MS PowerPoint में Notes के साथ कार्य (Working with Notes)

MS PowerPoint में Notes के साथ कार्य (Working with Notes)MS PowerPoint में Notes के साथ कार्य (Working with Notes)

प्रेजेंटेशन तैयार करने और उसे प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने में स्पीकर नोट्स (Speaker Notes) एक बहुत महत्वपूर्ण टूल है। ये नोट्स केवल प्रेजेंटर को दिखाई देते हैं, दर्शकों को नहीं, और इनकी मदद से आप अपनी प्रस्तुति को सहज, संगठित और आत्मविश्वास के साथ दे सकते हैं।

नोट्स क्या हैं और इनका महत्व क्यों है?

स्पीकर नोट्स (Speaker Notes): ये PowerPoint की एक विशेष सुविधा है जो प्रेजेंटर को प्रत्येक स्लाइड से संबंधित अतिरिक्त जानकारी, महत्वपूर्ण बिंदु, आँकड़े, उद्धरण या प्रेजेंटेशन स्क्रिप्ट लिखने का स्थान प्रदान करती है। ये नोट्स प्रेजेंटेशन के दौरान केवल प्रेजेंटर की स्क्रीन पर दिखाई देते हैं, दर्शकों को नहीं।

नोट्स के मुख्य उद्देश्य:

1. याददाश्त का सहारा: मुख्य बिंदुओं को भूलने से बचाते हैं।
2. प्रवाह बनाए रखना: प्रेजेंटेशन को तार्किक क्रम में चलाने में मदद करते हैं।
3. समय प्रबंधन: प्रत्येक भाग के लिए निर्धारित समय का ध्यान रखने में सहायक।
4. तकनीकी विवरण: जटिल आँकड़ों, सूत्रों या संदर्भों को सही ढंग से बताने के लिए।

नोट्स कैसे जोड़ें और एडिट करें?

नॉर्मल व्यू में नोट्स जोड़ना (सबसे आसान तरीका)

जब आप PowerPoint खोलते हैं, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से नॉर्मल व्यू (Normal View) में होता है। इसमें स्लाइड के नीचे एक छोटा सा नोट्स पेन (Notes Pane) दिखाई देता है।

चरण:

1. उस स्लाइड पर क्लिक करें जिसके लिए नोट्स जोड़ना चाहते हैं।
2. स्लाइड के नीचे के किनारे पर माउस ले जाएँ। माउस पॉइंटर एक दो-हेडेड ऐरो (↕) में बदल जाएगा।
3. क्लिक करके ऊपर की ओर खींचें ताकि नोट्स पेन बड़ा हो जाए।
4. अब "Click to add notes" लिखे हुए बॉक्स में क्लिक करें और अपने नोट्स टाइप करना शुरू करें।

टिप: अगर नोट्स पेन बिल्कुल दिखाई नहीं दे रहा है, तो 'View' टैब में जाकर 'Notes' बटन पर क्लिक करें। इससे नोट्स पेन तुरंत दिखाई देने लगेगा।

नोट्स पेज व्यू में नोट्स जोड़ना (विस्तृत नोट्स के लिए)

अगर आपको लंबे और विस्तृत नोट्स लिखने हैं, तो नोट्स पेज व्यू (Notes Page View) बेहतर विकल्प है।

चरण:

1. 'View' टैब पर जाएँ।
2. 'Presentation Views' ग्रुप में 'Notes Page' बटन पर क्लिक करें।
3. अब आपके सामने एक पूरा पेज होगा, जिसके ऊपरी हिस्से में स्लाइड और नीचे एक बड़े टेक्स्ट बॉक्स में नोट्स लिखने की जगह होगी।
4. यहाँ आप नोट्स को बेहतर ढंग से फॉर्मेट भी कर सकते हैं (फ़ॉन्ट, साइज़, बुलेट्स आदि)।

नोट्स को फॉर्मेट कैसे करें?

नोट्स में भी आप सामान्य टेक्स्ट की तरह फॉर्मेटिंग कर सकते हैं:

मुख्य फॉर्मेटिंग विकल्प:
1. फ़ॉन्ट बदलना: टेक्स्ट सिलेक्ट करें > होम टैब > फ़ॉन्ट ड्रॉपडाउन
2. साइज़ बदलना: टेक्स्ट सिलेक्ट करें > होम टैब > फ़ॉन्ट साइज़
3. बोल्ड/इटैलिक: टेक्स्ट सिलेक्ट करें > होम टैब > B (बोल्ड) या I (इटैलिक)
4. बुलेट्स/नंबरिंग: टेक्स्ट सिलेक्ट करें > होम टैब > बुलेट्स या नंबरिंग
5. रंग बदलना: टेक्स्ट सिलेक्ट करें > होम टैब > फ़ॉन्ट कलर
  

नोट्स व्यू के प्रकार और उनका उपयोग

PowerPoint में नोट्स के साथ काम करने के लिए मुख्यतः तीन व्यू उपलब्ध हैं:

व्यू का नाम	कैसे खोलें	सर्वोत्तम उपयोग	विशेषताएँ
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नॉर्मल व्यू (Normal View)	डिफ़ॉल्ट व्यू या 'View' टैब > 'Normal'	दैनिक एडिटिंग, छोटे नोट्स जोड़ने के लिए	स्लाइड, थंबनेल और छोटा नोट्स पेन एक साथ दिखते हैं।
नोट्स पेज व्यू (Notes Page View)	'View' टैब > 'Presentation Views' > 'Notes Page'	लंबे, विस्तृत नोट्स लिखने और फॉर्मेट करने के लिए	स्लाइड और नोट्स के लिए अलग-अलग बड़े सेक्शन होते हैं।
प्रेजेंटर व्यू (Presenter View)	स्लाइड शो के दौरान (Alt+F5) या 'Slide Show' टैब > 'Presenter View'	प्रेजेंटेशन देते समय नोट्स देखने के लिए	केवल प्रेजेंटर को दिखता है; वर्तमान स्लाइड, अगली स्लाइड, नोट्स और टाइमर एक साथ दिखते हैं।

नोट्स प्रिंट कैसे करें?

अपने नोट्स को हार्ड कॉपी के रूप में प्रिंट करना भी बहुत उपयोगी हो सकता है, खासकर रिहर्सल या बैकअप के लिए।

चरण:

1. 'File' मेनू पर क्लिक करें।
2. 'Print' विकल्प चुनें।
3. 'Settings' के तहत, 'Full Page Slides' डिफ़ॉल्ट रूप से चुना होगा। इस ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें।
4. 'Print Layout' सेक्शन में, 'Notes Pages' विकल्प चुनें।
5. अब प्रिंट प्रिव्यू में आपको प्रत्येक पेज पर एक स्लाइड और उसके नीचे संबंधित नोट्स दिखाई देंगे।
6. प्रिंटर सेटिंग्स एडजस्ट करके 'Print' बटन पर क्लिक करें।

प्रिंटिंग टिप: अगर आप चाहते हैं कि प्रिंट होने पर नोट्स का टेक्स्ट बहुत छोटा न लगे, तो प्रिंट से पहले नोट्स पेज व्यू में जाकर फ़ॉन्ट साइज़ थोड़ा बढ़ा दें। इसके अलावा, 'Notes Pages' के बजाय 'Outline' प्रिंट करने से सिर्फ टेक्स्ट आउटलाइन और नोट्स प्रिंट होते हैं, स्लाइड इमेज नहीं।

प्रेजेंटेशन के दौरान नोट्स का उपयोग कैसे करें?

प्रेजेंटर व्यू (Presenter View) का उपयोग

प्रेजेंटेशन के दौरान नोट्स देखने का यह सबसे प्रोफेशनल तरीका है। इसे उस समय इस्तेमाल करें जब आपका कंप्यूटर एक प्रोजेक्टर या दूसरी डिस्प्ले स्क्रीन से जुड़ा हो।

प्रेजेंटर व्यू शुरू करने के तरीके:
1. Alt + F5 दबाएँ (सबसे आसान तरीका)
2. 'Slide Show' टैब > 'Monitors' ग्रुप > 'Use Presenter View' चेक करें > F5 दबाएँ
3. स्लाइड शो शुरू करने के बाद, स्क्रीन के निचले बाएँ कोने में तीन डॉट्स पर क्लिक करें > 'Show Presenter View' चुनें
  

प्रेजेंटर व्यू के फीचर्स:

• बाईं ओर: बड़े आकार में वर्तमान स्लाइड (जो दर्शक देख रहे हैं)
• दाईं ओर: अगली स्लाइड (पूर्वावलोकन)
• निचले हिस्से में: वर्तमान स्लाइड के नोट्स
• समय संकेतक: आप कितनी देर से प्रेजेंटेशन दे रहे हैं
• नेविगेशन टूल्स: स्लाइड्स के बीच जाने के लिए तीर बटन

साधारण स्लाइड शो में नोट्स देखना

अगर आपके पास दो मॉनिटर नहीं हैं, तब भी आप स्लाइड शो के दौरान नोट्स देख सकते हैं:

1. स्लाइड शो शुरू करें (F5 दबाएँ)।
2. स्लाइड शो मोड में, स्क्रीन के निचले बाएँ कोने में तीन डॉट्स या आइकन्स पर क्लिक करें।
3. 'See All Slides' या मेनू विकल्पों में से 'Show Presenter View' चुनने का प्रयास करें।
4. कुछ संस्करणों में, आप सीधे Ctrl+H दबाकर माउस पॉइंटर छुपा सकते हैं और नोट्स पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

नोट्स के साथ कार्य करने के टिप्स और बेस्ट प्रैक्टिसेज़

टिप्स	विवरण	लाभ
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कीवर्ड का प्रयोग	पूरे पैराग्राफ की बजाय मुख्य कीवर्ड या बुलेट पॉइंट्स लिखें।	तेज़ी से पढ़ने और याद करने में आसानी।
टाइमिंग नोट्स	प्रत्येक सेक्शन के लिए अनुमानित समय नोट करें।	प्रेजेंटेशन को निर्धारित समय सीमा में पूरा करने में मदद।
विज़ुअल क्यूज़	"[CHART HERE]" या "[SHOW DEMO]" जैसे निर्देश डालें।	प्रेजेंटेशन के दौरान विशेष कार्यों का ध्यान रखना।
रिहर्सल करें	प्रेजेंटर व्यू में नोट्स के साथ कम से कम 2-3 बार पूरा अभ्यास करें।	आत्मविश्वास बढ़ता है और समय प्रबंधन में सुधार होता है।
बैकअप रखें	नोट्स को प्रिंट कर लें या कागज़ पर लिख लें।	तकनीकी खराबी की स्थिति में सहायक।

"अच्छे नोट्स वह नहीं जो आपको सब कुछ बताएँ, बल्कि वह हैं जो आपको सही समय पर सही बात याद दिलाएँ।