Using SmartArt (स्मार्टआर्ट के साथ प्रोफेशनल डायग्राम बनाना)
स्मार्टआर्ट Microsoft PowerPoint का एक शक्तिशाली फीचर है जो आपकी साधारण टेक्स्ट सूचियों और विचारों को पेशेवर, आकर्षक और समझने में आसान दृश्य ग्राफिक्स (Visual Graphics) में बदल देता है। यह आपकी प्रेजेंटेशन में नया आयाम जोड़ता है और जटिल जानकारी को सरल रूप में प्रस्तुत करने का बेहतरीन तरीका है।
स्मार्टआर्ट क्या है?
स्मार्टआर्ट (SmartArt) PowerPoint में पहले से डिज़ाइन किए गए दृश्य ग्राफिक्स का एक संग्रह है, जिसका उपयोग जानकारी को दृश्य रूप से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। यह आपके साधारण बुलेट पॉइंट्स या टेक्स्ट को स्वचालित रूप से सुव्यवस्थित और स्टाइलिश डायग्राम, प्रक्रिया चार्ट, संगठनात्मक चार्ट, या संबंध मैप में परिवर्तित कर देता है।
स्मार्टआर्ट के मुख्य लाभ:
- दृश्य स्पष्टता: जटिल विचारों और संबंधों को एक नज़र में समझने योग्य बनाता है।
- समय बचत: हाथ से डायग्राम बनाने की तुलना में बहुत तेज़ है।
- पेशेवर रूप: एक समान और आधुनिक डिज़ाइन देता है, जिससे प्रेजेंटेशन का स्तर ऊपर उठता है।
- लचीलापन: डिज़ाइन, रंग और लेआउट को आसानी से बदला जा सकता है।
स्मार्टआर्ट कैसे जोड़ें?
PowerPoint में स्मार्टआर्ट जोड़ना और उपयोग करना बहुत सीधा है।
चरण-दर-चरण विधि:
- उस स्लाइड पर जाएँ जहाँ आप स्मार्टआर्ट जोड़ना चाहते हैं।
- 'Insert' (इंसर्ट) टैब पर क्लिक करें।
- 'Illustrations' (इलस्ट्रेशन्स) ग्रुप में 'SmartArt' बटन पर क्लिक करें।
- एक 'Choose a SmartArt Graphic' डायलॉग बॉक्स खुलेगा। यहाँ बाईं ओर आपको स्मार्टआर्ट के विभिन्न श्रेणियाँ (Categories) दिखेंगी।
- अपनी आवश्यकता के अनुसार कोई श्रेणी चुनें (जैसे List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, आदि)।
- दाईं ओर के पैन में उस श्रेणी के अंतर्गत उपलब्ध ग्राफिक्स के थंबनेल दिखेंगे। उनमें से अपने लिए उपयुक्त डिज़ाइन पर क्लिक करके चुनें।
- 'OK' बटन पर क्लिक करें। चुना हुआ स्मार्टआर्ट ग्राफिक आपकी स्लाइड पर आ जाएगा।
स्मार्टआर्ट में टेक्स्ट कैसे डालें और एडिट करें?
स्मार्टआर्ट इन्सर्ट होते ही आप देखेंगे कि उसके बाईं ओर एक छोटा 'टेक्स्ट पेन (Text Pane)' खुल जाता है। यह स्मार्टआर्ट में सामग्री डालने का मुख्य तरीका है।
स्मार्टआर्ट में टेक्स्ट डालने के तरीके: 1. टेक्स्ट पेन में: टेक्स्ट पेन में "[Text]" लिखे हुए स्थान पर क्लिक करें और अपना टेक्स्ट टाइप करें। 2. सीधे शेप्स में: स्मार्टआर्ट के किसी भी शेप पर डबल-क्लिक करके सीधे वहाँ टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं। 3. बुलेटेड लिस्ट से: आप अपनी पहले से लिखी बुलेटेड लिस्ट को सिलेक्ट करके, राइट-क्लिक करके 'Convert to SmartArt' चुन सकते हैं।
टेक्स्ट पेन का उपयोग: * टेक्स्ट पेन में Enter दबाने से एक नया बुलेट पॉइंट (और स्मार्टआर्ट में एक नई शेप) जुड़ जाती है। * Tab दबाने से आइटम एक लेवल नीचे (सब-आइटम) बन जाता है। * Shift+Tab दबाने से आइटम एक लेवल ऊपर आ जाता है।
स्मार्टआर्ट के प्रकार और उनका उपयोग
स्मार्टआर्ट कई प्रकार के होते हैं, जो विभिन्न प्रकार की जानकारी प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
| श्रेणी / प्रकार | मुख्य उद्देश्य | सर्वोत्तम उपयोग | उदाहरण |
|---|---|---|---|
| --- | --- | --- | --- |
| List (सूची) | गैर-क्रमिक जानकारी या विचारों को दृश्य रूप में प्रस्तुत करना। | विशेषताओं, लाभों, मुख्य बिंदुओं, या चरणों की सूची दिखाना। | बुलेट पॉइंट्स की स्टाइलिश सूची, ब्लॉक आर्ट। |
| Process (प्रक्रिया) | किसी कार्य या प्रक्रिया के चरणों को क्रम से दर्शाना। | किसी प्रोजेक्ट के चरण, समयरेखा, या कार्यवाही के क्रम को समझाना। | चरण-दर-चरण मार्गदर्शन, विकास के चरण, समयरेखा। |
| Cycle (चक्र) | एक निरंतर या दोहराव वाली प्रक्रिया को दर्शाना। | कोई पुनरावृत्ति प्रक्रिया, जीवनचक्र, या लगातार चलने वाला लूप। | उत्पाद जीवनचक्र, बिक्री चक्र, पुनर्चक्रण प्रक्रिया। |
| Hierarchy (पदानुक्रम) | संरचना या रैंकिंग को दर्शाना। | संगठनात्मक चार्ट, परिवार वृक्ष, निर्णय वृक्ष, वर्गीकरण। | कंपनी का ऑर्गनाइजेशनल चार्ट, आदेश श्रृंखला। |
| Relationship (संबंध) | विभिन्न तत्वों के बीच के संबंधों को प्रदर्शित करना। | तुलना, अनुपात, अंतःसंबंध, या कारण और प्रभाव दिखाना। | वेन डायग्राम, रेडियल क्लस्टर, पिरामिड। |
| Matrix (मैट्रिक्स) | किसी समग्र के भागों को उनके संदर्भ में दिखाना। | किसी संपूर्ण के चार भाग, चौराहा विश्लेषण। | विभिन्न श्रेणियों में वर्गीकरण। |
| Pyramid (पिरामिड) | आनुपातिक या अंतरसंबंधित चरणों को दिखाना। | आधार से शीर्ष तक के चरण, जहाँ नीचे का हिस्सा सबसे बड़ा हो। | खाद्य पिरामिड, मास्लो का आवश्यकता पिरामिड। |
स्मार्ट चुनाव कैसे करें? पहले अपनी जानकारी का प्रकार तय करें: क्या यह एक सूची है, एक प्रक्रिया है, या कोई संरचना है? फिर उसी के अनुसार स्मार्टआर्ट की श्रेणी चुनें। शुरुआत में 'List' और 'Process' श्रेणियाँ सबसे आसान और उपयोगी होती हैं।
स्मार्टआर्ट को कस्टमाइज़ कैसे करें?
स्मार्टआर्ट सिलेक्ट करते ही रिबन पर दो नए टैब दिखाई देते हैं: 'SmartArt Design' और 'Format'। इनमें स्मार्टआर्ट को संपादित करने के सभी टूल मौजूद हैं।
'SmartArt Design' टैब के मुख्य विकल्प: * Layouts (लेआउट): एक ही श्रेणी के अंदर अन्य डिज़ाइन में बदलने के लिए। * Change Colors (रंग बदलें): स्मार्टआर्ट के लिए रंग योजना बदलने के लिए। यह बहुत उपयोगी है क्योंकि यह सभी शेप्स का रंग एक साथ बदल देता है। * SmartArt Styles (स्टाइल): शेप्स पर 3D इफेक्ट्स, शैडो, ग्लो आदि जोड़ने के लिए पहले से बने स्टाइल्स। * Reset (रीसेट): अगर आपने बहुत ज्यादा बदलाव कर दिया है, तो इस ग्रुप में 'Reset Graphic' बटन से इसे वापस मूल रूप में लाया जा सकता है।
'Format' टैब के मुख्य विकल्प: * व्यक्तिगत शेप्स को बदलना: स्मार्टआर्ट के किसी एक खास शेप को क्लिक करके सिलेक्ट करें। अब 'Format' टैब से आप उस एक शेप का Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects अलग से बदल सकते हैं। * टेक्स्ट फॉर्मेटिंग: स्मार्टआर्ट के टेक्स्ट को सिलेक्ट करके 'Format' टैब या 'Home' टैब से उसका फ़ॉन्ट, साइज़, रंग आदि बदल सकते हैं।
स्मार्टआर्ट के साथ कार्य करने के टिप्स और बेस्ट प्रैक्टिसेज़
- पहले टेक्स्ट, फिर डिज़ाइन: अपने मुख्य बिंदुओं को पहले टेक्स्ट पेन में लिख लें। जब सामग्री तैयार हो जाए, तभी डिज़ाइन और रंगों पर जाएँ।
- संक्षिप्तता बनाए रखें: स्मार्टआर्ट के शेप्स में टेक्स्ट संक्षिप्त और बिंदुवत रखें। लंबे वाक्य या पैराग्राफ डालने से यह अव्यवस्थित लगने लगता है।
- कलर स्कीम का ध्यान रखें: 'Change Colors' विकल्प का उपयोग करके ऐसी रंग योजना चुनें जो आपके प्रेजेंटेशन की थीम से मेल खाती हो। अलग-अलग रंगों का प्रयोग अलग-अलग स्तरों या श्रेणियों को दर्शाने के लिए करें।
- जटिलता से बचें: बहुत अधिक शेप्स वाले या जटिल स्मार्टआर्ट का चयन न करें। सादगी हमेशा समझने में आसान होती है। यदि जानकारी बहुत जटिल है, तो उसे दो या तीन अलग-अलग स्मार्टआर्ट में बाँट दें।
- आकार का ध्यान रखें: स्मार्टआर्ट को सिलेक्ट करके उसके कोनों से खींचकर उचित आकार दें। ध्यान रखें कि आकार इतना बड़ा हो कि सभी टेक्स्ट आसानी से पढ़े जा सकें।
"स्मार्टआर्ट सिर्फ सजावट नहीं है; यह जानकारी के प्रवाह और संरचना को सुधारने का एक साधन है। यह दर्शकों को देखने, समझने और याद रखने में मदद करता है।"
सामान्य समस्याएँ और समाधान
- टेक्स्ट पेन गायब हो गया है।
* समाधान: स्मार्टआर्ट ग्राफिक को सिलेक्ट करें। 'SmartArt Design' टैब के बाईं ओर 'Text Pane' नाम का एक छोटा बटन होता है। उस पर क्लिक करें, या स्मार्टआर्ट के बाईं ओर दिख रहे छोटे तीर पर क्लिक करें।
- स्मार्टआर्ट में पर्याप्त शेप्स नहीं हैं।
* समाधान: टेक्स्ट पेन में सबसे नीचे वाले बुलेट पॉइंट के बाद Enter दबाकर नया आइटम जोड़ें। या 'SmartArt Design' टैब में 'Add Shape' बटन पर क्लिक करें।
- स्मार्टआर्ट का लेआउट बदलना चाहते हैं।
* समाधान: 'SmartArt Design' टैब के 'Layouts' ग्रुप में, दूसरे थंबनेल पर क्लिक करें। आप 'More Layouts' (▼) पर क्लिक करके और भी विकल्प देख सकते हैं।
- स्मार्टआर्ट को सामान्य शेप्स में बदलना चाहते हैं (एडवांस कस्टमाइज़ेशन के लिए)।
* समाधान: स्मार्टआर्ट पर राइट-क्लिक करें और 'Convert to Shapes' विकल्प चुनें। अब प्रत्येक भाग एक अलग, एडिट करने योग्य शेप बन जाएगा। (ध्यान दें: इसके बाद आप स्मार्टआर्ट के टूल्स से उसे एडिट नहीं कर पाएँगे।)
स्मार्टआर्ट बनाम चार्ट: क्या चुनें?
| पहलू | स्मार्टआर्ट | चार्ट |
|---|---|---|
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| मुख्य उद्देश्य | विचारों, प्रक्रियाओं और संरचनाओं को दृश्य रूप देना। | संख्यात्मक डेटा और रुझानों को दृश्य रूप देना। |
| डेटा का प्रकार | टेक्स्ट और विचार (गुणात्मक डेटा)। | संख्याएँ और मूल्य (मात्रात्मक डेटा)। |
| उदाहरण | ऑर्गनाइजेशनल चार्ट, प्रक्रिया चरण, तुलना सूची। | बार चार्ट, लाइन चार्ट, पाई चार्ट। |
| स्रोत डेटा | टेक्स्ट पेन या बुलेटेड लिस्ट। | एक्सेल स्प्रेडशीट। |
| कब चुनें? | जब आप "क्या" और "कैसे" समझा रहे हों। | जब आप "कितना" और "कब" दिखा रहे हों। |
निष्कर्ष: पावरपॉइंट में स्मार्टआर्ट टेक्स्ट-आधारित जानकारी को सुव्यवस्थित और आकर्षक दृश्य रूप देने का एक अपरिहार्य टूल है। यह आपकी प्रेजेंटेशन को सिर्फ स्लाइड्स के एक सेट से आगे बढ़ाकर एक प्रभावशाली संचार माध्यम बनाता है। सही श्रेणी चुनकर, टेक्स्ट पेन का प्रभावी उपयोग करके और डिज़ाइन टूल्स से इसे कस्टमाइज़ करके, आप अपनी बात को पूरी तरह से नए और बेहतर तरीके से कह सकते हैं।