MS PowerPoint: Working with Shapes (शेप्स को इंसर्ट और कस्टमाइज़ करना सीखें)

MS PowerPoint : शेप्स (आकृतियाँ)

PowerPoint में शेप्स (Shapes) वे बुनियादी दृश्य तत्व हैं जिनका उपयोग आप डायग्राम बनाने, जानकारी को हाइलाइट करने, फ्लोचार्ट डिज़ाइन करने या स्लाइड को सजाने के लिए कर सकते हैं। टेक्स्ट के साथ इनका सही उपयोग आपकी प्रेजेंटेशन को अधिक पेशेवर, संगठित और समझने में आसान बना देता है।

शेप्स क्या हैं?

शेप्स (आकृतियाँ): PowerPoint में पहले से डिज़ाइन किए गए सरल ज्यामितीय और प्रतीकात्मक रेखाचित्र होते हैं, जिन्हें उपयोगकर्ता अपनी स्लाइड्स पर खींचकर बना सकता है और उनके आकार, रंग, स्टाइल आदि को अनुकूलित (कस्टमाइज़) कर सकता है। इनमें लाइन्स, तीर, आयत, वृत्त, बुलबुले, ब्लॉक आर्ट, और फ्लोचार्ट सिंबल्स शामिल हैं।

शेप्स का मुख्य उद्देश्य:

1. विज़ुअल स्ट्रक्चर देना: जानकारी को व्यवस्थित और समूहबद्ध तरीके से प्रस्तुत करना।
2. ध्यान आकर्षित करना: महत्वपूर्ण बिंदुओं या डेटा को हाइलाइट करना।
3. प्रक्रिया समझाना: फ्लोचार्ट या डायग्राम के माध्यम से कदम-दर-कदम प्रक्रिया दर्शाना।
4. रचनात्मकता जोड़ना: स्लाइड के डिज़ाइन में दृश्य अपील और विविधता लाना।

शेप्स कैसे जोड़ें?

PowerPoint में शेप्स जोड़ना बहुत ही आसान है। मुख्य कदम नीचे दिए गए हैं:

चरण-दर-चरण विधि:

1. 'Insert' (इंसर्ट) टैब पर क्लिक करें।
2. 'Illustrations' (इलस्ट्रेशन्स) ग्रुप में जाएँ।
3. 'Shapes' (शेप्स) बटन पर क्लिक करें।
4. खुलने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू से, अपनी पसंद की कोई भी श्रेणी और उसमें से कोई भी शेप चुनें। शेप्स कई श्रेणियों में व्यवस्थित होते हैं, जैसे:

* Lines (लाइन्स) और Arrows (तीर) * Rectangles (आयत) और Basic Shapes (मूल आकृतियाँ) * Block Arrows (ब्लॉक तीर) * Equation Shapes (समीकरण आकृतियाँ) * Flowchart (फ्लोचार्ट) * Stars and Banners (तारे और बैनर) * Callouts (कॉलआउट)

5. शेप चुनने के बाद, आपका माउस पॉइंटर एक क्रॉसहेयर (+) में बदल जाएगा। स्लाइड पर उस स्थान पर क्लिक करके खींचें (Click and Drag) जहाँ आप शेप बनाना चाहते हैं। छोड़ने पर शेप बन जाएगा।

त्वरित टिप:
*   परफेक्ट सर्कल या स्क्वायर बनाने के लिए, 'Rectangle' या 'Oval' शेप चुनकर खींचते समय Shift की दबाए रखें।
*   शेप के केंद्र से बराबर दूरी पर बनाने के लिए, खींचते समय Ctrl की दबाए रखें।
*   दोनों एक साथ (Shift+Ctrl) दबाकर खींचने पर केंद्र से परफेक्ट शेप बनेगा।
  

शेप्स को फॉर्मेट और कस्टमाइज़ कैसे करें?

किसी भी शेप को सिलेक्ट करते ही, रिबन पर एक नया 'Shape Format' (शेप फॉर्मेट) टैब दिखाई देता है। यह टैब शेप को अनुकूलित करने के सभी टूल्स का केंद्र है।

1. स्टाइल बदलना (Quick Styles)

'Shape Format' टैब के 'Shape Styles' ग्रुप में पहले से बने कई आकर्षक स्टाइल मौजूद हैं। इन पर क्लिक करके आप एक ही क्लिक में शेप का रंग, बॉर्डर और इफेक्ट बदल सकते हैं।

2. भराव और बाह्यरेखा (Shape Fill & Outline)

अपनी पसंद के अनुसार रंग या डिज़ाइन चुनने के लिए ये विकल्प उपयोगी हैं। * Shape Fill: शेप के अंदर का रंग भरने के लिए। इसमें साधारण रंग, ग्रेडिएंट, टेक्स्चर या यहाँ तक कि कोई चित्र (Picture) भी भरा जा सकता है। * Shape Outline: शेप की बाहरी रेखा (बॉर्डर) का रंग, मोटाई (Weight) और डैश-डॉट स्टाइल बदलने के लिए।

3. प्रभाव जोड़ना (Shape Effects)

शेप्स को त्रि-आयामी और आकर्षक बनाने के लिए यह एक शक्तिशाली टूल है। * 'Shape Effects' बटन पर क्लिक करके आप Shadow (छाया), Glow (चमक), Soft Edges (नरम किनारे), 3-D Rotation (त्रि-आयामी घुमाव) जैसे प्रभाव जोड़ सकते हैं।

4. शेप में टेक्स्ट जोड़ना

लगभग हर शेप में आप सीधे टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं।

1. शेप पर डबल-क्लिक करें।
2. एक कर्सर दिखाई देगा। अपना टेक्स्ट टाइप करना शुरू कर दें।
3. टेक्स्ट को सिलेक्ट करके 'Home' टैब से उसकी फॉर्मेटिंग (फ़ॉन्ट, साइज़, रंग) बदल सकते हैं।

5. शेप का आकार बदलना और घुमाना

* आकार बदलना: शेप को सिलेक्ट करने पर उसके कोनों और किनारों पर छोटे-छोटे वृत्त या वर्ग (हैंडल) दिखते हैं। इन्हें खींचकर (ड्रैग करके) शेप का आकार बदल सकते हैं। कोने के हैंडल्स से खींचने पर शेप का अनुपात बना रहता है। * घुमाना: शेप के ऊपर एक हरे रंग का छोटा वृत्त (रोटेशन हैंडल) होता है। इसे क्लिक करके घुमा (ड्रैग) सकते हैं। या 'Shape Format' टैब > 'Arrange' ग्रुप > 'Rotate' बटन से सटीक कोण पर घुमा सकते हैं।

विभिन्न शेप्स का उपयोग कब करें? (तुलना तालिका)

शेप की श्रेणी	सर्वोत्तम उपयोग	उदाहरण और उद्देश्य
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Lines और Arrows	कनेक्शन दिखाना, दिशा निर्देशित करना, रेखांकन बनाना।	प्रक्रिया चरणों को जोड़ना, किसी विशेष बिंदु की ओर इशारा करना, सरल चार्ट बनाना।
Rectangles/Ovals (बॉक्स और सर्कल)	जानकारी को हाइलाइट या समूहबद्ध करना, बटन या आइकन बनाना।	महत्वपूर्ण उद्धरण को बॉक्स में लिखना, लोगो के लिए सर्कल बनाना, किसी आइटम पर ध्यान केंद्रित करना।
Block Arrows	प्रक्रिया के प्रवाह को स्पष्ट रूप से दर्शाना।	फ्लोचार्ट में, किसी निर्णय या कार्यवाही की दिशा दिखाना।
Flowchart	किसी प्रक्रिया, एल्गोरिदम या कार्यप्रवाह को चरणबद्ध तरीके से समझाना।	किसी सॉफ्टवेयर प्रोग्राम या व्यावसायिक प्रक्रिया का फ्लोचार्ट बनाना।
Stars and Banners	जश्न मनाना, विशेष घोषणा करना, महत्वपूर्ण जानकारी को सजाना।	'नया', 'ऑफर', 'जीत' जैसे शब्दों के लिए बैनर का उपयोग, किसी आइटम को स्टार से हाइलाइट करना।
Callouts	किसी विशेष तत्व के बारे में व्याख्या या टिप्पणी जोड़ना।	चित्र के किसी हिस्से के बारे में स्पष्टीकरण देना, कॉमिक स्ट्रिप स्टाइल में बातचीत दिखाना।

शेप्स के साथ कार्य करने के उन्नत टिप्स

1. एक से अधिक शेप्स का चयन और समूहीकरण (Grouping)

जब आप कई शेप्स मिलाकर एक जटिल डायग्राम बनाते हैं, तो उन्हें एक इकाई के रूप में ले जाने या आकार बदलने के लिए 'Group' करना उपयोगी होता है।

1. Ctrl की दबाए रखकर उन सभी शेप्स पर एक-एक कर क्लिक करें जिन्हें ग्रुप करना है।
2. राइट-क्लिक करें और 'Group' > 'Group' विकल्प चुनें।
3. अब ये सभी शेप्स एक ही ऑब्जेक्ट की तरह व्यवहार करेंगे। ग्रुप को तोड़ने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करके 'Group' > 'Ungroup' चुनें।

2. शेप्स की परतें (Layers/Order)

जब एक के ऊपर एक शेप्स होते हैं, तो यह तय करना ज़रूरी होता है कि कौन-सा शेप सबसे आगे (Front) और कौन-सा पीछे (Back) होगा। * शेप सिलेक्ट करें > 'Shape Format' टैब > 'Arrange' ग्रुप में जाएँ। * 'Bring Forward' या 'Send Backward' के तीर पर क्लिक करके विकल्प चुनें। 'Bring to Front' शेप को सबसे ऊपर ले आएगा, जबकि 'Send to Back' उसे सबसे नीचे भेज देगा।

3. शेप्स को संरेखित करना (Align)

स्लाइड पर शेप्स को सीध में लगाना पेशेवर लुक देता है। * एक से अधिक शेप्स सिलेक्ट करें। * 'Shape Format' टैब > 'Arrange' ग्रुप > 'Align' बटन पर क्लिक करें। * 'Align Left', 'Align Center', 'Distribute Vertically' जैसे विकल्पों से शेप्स को सही तरीके से व्यवस्थित करें।

4. शेप्स को कॉपी करना

एक ही शेप की कई प्रतियाँ बनाने का सबसे तेज़ तरीका Ctrl+D (Duplicate) का उपयोग करना है।

1. शेप को सिलेक्ट करें।
2. Ctrl+D दबाएँ। शेप की एक प्रतिलिपि बन जाएगी।
3. उस प्रतिलिपि को वांछित स्थान पर खींच लें।
4. फिर से Ctrl+D दबाने से अंतिम बनाई गई प्रतिलिपि की दूरी और दिशा को ध्यान में रखते हुए एक और प्रतिलिपि बनेगी। यह समान दूरी पर कई शेप्स बनाने के लिए बहुत उपयोगी है।

शक्तिशाली संयोजन: SmartArt और शेप्स शेप्स का उपयोग SmartArt ग्राफिक्स को कस्टमाइज़ करने के लिए भी किया जा सकता है। अगर SmartArt का कोई हिस्सा आपकी ज़रूरत के अनुसार नहीं है, तो आप SmartArt को सिलेक्ट करके राइट-क्लिक करें और 'Convert to Shapes' चुन सकते हैं। इससे SmartArt की हर आकृति एक अलग, एडिट करने योग्य शेप में बदल जाएगी, जिसे आप अलग से मूव या फॉर्मेट कर सकते हैं।

व्यावहारिक अभ्यास: एक साधारण फ्लोचार्ट बनाना

आइए, शेप्स के उपयोग को समझने के लिए एक सरल फ्लोचार्ट बनाते हैं:

1. शेप्स इंसर्ट करें: 'Insert' > 'Shapes' > 'Flowchart' से एक 'Process' बॉक्स (आयत) चुनकर स्लाइड पर ड्रा करें। इसमें "Start" लिखें।
2. शेप को कॉपी करें: उस बॉक्स को सिलेक्ट करके Ctrl+D दबाएँ। नए बॉक्स को नीचे खींचें और उसमें "Step 1" लिखें।
3. शेप्स को जोड़ें: 'Shapes' मेनू से 'Lines' या 'Block Arrows' से कोई तीर चुनें। पहले बॉक्स के नीचे के बीच से क्लिक करके दूसरे बॉक्स के ऊपर के बीच तक एक रेखा खींचें।
4. फॉर्मेट करें: तीर को सिलेक्ट करके 'Shape Format' टैब से उसका रंग और मोटाई बदलें।
5. संरेखित करें: दोनों बॉक्स और तीर को एक साथ सिलेक्ट करें (Ctrl+क्लिक)। 'Shape Format' > 'Arrange' > 'Align' > 'Align Center' पर क्लिक करें ताकि वे एक दूसरे के ठीक बीच में आ जाएँ।

इसी तरह आप और चरण जोड़कर एक पूरा फ्लोचार्ट बना सकते हैं।

सारांश

PowerPoint में शेप्स एक अत्यंत बहुमुखी और शक्तिशाली टूल हैं। चाहे आप एक साधारण बॉक्स बना रहे हों, एक जटिल फ्लोचार्ट डिज़ाइन कर रहे हों, या अपनी स्लाइड्स में दृश्य मार्गदर्शन जोड़ रहे हों, शेप्स आपकी रचनात्मकता को व्यक्त करने और जानकारी को प्रभावशाली ढंग से प्रस्तुत करने में आपकी मदद कर सकते हैं। 'Shape Format' टैब में मौजूद सभी फॉर्मेटिंग विकल्पों का उपयोग करके आप आकर्षक और पेशेवर दिखने वाले दृश्य तत्व बना सकते हैं। थोड़े से अभ्यास से आप शेप्स का उपयोग करके अपनी प्रेजेंटेशन को नया आयाम दे सकते हैं।