रम में लगाने से टॉपर्स तुरंत पहचान में आ जाते हैं। दूसरे, यह गलतियों या असमानताओं को खोजने में सहायक है। जब डेटा क्रम में होता है, तो कोई अलग-थलग या गलत मान आसानी से दिखाई दे जाता है। तीसरे, सॉर्ट किया हुआ डेटा चार्ट और रिपोर्ट्स के लिए बेहतर आधार प्रदान करता है।

[quote] सॉर्टिंग अव्यवस्थित जानकारी को अर्थपूर्ण ज्ञान में बदलने की पहली कुंजी है। यह आपके डेटा को बोलने के लिए मजबूर करती है। [/quote]

सॉर्टिंग के प्रकार

मुख्य रूप से सॉर्टिंग दो प्रकार की होती है, जो डेटा के प्रकार पर निर्भर करती है।

1. आरोही क्रम (Ascending Order)

इसमें डेटा को छोटे से बड़े या A से Z के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

टेक्स्ट के लिए: A, B, C... Z (अंग्रेजी वर्णमाला के अनुसार) या अ, आ, इ... हिंदी वर्णमाला के अनुसार।
नंबर्स के लिए: सबसे छोटी संख्या से सबसे बड़ी संख्या तक (जैसे 1, 2, 3, 10, 100)।
दिनांक के लिए: सबसे पुरानी तिथि से सबसे नई तिथि तक।

2. अवरोही क्रम (Descending Order)

इसमें डेटा को बड़े से छोटे या Z से A के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

टेक्स्ट के लिए: Z, Y, X... A.
नंबर्स के लिए: सबसे बड़ी संख्या से सबसे छोटी संख्या तक (जैसे 100, 10, 3, 2, 1)।
दिनांक के लिए: सबसे नई तिथि से सबसे पुरानी तिथि तक।

सिंगल कॉलम के आधार पर सॉर्ट करना

यह सबसे सरल और सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली सॉर्टिंग है। इसमें आप किसी एक कॉलम को क्राइटेरिया मानकर पूरी टेबल को सॉर्ट करते हैं।

रिबन (Ribbon) का उपयोग करके सॉर्ट करना

यह विधि नए उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत आसान है।

उस कॉलम के अंदर किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसके आधार पर सॉर्ट करना है।
डेटा (Data) टैब पर जाएँ।
सॉर्ट एंड फ़िल्टर (Sort & Filter) ग्रुप में जाएँ।
आरोही क्रम के लिए 'A to Z' (Sort A to Z) बटन पर क्लिक करें। अवरोही क्रम के लिए 'Z to A' (Sort Largest to Smallest) बटन पर क्लिक करें।

डेटा टैब → सॉर्ट एंड फ़िल्टर ग्रुप → Sort A to Z / Sort Z to A

राइट-क्लिक मेन्यू का उपयोग करके सॉर्ट करना

यह एक त्वरित विधि है।

उस कॉलम के अंदर किसी सेल पर राइट-क्लिक करें।
मेन्यू में 'सॉर्ट (Sort)' विकल्प पर होवर करें।
दिखाई देने वाले उप-मेन्यू से 'स्मॉलेस्ट टू लार्जेस्ट (Sort Smallest to Largest)' या 'लार्जेस्ट टू स्मॉलेस्ट (Sort Largest to Smallest)' चुनें।

एक से अधिक कॉलम के आधार पर सॉर्ट करना (मल्टी-लेवल सॉर्टिंग)

वास्तविक जीवन की समस्याओं में अक्सर एक से अधिक स्तर पर सॉर्टिंग की जरूरत पड़ती है। इसे मल्टी-लेवल या मल्टी-कॉलम सॉर्टिंग कहते हैं। इसमें पहले एक प्राथमिक कॉलम के आधार पर सॉर्ट किया जाता है, फिर उसमें समान मान आने पर दूसरे (सेकेंडरी) कॉलम के आधार पर सॉर्ट किया जाता है।

उदाहरण: एक छात्रों की सूची में पहले कक्षा (Class) के आधार पर आरोही क्रम में सॉर्ट करना और फिर एक ही कक्षा के भीतर प्राप्तांक (Marks) के आधार पर अवरोही क्रम में सॉर्ट करना। इससे सबसे पहले कक्षा 10 के टॉपर्स, फिर कक्षा 9 के टॉपर्स दिखाई देंगे।

1. डेटा में किसी भी सेल पर क्लिक करें।
2. डेटा टैब पर जाकर 'सॉर्ट एंड फ़िल्टर' ग्रुप में 'सॉर्ट (Sort)' बटन पर क्लिक करें। (या होम टैब के 'एडिटिंग' ग्रुप में 'सॉर्ट एंड फ़िल्टर' से 'कस्टम सॉर्ट' चुनें)।
3. 'सॉर्ट' डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
4. 'सॉर्ट बाय (Sort by)' ड्रॉपडाउन में पहला कॉलम चुनें (जैसे 'कक्षा')। 'ऑर्डर (Order)' में क्रम चुनें (जैसे 'छोटे से बड़े')।
5. अब 'एड लेवल (Add Level)' बटन पर क्लिक करें।
6. नई पंक्ति में 'थेन बाय (Then by)' ड्रॉपडाउन में दूसरा कॉलम चुनें (जैसे 'प्राप्तांक')। इसका ऑर्डर चुनें (जैसे 'बड़े से छोटे')।
7. ओके बटन दबाएँ।

विभिन्न डेटा प्रकारों के लिए सॉर्टिंग का व्यवहार

सॉर्टिंग का परिणाम इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार के डेटा को सॉर्ट कर रहे हैं। एक्सेल अलग-अलग डेटा प्रकारों को अलग तरह से क्रमबद्ध करता है।

डेटा प्रकार	आरोही क्रम (Ascending) का व्यवहार	अवरोही क्रम (Descending) का व्यवहार	महत्वपूर्ण नोट
टेक्स्ट (Text)	A से Z तक (वर्णमाला क्रम)। हिंदी के लिए यूनिकोड मान के अनुसार।	Z से A तक।	केस (Case) संवेदी नहीं है। 'apple' और 'Apple' समान माने जाते हैं।
नंबर्स (Numbers)	सबसे छोटी संख्या से सबसे बड़ी संख्या तक। (1, 2, 10, 100)	सबसे बड़ी संख्या से सबसे छोटी संख्या तक। (100, 10, 2, 1)	नंबर और टेक्स्ट के मिश्रण को सही ढंग से नहीं लगा पाता। टेक्स्ट वाले सेल्स अंत में आते हैं।
दिनांक (Dates)	सबसे पुरानी तिथि से सबसे नई तिथि तक। (01/01/2020, 15/03/2021)	सबसे नई तिथि से सबसे पुरानी तिथि तक। (15/03/2021, 01/01/2020)	तिथि का फॉर्मेट एक्सेल द्वारा मान्य होना चाहिए।

सॉर्टिंग करते समय ध्यान रखने योग्य महत्वपूर्ण बातें

सॉर्टिंग एक शक्तिशाली टूल है, लेकिन गलत तरीके से उपयोग करने पर यह आपके डेटा को अव्यवस्थित कर सकता है। कुछ बातों का विशेष ध्यान रखना चाहिए।

चेतावनी: सॉर्टिंग से पहले हमेशा पूरे डेटा रेंज को सेलेक्ट कर लें या सुनिश्चित कर लें कि आप डेटा टेबल के अंदर किसी सेल पर हैं। यदि आप सिर्फ एक कॉलम को सेलेक्ट करके सॉर्ट करते हैं, तो बाकी कॉलम्स के डेटा अपनी जगह पर रह जाएँगे और आपका डेटा पूरी तरह गड़बड़ हो जाएगा। उदाहरण के लिए, छात्र का नाम तो सही क्रम में आ जाएगा, लेकिन उसके अंक दूसरे छात्र के नाम के सामने चले जाएँगे।

हेडर की पहचान: सॉर्टिंग से पहले चेक करें कि 'माई डेटा हेज़ हेडर्स (My data has headers)' विकल्प चेक किया हुआ है। इससे एक्सेल शीर्षक वाली पहली पंक्ति को डेटा के रूप में सॉर्ट नहीं करेगा, बल्कि उसे अलग पहचानेगा।
संपूर्ण डेटा का चयन: यदि आपकी टेबल में खाली पंक्तियाँ या कॉलम हैं, तो सॉर्ट करने से पहले मैन्युअल रूप से पूरी डेटा रेंज को सेलेक्ट कर लेना बेहतर होता है।
कॉलम में डेटा प्रकार की एकरूपता: एक ही कॉलम में नंबर और टेक्स्ट का मिश्रण होने पर सॉर्टिंग का परिणाम अप्रत्याशित हो सकता है। कोशिश करें कि एक कॉलम में एक ही प्रकार का डेटा हो।

व्यावहारिक उदाहरण: बिक्री डेटा का विश्लेषण

मान लीजिए आपके पास एक कंपनी का मासिक बिक्री डेटा है, जिसमें सेल्समैन का नाम, क्षेत्र, बिक्री की गई राशि और तारीख दर्ज है। आपको इस डेटा से अधिकतम बिक्री करने वाले सेल्समैन का पता लगाना है और यह भी देखना है कि किस क्षेत्र ने किस महीने में बेहतर प्रदर्शन किया।

अधिकतम बिक्री वाले सेल्समैन ढूँढना:

'बिक्री राशि' वाले कॉलम में किसी सेल पर क्लिक करें।
डेटा टैब पर जाकर 'सॉर्ट ज़ेड टू ए (Sort Largest to Smallest)' बटन पर क्लिक करें।
पूरी टेबल बिक्री राशि के अवरोही क्रम में लग जाएगी। सबसे ऊपर वाला नाम सबसे अधिक बिक्री करने वाला सेल्समैन होगा।

क्षेत्र और तारीख के आधार पर मल्टी-लेवल सॉर्टिंग:

डेटा में किसी सेल पर क्लिक करके 'सॉर्ट' डायलॉग बॉक्स खोलें।
पहले लेवल के लिए 'सॉर्ट बाय' में 'क्षेत्र' चुनें और ऑर्डर 'A to Z' रखें।
'एड लेवल' दबाएँ। दूसरे लेवल के लिए 'थेन बाय' में 'तारीख' चुनें और ऑर्डर 'ओल्डेस्ट टू न्यूएस्ट' रखें।
'एड लेवल' दोबारा दबाएँ। तीसरे लेवल के लिए 'बिक्री राशि' चुनें और ऑर्डर 'लार्जेस्ट टू स्मालेस्ट' रखें।
ओके करें। अब डेटा पहले क्षेत्र के अनुसार अलग होगा, फिर हर क्षेत्र में पुरानी से नई तारीख के क्रम में लगेगा, और फिर एक ही तारीख में बिक्री के उच्चतम से निम्नतम क्रम में लगेगा। यह एक बहुत ही व्यवस्थित दृश्य प्रदान करेगा।

परीक्षा के लिए महत्वपूर्ण प्रश्न और बिंदु

प्रश्न: सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग में क्या अंतर है? उत्तर: सॉर्टिंग डेटा को एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित करती है (जैसे A-Z), जबकि फ़िल्टरिंग डेटा में से कुछ विशिष्ट शर्तों के आधार पर चुनिंदा पंक्तियों को दिखाती है और बाकी को छुपा देती है। सॉर्टिंग में सभी डेटा दिखाई देता है, बस क्रम बदल जाता है।

प्रश्न: यदि सॉर्ट करने के बाद डेटा गड़बड़ हो जाए तो क्या करें? उत्तर: तुरंत कीबोर्ड से Ctrl + Z दबाएँ। यह एक्सेल में अंतिम क्रिया को रद्द (Undo) कर देगा और डेटा को सॉर्ट करने से पहले वाली स्थिति में लौटा देगा। हमेशा सॉर्ट करने से पहले फाइल को सेव कर लेना एक अच्छी आदत है।

प्रश्न: कस्टम लिस्ट के आधार पर सॉर्टिंग क्या है? उत्तर: कभी-कभी हमें वर्णमाला या संख्या के सामान्य क्रम के अलावा किसी अन्य क्रम में सॉर्ट करना होता है। जैसे, दिनों के नाम को सोमवार, मंगलवार... रविवार के क्रम में लगाना। इसे कस्टम लिस्ट सॉर्टिंग कहते हैं। इसे 'सॉर्ट' डायलॉग बॉक्स में 'ऑर्डर' विकल्प से 'कस्टम लिस्ट' चुनकर किया जा सकता है।

निष्कर्ष

एक्सेल में सॉर्टिंग सेल डेटा एक ऐसी मूलभूत क्षमता है जो आपके डेटा को साफ, व्यवस्थित और विश्लेषण के योग्य बनाती है। चाहे आप एक छोटी सूची से सबसे बड़ा मान ढूँढ रहे हों या एक विशाल डेटाबेस को जटिल मानदंडों पर क्रमबद्ध कर रहे हों, सॉर्टिंग टूल आपकी पहली पसंद होने चाहिए।

इसे प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, हमेशा यह सुनिश्चित करें कि आपका डेटा हेडर्स के साथ और एक समान प्रारूप में है। मल्टी-लेवल सॉर्टिंग जैसे उन्नत विकल्पों का अभ्यास करें। नियमित उपयोग से यह कौशल आपकी आदत बन जाएगा और आप पाएँगे कि डेटा के साथ काम करना पहले से कहीं अधिक सरल और उत्पादक हो गया है।