MS EXCEL: Using Wizards
परिचय
MS Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर है। इसकी कई उन्नत विशेषताएँ हैं। नए या औसत उपयोगकर्ताओं के लिए, ये विशेषताएँ कभी-कभी जटिल लग सकती हैं। यहीं पर एक्सेल के 'विजार्ड' (Wizards) काम आते हैं। विजार्ड विशेष प्रकार के मार्गदर्शक टूल हैं।
ये उपयोगकर्ता को एक कदम-दर-कदम प्रक्रिया में मदद करते हैं। चार्ट बनाना हो, जटिल फंक्शन का चयन करना हो, या डेटा का सारांश बनाना हो, विजार्ड इस प्रक्रिया को आसान बना देते हैं। ये पूर्वनिर्धारित डायलॉग बॉक्स के माध्यम से काम करते हैं जहाँ उपयोगकर्ता से जानकारी माँगी जाती है।
यह आलेख एक्सेल में विभिन्न विजार्ड के उपयोग को सरल हिंदी में समझाएगा। यह विद्यार्थियों और नए उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी होगा। हम इनके प्रकार, उपयोग की विधि, फायदे और सीमाओं पर चर्चा करेंगे।
एक्सेल विजार्ड क्या है?
एक्सेल में 'विजार्ड' एक इंटरैक्टिव सहायता उपकरण (Interactive Assistance Tool) है जो उपयोगकर्ता को जटिल कार्यों को पूरा करने में मदद करता है। यह उपयोगकर्ता से क्रमिक प्रश्न पूछता है और उनके उत्तर के आधार पर स्वचालित रूप से वांछित परिणाम तैयार करता है, जैसे चार्ट, फॉर्मूला, या पिवट टेबल।
विजार्ड का मुख्य उद्देश्य जटिल प्रक्रियाओं को सरल बनाना है। यह उपयोगकर्ता को हर स्टेप पर गाइड करता है। यह फंक्शन का सही सिंटैक्स याद रखने के बोझ को कम करता है। यह गलतियों की संभावना भी कम कर देता है।
पुराने एक्सेल वर्जन (2003 से पहले) में विजार्ड का बहुत अधिक उपयोग होता था। नए रिबन-आधारित इंटरफेस में भी कई विजार्ड अब भी मौजूद हैं या उनकी कार्यप्रणाली को अन्य टूल्स में शामिल कर लिया गया है। इन्हें ढूँढना और उपयोग करना सीखना महत्वपूर्ण है।
विजार्ड के मुख्य प्रकार
एक्सेल में कई प्रकार के विजार्ड उपलब्ध हैं। प्रत्येक का एक विशिष्ट कार्य होता है। सबसे सामान्य विजार्ड चार्ट बनाने के लिए होते हैं। फंक्शन इन्सर्ट करने का भी एक विजार्ड होता है। कुछ विजार्ड डेटा इम्पोर्ट या एनालिसिस से संबंधित होते हैं।
कॉमन विजार्ड में चार्ट विजार्ड, पिवटटेबल और पिवटचार्ट विजार्ड, फंक्शन विजार्ड (इन्सर्ट फंक्शन डायलॉग), और टेक्स्ट टू कॉलम्स विजार्ड शामिल हैं। कुछ विशेष विजार्ड, जैसे मेल मर्ज विजार्ड, अब नए वर्जन में अलग टैब के अंतर्गत आ गए हैं।
महत्वपूर्ण विजार्ड और उनका उपयोग
चार्ट विजार्ड (Chart Wizard)
चार्ट विजार्ड एक्सेल का एक प्रसिद्ध टूल रहा है। यह उपयोगकर्ता को आसानी से विभिन्न प्रकार के चार्ट बनाने में मदद करता है। नए एक्सेल वर्जन में अब 'चार्ट विजार्ड' बटन सीधे रिबन पर नहीं दिखता, लेकिन इसकी कार्यप्रणाली पूरी तरह से मौजूद है।
चार्ट बनाने की प्रक्रिया अब भी एक विजार्ड की तरह ही चलती है। उपयोगकर्ता डेटा सेलेक्ट करता है और फिर रिबन के इन्सर्ट टैब से चार्ट का प्रकार चुनता है। एक्सेल स्वचालित रूप से एक प्रीव्यू दिखाता है। उसके बाद चार्ट टूल्स के डिज़ाइन और फॉर्मेट टैब से उसे कस्टमाइज़ किया जा सकता है।
फंक्शन विजार्ड (Insert Function Wizard)
यह विजार्ड एक्सेल के सबसे उपयोगी विजार्ड में से एक है। जब आप किसी फंक्शन का सही नाम या सिंटैक्स नहीं जानते, तब यह विजार्ड बहुत मदद करता है। यह सैकड़ों फंक्शन को श्रेणियों में व्यवस्थित करके दिखाता है।
Formulas Tab → Function Library → Insert Function (fx)
इस विजार्ड का उपयोग करने के लिए उपरोक्त पथ पर जाएँ। एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। आप एक श्रेणी चुन सकते हैं, या फंक्शन के बारे में कुछ शब्द लिखकर 'सर्च' कर सकते हैं। फंक्शन चुनने के बाद, एक दूसरा बॉक्स खुलेगा जो आपसे उस फंक्शन के लिए आवश्यक 'आर्गुमेंट्स' माँगेगा।
पिवट टेबल विजार्ड (PivotTable and PivotChart Wizard)
पिवट टेबल बनाना शुरुआती उपयोगकर्ताओं के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है। पिवट टेबल विजार्ड इस प्रक्रिया को सरल बनाता है। यह विजार्ड आपको डेटा सोर्स चुनने, पिवट टेबल की लेआउट डिज़ाइन करने और उसे कहाँ रखना है, यह तय करने में मदद करता है।
एग्जाम के दृष्टिकोण से, फंक्शन विजार्ड और पिवट टेबल विजार्ड का नाम और उनकी मूल कार्यप्रणाली जानना महत्वपूर्ण है। प्रायः लघु उत्तरीय प्रश्न पूछे जाते हैं कि विजार्ड क्या है और इसके दो उदाहरण दीजिए।
विजार्ड का उपयोग कैसे करें: चरण-दर-चरण गाइड
फंक्शन विजार्ड के माध्यम से AVERAGE फंक्शन डालना
मान लीजिए आपके पास A1 से A10 सेल तक किसी विषय के अंक हैं। आप इनका औसत निकालना चाहते हैं, लेकिन AVERAGE फंक्शन का सही सिंटैक्स याद नहीं है। फंक्शन विजार्ड का उपयोग इस प्रकार करें:
- उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप औसत दिखाना चाहते हैं, जैसे A11.
- रिबन पर फॉर्मूलास टैब पर जाएँ।
- 'फंक्शन लाइब्रेरी' ग्रुप में 'इन्सर्ट फंक्शन' (fx आइकन) पर क्लिक करें।
- 'इन्सर्ट फंक्शन' डायलॉग बॉक्स में, 'सर्च फॉर ए फंक्शन' बॉक्स में "average" टाइप करें और 'गो' पर क्लिक करें।
- नीचे की लिस्ट में से 'AVERAGE' चुनें और 'ओके' बटन पर क्लिक करें।
- अब 'फंक्शन आर्गुमेंट्स' बॉक्स खुलेगा। 'नंबर1' फील्ड में, A1:A10 रेंज सेलेक्ट करें।
- 'ओके' बटन दबाएँ। सेल A11 में अब सभी अंकों का औसत दिखाई देगा।
टेक्स्ट टू कॉलम्स विजार्ड का उपयोग
अक्सर डेटा एक ही कॉलम में जुड़ा हुआ आता है, जैसे "राजेश,कुमार,95"। इसे अलग-अलग कॉलम में बाँटने के लिए टेक्स्ट टू कॉलम्स विजार्ड उपयोगी है।
- उस कॉलम को सेलेक्ट करें जिसमें जुड़ा हुआ डेटा है।
- डेटा टैब पर जाएँ।
- 'डेटा टूल्स' ग्रुप में 'टेक्स्ट टू कॉलम्स' बटन पर क्लिक करें।
- 'कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम्स विजार्ड' खुलेगा। पहले स्टेप में, 'डिलीमिटेड' चुनें यदि डेटा कॉमा, टैब आदि से अलग है। 'नेक्स्ट' क्लिक करें।
- दूसरे स्टेप में, अपने डेटा में उपयोग हुए सेपरेटर (जैसे कॉमा) को चेक करें। प्रीव्यू देखें। 'नेक्स्ट' क्लिक करें।
- तीसरे स्टेप में, प्रत्येक कॉलम का डेटा फॉर्मेट चुनें और डेटा डालने की लोकेशन तय करें। 'फिनिश' क्लिक करें।
विभिन्न विजार्ड की तुलना
| विजार्ड का नाम | मुख्य उद्देश्य | एक्सेस करने का स्थान |
|---|---|---|
| चार्ट विजार्ड | विभिन्न प्रकार के चार्ट और ग्राफ़ बनाना | इन्सर्ट टैब → चार्ट्स ग्रुप |
| फंक्शन विजार्ड (इन्सर्ट फंक्शन) | सही फंक्शन ढूँढकर और उसके आर्गुमेंट्स भरकर डालना | फॉर्मूलास टैब → फंक्शन लाइब्रेरी → इन्सर्ट फंक्शन (fx) |
| पिवट टेबल विजार्ड | बड़े डेटा सेट से सारांश रिपोर्ट (पिवट टेबल/चार्ट) बनाना | इन्सर्ट टैब → टेबल्स ग्रुप → पिवटटेबल |
| टेक्स्ट टू कॉलम्स | एक कॉलम के टेक्स्ट को कॉमा, स्पेस आदि के आधार पर अलग-अलग कॉलम में बाँटना | डेटा टैब → डेटा टूल्स ग्रुप → टेक्स्ट टू कॉलम्स |
विजार्ड के फायदे और सीमाएँ
विजार्ड के मुख्य लाभ
विजार्ड के उपयोग से नए उपयोगकर्ताओं में आत्मविश्वास बढ़ता है। ये जटिल कार्यों को सुलभ बनाते हैं। ये समय की बचत करते हैं क्योंकि मैन्युअल तरीके से गलती होने की संभावना अधिक होती है और उसे सुधारने में समय लगता है।
विजार्ड सीखने की प्रक्रिया को तेज करते हैं। उपयोगकर्ता देखता है कि एक निश्चित कार्य किस प्रकार किया जाता है। भविष्य में वह इसे बिना विजार्ड के भी कर सकता है। ये एक प्रकार की इंटरैक्टिव ट्रेनिंग की तरह काम करते हैं।
विजार्ड की कुछ सीमाएँ
विजार्ड हर समस्या का समाधान नहीं हैं। ये अत्यधिक जटिल या कस्टम कार्यों के लिए सीमित विकल्प प्रदान कर सकते हैं। एक बार विजार्ड का उपयोग करके कोई चार्ट या टेबल बन जाने के बाद, उसमें बड़े बदलाव करना कभी-कभी मुश्किल हो सकता है।
नए एक्सेल के वर्जन में कुछ क्लासिक विजार्ड को रिबन इंटरफेस में समाहित कर दिया गया है। इसलिए नए उपयोगकर्ता 'विजार्ड' शब्द से अपरिचित हो सकते हैं, हालाँकि कार्य अब भी वही है। विजार्ड पर अत्यधिक निर्भरता उपयोगकर्ता को अंतर्निहित कमांड और फंक्शन सीखने से रोक सकती है।
वास्तविक जीवन का उदाहरण
कल्पना कीजिए कि आप एक कक्षा के प्रधानाध्यापक हैं। आपके पास एक एक्सेल शीट में 200 विद्यार्थियों के 5 विषयों के अंक हैं। डेटा इस प्रकार है: एक कॉलम में नाम, फिर पाँच कॉलम में अंक, और अंतिम कॉलम में कुल प्रतिशत।
आपका कार्य है: प्रत्येक विषय का कक्षा औसत ज्ञात करना, और एक चार्ट बनाकर दिखाना कि किस विषय में औसत अंक सबसे अधिक और सबसे कम रहा। इस कार्य में विजार्ड आपकी कैसे मदद करेंगे?
सबसे पहले, प्रत्येक विषय के कॉलम के लिए AVERAGE फंक्शन डालने के लिए आप 'फंक्शन विजार्ड' का उपयोग कर सकते हैं। यह गलती की संभावना को कम करेगा। फिर, इन पाँच औसत अंकों को सेलेक्ट करके, आप 'इन्सर्ट टैब' पर जाकर एक कॉलम या बार चार्ट जोड़ सकते हैं। चार्ट टूल्स के 'डिज़ाइन' और 'फॉर्मेट' टैब आपको उस चार्ट को सुधारने के विकल्प देंगे, जो एक विजार्ड जैसा ही मार्गदर्शन है।
परीक्षा के दृष्टिकोण से महत्वपूर्ण बिंदु
विजार्ड से संबंधित प्रश्न अक्सर वस्तुनिष्ठ (MCQ) या लघु उत्तरीय प्रारूप में आते हैं। विजार्ड की परिभाषा और इसके दो लाभ या दो सीमाएँ पूछी जा सकती हैं। किसी विशिष्ट विजार्ड, जैसे 'फंक्शन विजार्ड' या 'चार्ट विजार्ड' का नाम और कार्य पूछा जा सकता है।
टेक्स्ट टू कॉलम्स विजार्ड एक महत्वपूर्ण टूल है। परीक्षा में पूछा जा सकता है कि यदि डेटा एक कॉलम में कॉमा से अलग किया हुआ है, तो उसे अलग-अलग कॉलम में कैसे बाँटेंगे? इसका सही उत्तर होगा: 'डेटा टैब' पर 'टेक्स्ट टू कॉलम्स' विजार्ड का उपयोग करके, और सेपरेटर के रूप में 'कॉमा' चुनकर।
परीक्षा में अक्सर पूछा जाता है: "एक्सेल में विजार्ड क्या है? इसके कोई दो नाम बताइए।" तैयार रहें: विजार्ड एक मार्गदर्शक टूल है जो जटिल कार्यों को स्टेप-बाय-स्टेप करने में मदद करता है। दो उदाहरण: 1. चार्ट विजार्ड, 2. फंक्शन विजार्ड (इन्सर्ट फंक्शन)।
निष्कर्ष
एक्सेल के विजार्ड उपयोगकर्ता-मित्र टूल हैं जो सीखने की प्रक्रिया को सुगम बनाते हैं। ये जटिल प्रक्रियाओं को छोटे-छोटे, प्रबंधनीय चरणों में तोड़ देते हैं। नए उपयोगकर्ता को इनका लाभ अवश्य उठाना चाहिए।
हालाँकि, विजार्ड पर पूर्ण निर्भरता नहीं रखनी चाहिए। धीरे-धीरे, उपयोगकर्ता को विजार्ड के पीछे के वास्तविक फंक्शन और कमांड सीखने चाहिए। यह दीर्घकाल में अधिक कुशल और स्वतंत्र कार्य करने में सहायक होगा। विजार्ड एक बेहतरीन प्रारंभिक बिंदु हैं, लेकिन एक्सेल की पूर्ण क्षमता का उपयोग करने के लिए मैन्युअल तरीके सीखना भी आवश्यक है।
इस प्रकार, विजार्ड एक्सेल सीखने की यात्रा में एक विश्वसनीय सहायक की भूमिका निभाते हैं, जो आपको साधारण से जटिल कार्यों तक ले जाने में मदद करते हैं।