MS Excel: Moving and Copying Cells (सेल्स को मूव और कॉपी करना)

Moving and Copying Cells (सेल्स को मूव और कॉपी करना)

परिचय

MS Excel में काम करते समय डेटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना (Move) और उसकी प्रतिलिपि बनाना (Copy) रोज़मर्रा के सबसे आम कार्य हैं। ये दोनों ऑपरेशन किसी भी वर्कशीट को व्यवस्थित करने और डेटा एंट्री के समय को कम करने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं। इनकी मदद से आप बिना डेटा को दोबारा टाइप किए, उसे त्वरित और सटीक ढंग से विभिन्न सेल्स या शीट्स में प्रयोग कर सकते हैं।

हालाँकि 'मूव' और 'कॉपी' शब्द साधारण लगते हैं, लेकिन एक्सेल में इनके पीछे कुछ महत्वपूर्ण अंतर और तकनीकें छिपी होती हैं। इन्हें सही तरीके से समझकर ही आप प्रोफेशनल तरीके से काम कर पाएँगे और आम गलतियों से बच पाएँगे।

मूव और कॉपी का अर्थ एवं महत्व

सेल्स को मूव करना (Moving Cells) का अर्थ है, चयनित सेल्स की सामग्री (डेटा, फॉर्मेटिंग आदि) को मूल स्थान से हटाकर किसी नए स्थान पर स्थानांतरित कर देना। मूव करने के बाद मूल स्थान के सेल खाली हो जाते हैं। सेल्स को कॉपी करना (Copying Cells) का अर्थ है, चयनित सेल्स की सामग्री की एक समान प्रतिलिपि बनाकर किसी अन्य स्थान पर चिपका देना, जबकि मूल स्थान की सामग्री वहीँ बनी रहती है।

इन ऑपरेशन्स का सबसे बड़ा लाभ कार्यक्षमता (Efficiency) में वृद्धि है। लंबी डेटा एंट्री, रिपीटेटिव इन्फॉर्मेशन, या पूरी टेबल्स को दोबारा बनाने के बजाय आप उन्हें कॉपी या मूव कर सकते हैं। यह न केवल समय बचाता है बल्कि टाइपिंग एरर की संभावना को भी शून्य कर देता है।

[quote] एक्सेल में कॉपी-पेस्ट सिर्फ एक टूल नहीं, एक कला है। यह आपको एक बार किए गए काम को सौ बार दोहराने की शक्ति देती है। [/quote]

सेल्स को मूव करने की विधियाँ

किसी सेल या सेल्स के ग्रुप को एक जगह से हटाकर दूसरी जगह ले जाने के कई तरीके हैं।

1. कट एंड पेस्ट (Cut and Paste) विधि

यह मूव करने की सबसे सटीक और आम विधि है। इसमें डेटा को पहले कट किया जाता है, फिर नई लोकेशन पर पेस्ट किया जाता है।

उन सेल्स को सेलेक्ट करें जिन्हें मूव करना है।
होम टैब के क्लिपबोर्ड ग्रुप में कट (Cut) बटन पर क्लिक करें। या कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + X दबाएँ। सेल्स के चारों ओर एक "मार्चिंग एंट्स" का बॉर्डर दिखने लगेगा।
उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा को मूव करना चाहते हैं (नई लोकेशन का टॉप-लेफ्ट सेल)।
होम टैब के क्लिपबोर्ड ग्रुप में पेस्ट (Paste) बटन पर क्लिक करें। या कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + V दबाएँ। मूल डेटा नई जगह आ जाएगा और पुरानी जगह खाली हो जाएगी।

2. ड्रैग एंड ड्रॉप विधि

छोटी दूरी के लिए यह सबसे तेज़ और सीधी विधि है।

उन सेल्स को सेलेक्ट करें जिन्हें मूव करना है।
चयनित एरिया के किसी भी बॉर्डर पर माउस ले जाएँ। माउस पॉइंटर चार-सिरे वाले तीर में बदल जाना चाहिए।
अब माउस का बायाँ बटन दबाकर सेल्स को उनकी नई लोकेशन तक खींचें (Drag)।
वांछित स्थान पर पहुँचकर माउस का बटन छोड़ दें (Drop)।

ध्यान रखें: ड्रैग एंड ड्रॉप करते समय अगर नई लोकेशन में पहले से कोई डेटा है, तो एक्सेल आपसे पूछेगा कि क्या आप मौजूदा डेटा को रिप्लेस करना चाहते हैं। ओके करने से पहले सावधानी बरतें।

सेल्स को कॉपी करने की विधियाँ

मूल डेटा को वहीं रखते हुए उसकी प्रतिलिपि बनाना कॉपी करना कहलाता है।

1. कॉपी एंड पेस्ट विधि

यह विधि कट एंड पेस्ट के समान ही है, बस इसमें कट की जगह कॉपी का उपयोग होता है।

उन सेल्स को सेलेक्ट करें जिन्हें कॉपी करना है।
होम टैब के क्लिपबोर्ड ग्रुप में कॉपी (Copy) बटन पर क्लिक करें। या कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + C दबाएँ। सेल्स के चारों ओर एक "मार्चिंग एंट्स" का बॉर्डर दिखने लगेगा।
उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा की कॉपी चिपकाना (Paste) चाहते हैं।
होम टैब में पेस्ट (Paste) बटन पर क्लिक करें या Ctrl + V दबाएँ। डेटा की एक प्रतिलिपि नई जगह पर आ जाएगी।

2. ऑटोफिल हैंडल द्वारा कॉपी करना

जब आपको एक ही डेटा को आस-पास के कई सेल्स में कॉपी करना हो, तो यह विधि बहुत उपयोगी है।

उस सेल को सेलेक्ट करें जिसका डेटा कॉपी करना है।
सेल के निचले दाएँ कोने पर छोटे फिल हैंडल (काले बॉक्स) पर माउस ले जाएँ। माउस पॉइंटर काले पतले क्रॉस (+) में बदल जाना चाहिए।
माउस बटन दबाकर उन सेल्स पर खींचें (Drag) जहाँ आप डेटा कॉपी करना चाहते हैं।
माउस छोड़ दें। डेटा सभी चयनित सेल्स में कॉपी हो जाएगा।

पेस्ट के विशेष विकल्प (Paste Special)

सामान्य पेस्ट (Ctrl+V) से डेटा के साथ-साथ उसकी फॉर्मेटिंग, फॉर्मूले, कमेंट्स आदि सब कुछ कॉपी हो जाता है। लेकिन कई बार हमें सिर्फ डेटा चाहिए होता है, सिर्फ फॉर्मेटिंग चाहिए होती है, या फिर सिर्फ वैल्यूज़ चाहिए होते हैं। इसके लिए पेस्ट स्पेशल (Paste Special) का उपयोग किया जाता है।

पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स कई विकल्प प्रदान करता है। इसे एक्सेस करने के लिए डेटा कॉपी करने के बाद, होम टैब के 'पेस्ट' बटन के नीचे वाले तीर पर क्लिक करें और 'पेस्ट स्पेशल' (Paste Special) चुनें।

डेटा कॉपी करें (Ctrl+C) → होम टैब → पेस्ट ड्रॉपडाउन → Paste Special → विकल्प चुनें

पेस्ट स्पेशल विकल्प	इसका क्या मतलब है?	उपयोग
सभी (All)	फॉर्मूला, फॉर्मेटिंग, वैल्यू, कमेंट सब कुछ पेस्ट करता है।	सब कुछ ज्यों का त्यों कॉपी करने के लिए।
फॉर्मूले (Formulas)	सिर्फ फॉर्मूले पेस्ट करता है, फॉर्मेटिंग नहीं।	मूल डेटा की फॉर्मेटिंग बदले बिना सिर्फ गणना लाने के लिए।
वैल्यूज़ (Values)	सिर्फ फॉर्मूले के नतीजे (वैल्यू) पेस्ट करता है, फॉर्मूला नहीं।	गणना का परिणाम स्थिर संख्या के रूप में सहेजने के लिए।
फॉर्मेट्स (Formats)	सिर्फ फॉर्मेटिंग (रंग, फॉन्ट, बॉर्डर) कॉपी करता है, डेटा नहीं।	एक जैसी फॉर्मेटिंग को दूसरी जगह लागू करने के लिए।
कॉमेंट्स (Comments)	सिर्फ कॉमेंट्स कॉपी करता है।	टिप्पणियों को अलग से स्थानांतरित करने के लिए।

मूव और कॉपी में मुख्य अंतर

दोनों ऑपरेशन्स में डेटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना समान है, लेकिन परिणाम बिल्कुल अलग है।

पहलू	सेल्स मूव करना	सेल्स कॉपी करना
मूल स्थान का डेटा	मूल स्थान से हट जाता है।	मूल स्थान पर बना रहता है।
उद्देश्य	डेटा को पुनर्व्यवस्थित करना।	डेटा का प्रसार या दोहराव करना।
कीबोर्ड शॉर्टकट	Ctrl + X (कट), फिर Ctrl + V (पेस्ट)।	Ctrl + C (कॉपी), फिर Ctrl + V (पेस्ट)।
फॉर्मूले पर प्रभाव	सेल रेफरेंस अपडेट हो सकते हैं।	सेल रेफरेंस रिलेटिव या एब्सोल्यूट के अनुसार बदल सकते हैं।
सावधानी	गलत लोकेशन पर पेस्ट करने से मूल डेटा खो सकता है।	अत्यधिक कॉपी करने से फाइल का साइज़ बढ़ सकता है।

व्यावहारिक उदाहरण: मासिक बजट टेबल तैयार करना

मान लीजिए आप एक मासिक बजट बना रहे हैं और आपको कुछ कॉमन खर्चों को हर महीने दोहराना है, साथ ही कुछ आइटम्स की लिस्ट को दोबारा व्यवस्थित करना है।

चरण 1 (कॉपी का उपयोग): आपने जनवरी के बजट में "किराया", "बिजली बिल", "राशन" जैसे आइटम्स लिखे हैं। आप इन्हीं आइटम्स को फरवरी, मार्च आदि के कॉलम में भी चाहते हैं।

जनवरी वाले आइटम्स के सेल्स सेलेक्ट करें।
Ctrl+C दबाकर कॉपी करें।
फरवरी वाले कॉलम के पहले सेल पर क्लिक करें और Ctrl+V दबाएँ। यह प्रक्रिया हर महीने के लिए दोहराएँ। इससे आपको हर बार आइटम्स टाइप नहीं करने पड़ेंगे।

चरण 2 (मूव का उपयोग): आपने देखा कि "मनोरंजन" आइटम "बचत" आइटम के ऊपर होना चाहिए था, लेकिन गलती से नीचे आ गया है।

"मनोरंजन" वाली पूरी पंक्ति सेलेक्ट करें।
सेलेक्शन के बॉर्डर पर माउस ले जाएँ, जब चार-सिरे का तीर दिखे तो इसे ड्रैग करके "बचत" वाली पंक्ति के ठीक ऊपर ड्रॉप कर दें। इससे पंक्तियाँ अपने आप री-अरेंज हो जाएँगी।

चरण 3 (पेस्ट स्पेशल का उपयोग): आपके पास जनवरी का एक्टुअल खर्च है जो फॉर्मूले द्वारा कैलकुलेट हुआ है। अब आप इन एक्टुअल वैल्यू को एक अलग सारांश शीट में स्थिर संख्याओं के रूप में सहेजना चाहते हैं, ताकि बाद में फॉर्मूला बदलने पर ये बदल न जाएँ।

एक्टुअल खर्च वाले सेल्स को कॉपी (Ctrl+C) करें।
सारांश शीट के सेल पर जाएँ।
पेस्ट स्पेशल डायलॉग खोलें और 'वैल्यूज़ (Values)' विकल्प चुनकर ओके करें। अब सिर्फ संख्याएँ पेस्ट होंगी, फॉर्मूले नहीं।

परीक्षा एवं प्रैक्टिकल के लिए आवश्यक बिंदु

   मूव (Ctrl+X) vs कॉपी (Ctrl+C): मूव करने से डेटा मूल जगह से हट जाता है, कॉपी करने से नहीं हटता। यह सबसे बार-बार पूछा जाने वाला अंतर है।
 पेस्ट स्पेशल: याद रखें कि 'वैल्यूज़' पेस्ट करने से सिर्फ परिणाम आता है, फॉर्मूला नहीं। 'फॉर्मेट्स' पेस्ट करने से सिर्फ सजावट आती है, डेटा नहीं।
 ड्रैग एंड ड्रॉप: इसका उपयोग छोटी दूरी के लिए मूव करने के लिए होता है। माउस पॉइंटर चार-सिरे के तीर में बदलना चाहिए।
 फिल हैंडल: ऑटोफिल हैंडल (काला क्रॉस) खींचने से कॉपी होती है या सीरीज बनती है। अगर सीरीज बनानी है (1,2,3...) तो दो सेल सेलेक्ट करके खींचें।
 सावधानी: मूव या कॉपी करते समय, अगर नई जगह पर पहले से डेटा है तो एक्सेल चेतावनी देगा। रिप्लेस करने से पहले डेटा का बैकअप जरूर ले लें।

निष्कर्ष

एक्सेल में सेल्स को मूव और कॉपी करना डेटा प्रबंधन का अभिन्न अंग है। इन सरल लगने वाली तकनीकों में महारत हासिल करने से आपका काम करने का तरीका ही बदल जाता है। ये ऑपरेशन आपको तेजी, सटीकता और व्यवस्था प्रदान करते हैं।

हमेशा यह सोचकर चुनें कि आपको डेटा को स्थानांतरित करना है या उसकी प्रतिलिपि बनानी है। पेस्ट स्पेशल जैसे उन्नत विकल्पों का सही जगह उपयोग करके आप और भी अधिक पेशेवर बन सकते हैं। नियमित अभ्यास से यह सब आपकी दूसरी प्रकृति बन जाएगा और आप एक्सेल के एक कुशल उपयोगकर्ता के रूप में खुद को साबित कर पाएँगे।