हैंडआउट्स बनाना और प्रिंट करना
PowerPoint में हैंडआउट्स (Handouts) वे प्रिंटेड या डिजिटल पेज होते हैं जिनमें आपकी स्लाइड्स की छोटी-छोटी छवियाँ (थंबनेल) होती हैं। इनका उपयोग मुख्य रूप से दर्शकों को वितरण के लिए या स्वयं के नोट्स लिखने के लिए एक संदर्भ के रूप में किया जाता है। हैंडआउट्स, स्पीकर नोट्स से अलग होते हैं, जो केवल प्रेजेंटर के लिए होते हैं।
हैंडआउट्स क्या हैं?
हैंडआउट्स PowerPoint प्रेजेंटेशन के प्रिंटेड या डिजिटल रूप हैं जो दर्शकों को वितरित किए जाते हैं। इनमें एक ही पेज पर एक, दो, तीन, चार, छह या नौ स्लाइड्स की छोटी छवियाँ (थंबनेल) शामिल हो सकती हैं, जिसके बगल में अक्सर नोट्स लिखने के लिए खाली लाइनें होती हैं। इनका प्राथमिक उद्देश्य दर्शकों को प्रेजेंटेशन के मुख्य बिंदुओं का एक स्थायी रिकॉर्ड प्रदान करना और उन्हें स्लाइड्स के साथ अनुसरण करने या बाद में उनका अध्ययन करने में सक्षम बनाना है।
हैंडआउट्स कैसे बनाएँ और प्रिंट करें?
PowerPoint में हैंडआउट्स को सीधे प्रिंट किया जाता है; वे अलग से सेव होने वाली कोई अलग फाइल नहीं होती। प्रक्रिया सरल है।
हैंडआउट प्रिंट करने के चरण:
- 'File' मेनू खोलें: PowerPoint की फाइल रिबन पर क्लिक करें।
- 'Print' चुनें: बाएँ पैनल से 'Print' विकल्प चुनें।
- प्रिंट सेटिंग्स समायोजित करें:
- अन्य विकल्प (औपचारिक):
- प्रिव्यू देखें और प्रिंट करें: दाईं ओर प्रिव्यू पेन आपको दिखाएगा कि आपका हैंडआउट कैसा दिखेगा। सब कुछ ठीक लगने पर 'Print' बटन पर क्लिक करें।
* Printer: अपना डिफ़ॉल्ट प्रिंटर चुनें। * Settings: यह सबसे महत्वपूर्ण भाग है। * Print All Slides: यह सुनिश्चित करें कि आप पूरी प्रेजेंटेशन प्रिंट करना चाहते हैं या केवल कुछ स्लाइड्स (जैसे, Custom Range का उपयोग करके)। * Full Page Slides: इस ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें – यह वह जगह है जहाँ आप हैंडआउट लेआउट चुनते हैं। * 'Handouts' सेक्शन के अंतर्गत, प्रति पेज स्लाइड्स की संख्या चुनें (1, 2, 3, 4, 6, या 9)।
* Collated/Uncollated: यदि एक से अधिक कॉपी प्रिंट कर रहे हैं तो पेजों के क्रम को व्यवस्थित करने के लिए। * Color: 'Color', 'Grayscale' (श्याम-सफेद शेड्स), या 'Pure Black and White' में से चुनें। ग्रेस्केल प्रिंटिंग के लिए आमतौर पर बेहतर और सस्ता विकल्प है।
संक्षिप्त चरण: File > Print > Settings > Full Page Slides > Handouts (वांछित लेआउट, जैसे '6 Slides Horizontal') > Print
हैंडआउट लेआउट के विकल्प
प्रिंट डायलॉग में, 'Full Page Slides' के अंतर्गत आपको हैंडआउट्स के लिए कई लेआउट मिलेंगे। सही लेआउट चुनना उपयोगिता और कागज की बचत दोनों के लिए महत्वपूर्ण है।
| प्रति पेज स्लाइड्स | लेआउट का नाम (अनुमानित) | सर्वोत्तम उपयोग |
|---|---|---|
| 1 Slide | Notes Page (ध्यान दें: यह स्लाइड+नोट्स है, शुद्ध हैंडआउट नहीं) | जब दर्शकों को प्रत्येक स्लाइड के साथ विस्तृत नोट्स लिखने की आवश्यकता हो। |
| 2 Slides | 2 Slides | स्लाइड्स काफी बड़ी होती हैं और दाईं ओर नोट्स के लिए खाली जगह होती है। बहुत लोकप्रिय विकल्प। |
| 3 Slides | 3 Slides | स्लाइड्स स्पष्ट रहती हैं और प्रत्येक के नीचे नोट्स लिखने की लाइनें होती हैं। दूसरा सबसे लोकप्रिय विकल्प। |
| 4 Slides | 4 Slides Horizontal | कागज बचाता है, स्लाइड्स छोटी होती हैं लेकिन फिर भी पठनीय होती हैं। |
| 6 Slides | 6 Slides Horizontal | अधिकतम कागज बचत के लिए, जब स्लाइड्स मुख्य रूप से टेक्स्ट-भारी हों और बहुत छोटे विवरण न हों। |
| 9 Slides | 9 Slides Horizontal | केवल स्लाइड्स का एक त्वरित अवलोकन/इंडेक्स प्रदान करने के लिए; पढ़ने के लिए बहुत छोटा। |
छात्रों के लिए सलाह: क्लास प्रेजेंटेशन या प्रोजेक्ट के लिए, '3 Slides' लेआउट अक्सर सबसे अच्छा संतुलन प्रदान करता है। यह स्लाइड्स को एक अच्छा आकार देता है और उनके नीचे पर्याप्त जगह भी छोड़ता है ताकि दर्शक (या आप स्वयं) महत्वपूर्ण बिंदुओं को नोट कर सकें।
हैंडआउट्स को कस्टमाइज़ करना (Header & Footer)
आप 'Header & Footer' डायलॉग के माध्यम से हैंडआउट्स (और नोट्स) पर स्थायी जानकारी जोड़ सकते हैं, जैसे पेज नंबर, प्रेजेंटेशन की तिथि, या एक कस्टम फुटर टेक्स्ट।
हैडर और फुटर जोड़ने के चरण:
- 'Insert' टैब पर जाएँ।
- 'Text' ग्रुप में 'Header & Footer' बटन पर क्लिक करें।
- खुलने वाली विंडो में, 'Notes and Handouts' टैब पर क्लिक करें।
- अपनी पसंद के विकल्प चेक करें:
- 'Apply to All' पर क्लिक करें। यह सेटिंग आपके सभी हैंडआउट्स पर लागू हो जाएगी।
* Date and time: वर्तमान तिथि अपडेट होगी या एक फिक्स्ड तिथि डालें। * Header: हैंडआउट के शीर्ष पर टेक्स्ट जोड़ने के लिए (उदाहरण: प्रेजेंटेशन का शीर्षक)। * Page number: पेज नंबर स्वचालित रूप से जुड़ जाएंगे। * Footer: हैंडआउट के निचले हिस्से में टेक्स्ट जोड़ने के लिए (उदाहरण: आपका नाम या कॉपीराइट जानकारी)।
हैंडआउट्स के लिए व्यावहारिक सुझाव
- रंग के बजाय ग्रेस्केल: यदि आप ब्लैक-एंड-व्हाइट प्रिंटर पर प्रिंट कर रहे हैं, तो प्रिंट करने से पहले 'Color' सेटिंग को 'Grayscale' में बदल दें। इससे रंगों का बेहतर कंट्रास्ट में रूपांतरण होगा और स्याही की बचत होगी।
- केवल आवश्यक स्लाइड्स प्रिंट करें: यदि आपकी प्रेजेंटेशन लंबी है, तो 'Settings' में 'Custom Range' का उपयोग करके केवल उन स्लाइड्स को प्रिंट करने पर विचार करें जो हैंडआउट के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं।
- पहले एक पेज का प्रिंट लें: पूरी प्रेजेंटेशन के कई पेज प्रिंट करने से पहले, सेटिंग्स की जांच करने और लेआउट को सत्यापित करने के लिए केवल एक पेज (जैसे, पहली तीन स्लाइड्स) का प्रिंट लें।
- पीडीएफ के रूप में सहेजें: प्रिंट डायलॉग में, आप प्रिंटर के रूप में 'Microsoft Print to PDF' चुन सकते हैं। इससे आपकी प्रेजेंटेशन का एक हैंडआउट पीडीएफ फाइल बन जाएगी, जिसे ईमेल द्वारा भेजा या ऑनलाइन शेयर किया जा सकता है। यह डिजिटल वितरण के लिए एकदम सही है।
हैंडआउट्स आपके दर्शकों के लिए आपकी प्रेजेंटेशन का एक 'टेकअवे' हैं। एक सोचा-समझा हैंडआउट न केवल प्रेजेंटेशन के दौरान ध्यान बढ़ाता है, बल्कि बाद के संदर्भ के रूप में भी काम करता है, जिससे आपके संदेश का प्रभाव लंबे समय तक बना रहता है।
सारांश तालिका: हैंडआउट्स बनाम नोट्स पेज
| विशेषता | हैंडआउट्स (Handouts) | नोट्स पेज (Notes Pages) |
|---|---|---|
| प्राथमिक दर्शक | दर्शक / प्रतिभागी | प्रेजेंटर / वक्ता |
| सामग्री | मुख्य रूप से स्लाइड्स की छवियाँ (थंबनेल) | एक बड़ी स्लाइड छवि + उस स्लाइड के लिए विस्तृत स्पीकर नोट्स |
| उद्देश्य | दर्शकों को संदर्भ और नोट्स लेने का स्थान प्रदान करना | प्रेजेंटर को प्रेजेंटेशन देते समय टॉकिंग पॉइंट्स याद दिलाना |
| प्रति पेज स्लाइड्स | 1, 2, 3, 4, 6, या 9 | हमेशा 1 |
| कहाँ से एक्सेस करें? | File > Print > Settings (Full Page Slides) | File > Print > Settings (Notes Pages) या View > Notes Page |
निष्कर्ष: PowerPoint हैंडआउट्स एक शक्तिशाली लेकिन अक्सर उपेक्षित सुविधा हैं। प्रिंट डायलॉग में सही सेटिंग्स का चयन करके, आप अपने दर्शकों के लिए पेशेवर और उपयोगी संसाधन बना सकते हैं जो आपके मौखिक प्रेजेंटेशन को पूरक बनाते हैं और उसकी प्रभावशीलता को बढ़ाते हैं।