एक नई वर्कशीट बनाना

MS Excel : एक नई वर्कशीट बनाना

वर्कशीट क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?

वर्कशीट Microsoft Excel में डेटा दर्ज करने, व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक डिजिटल स्प्रेडशीट पेज है। यह पंक्तियों (rows) और स्तंभों (columns) के ग्रिड से मिलकर बनता है, जिसके प्रतिच्छेदन से सेल (cells) बनते हैं। प्रत्येक वर्कबुक में एक या अधिक वर्कशीट हो सकते हैं।

वर्कशीट एक्सेल का मूलभूत कार्य क्षेत्र है जहाँ सभी डेटा संचालन होते हैं। कल्पना कीजिए कि एक वर्कबुक एक नोटबुक की तरह है और वर्कशीट उस नोटबुक के अलग-अलग पृष्ठ हैं। एक्सेल में किसी भी प्रकार का डेटा कार्य - चाहे वह सरल सूची बनाना हो, जटिल गणनाएँ करना हो, या चार्ट तैयार करना हो - वर्कशीट पर ही किया जाता है।

विद्यार्थियों के लिए वर्कशीट विशेष रूप से उपयोगी हैं क्योंकि इनसे वे अपने अंकपत्र, परियोजना डेटा, विज्ञान प्रयोगों के परिणाम, गणित की समस्याओं के हल, और भी बहुत कुछ व्यवस्थित कर सकते हैं। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई वर्कशीट न केवल डेटा को सुव्यवस्थित रखती है बल्कि उसका विश्लेषण करने और निर्णय लेने में भी सहायता करती है।

एक्सेल प्रोग्राम शुरू करना और नई वर्कबुक खोलना

एक नई वर्कशीट बनाने के लिए सबसे पहले आपको एक्सेल प्रोग्राम को शुरू करना होगा। विंडोज़ ऑपरेटिंग सिस्टम में, आप स्टार्ट मेन्यू पर क्लिक कर सकते हैं और "Excel" टाइप करके एंटर दबा सकते हैं। मैक ऑपरेटिंग सिस्टम में, एप्लिकेशन फोल्डर में जाकर Microsoft Excel आइकन पर डबल-क्लिक करें।

जब एक्सेल खुलेगा, तो आपको एक स्टार्ट स्क्रीन दिखाई देगी। यहाँ आपके पास कई विकल्प होंगे। एक नई और पूरी तरह से खाली वर्कशीट बनाने के लिए "रिक्त वर्कबुक" (Blank Workbook) विकल्प पर क्लिक करें। आप कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl+N (विंडोज़) या Command+N (मैक) का भी उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप एक्सेल पहले से ही खोल चुके हैं और एक और नई वर्कशीट बनाना चाहते हैं, तो फ़ाइल मेन्यू पर जाएँ, "नया" (New) चुनें, और फिर "रिक्त वर्कबुक" पर क्लिक करें। इस प्रक्रिया के बाद आपके सामने एक पूरी तरह से खाली वर्कशीट दिखाई देगी, जिसमें आप काम शुरू कर सकते हैं।

एक्सेल की स्टार्ट स्क्रीन जहाँ 'रिक्त वर्कबुक' चुनकर नई वर्कशीट बनाई जाती है]

एक मौजूदा वर्कबुक में नई वर्कशीट जोड़ने के विभिन्न तरीके

अक्सर हमें एक ही वर्कबुक के अंदर कई विषयों या प्रकार के डेटा के लिए अलग-अलग वर्कशीट की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक "वार्षिक बजट" नामक वर्कबुक में "जनवरी", "फरवरी", "मार्च" आदि नाम की अलग-अलग वर्कशीट हो सकती हैं। एक मौजूदा वर्कबुक में नई वर्कशीट जोड़ने के कई आसान तरीके हैं।

सबसे सरल तरीका है वर्कशीट टैब के पास स्थित "+" आइकन पर क्लिक करना। यह आइकन आमतौर पर वर्कशीट टैब्स के दाईं ओर दिखाई देता है। इस पर क्लिक करते ही वर्तमान वर्कशीट के बाद एक नई खाली वर्कशीट जुड़ जाएगी। दूसरा तरीका है कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना। Shift+F11 दबाने से भी तुरंत एक नई वर्कशीट जुड़ जाती है।

तीसरा और अधिक नियंत्रण प्रदान करने वाला तरीका है राइट-क्लिक मेन्यू का उपयोग करना। किसी मौजूदा वर्कशीट टैब पर राइट-क्लिक करें और "सम्मिलित करें" (Insert) चुनें। दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में "वर्कशीट" चुनें और ओके पर क्लिक करें। नई वर्कशीट उस वर्कशीट के बाईं ओर जुड़ जाएगी जिस पर आपने राइट-क्लिक किया था।

विधि	चरण	उपयोगिता
"+" आइकन	वर्कशीट टैब्स के पास '+' आइकन पर क्लिक करें।	सबसे तेज़ और सरल विधि
कीबोर्ड शॉर्टकट	Shift + F11 दबाएँ।	कीबोर्ड प्रयोगकर्ताओं के लिए त्वरित
राइट-क्लिक मेन्यू	मौजूदा वर्कशीट टैब पर राइट-क्लिक > सम्मिलित करें > वर्कशीट	नई वर्कशीट की स्थिति चुनने के लिए उपयोगी
होम टैब से	होम टैब > सेल्स ग्रुप > सम्मिलित करें > शीट सम्मिलित करें	रिबन के माध्यम से पहुँचने के लिए

वर्कशीट का नाम बदलना, रंग देना और प्रबंधन करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, नई वर्कशीट का नाम "Sheet1", "Sheet2", "Sheet3" आदि होता है। इन सामान्य नामों से बेहतर है कि आप वर्कशीट को उसकी सामग्री के अनुसार सार्थक नाम दें। वर्कशीट का नाम बदलने के लिए, उसके टैब पर डबल-क्लिक करें। टैब का नाम हाइलाइट हो जाएगा। अब वांछित नाम टाइप करें और एंटर दबाएँ। या फिर टैब पर राइट-क्लिक करके "नाम बदलें" (Rename) विकल्प चुनें।

वर्कशीट टैब को रंग देना उन्हें अलग-अलग श्रेणियों में व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है। उदाहरण के लिए, सभी वित्तीय वर्कशीट को हरे रंग से, शैक्षिक वर्कशीट को नीले रंग से, और व्यक्तिगत वर्कशीट को पीले रंग से चिह्नित किया जा सकता है। टैब पर राइट-क्लिक करें, "टैब रंग" (Tab Color) पर होवर करें, और अपनी पसंद का रंग चुनें।

वर्कशीट का क्रम बदलना भी महत्वपूर्ण है। वर्कशीट टैब को क्लिक करके खींचें और उसे वांछित स्थान पर छोड़ दें। यदि आपको किसी वर्कशीट की आवश्यकता नहीं है, तो उसके टैब पर राइट-क्लिक करके "हटाएँ" (Delete) चुनें। सावधान रहें: एक बार हटाए जाने के बाद, वर्कशीट को पूर्ववत (Undo) करके वापस नहीं लाया जा सकता, सिवाय इसके कि आपने फाइल को सेव न किया हो।

वर्कशीट की मूल संरचना: पंक्तियाँ, स्तंभ और सेल

प्रत्येक वर्कशीट एक विशाल ग्रिड है जो पंक्तियों और स्तंभों से मिलकर बना है। पंक्तियाँ क्षैतिज (horizontal) होती हैं और इन्हें संख्याओं (1, 2, 3,...) से पहचाना जाता है। स्तंभ ऊर्ध्वाधर (vertical) होते हैं और इन्हें अक्षरों (A, B, C,...) से पहचाना जाता है। पंक्ति और स्तंभ के प्रतिच्छेदन (intersection) से बने छोटे बॉक्स को "सेल" कहते हैं।

सेल वह मूलभूत इकाई है जहाँ आप डेटा दर्ज करते हैं। प्रत्येक सेल का एक विशिष्ट पता (address) होता है, जो उसके स्तंभ के अक्षर और पंक्ति के नंबर से मिलकर बनता है। उदाहरण के लिए, सबसे ऊपरी बाएँ कोने का सेल "A1" कहलाता है क्योंकि यह स्तंभ A और पंक्ति 1 पर स्थित है।

एक्सेल वर्कशीट में कुल 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ (A से XFD तक) होते हैं। हालाँकि, व्यवहार में हम इनमें से केवल एक छोटे हिस्से का ही उपयोग करते हैं। सेल में आप टेक्स्ट, संख्याएँ, तिथियाँ, सूत्र और फंक्शन दर्ज कर सकते हैं। जिस सेल में आप काम कर रहे होते हैं या जो सेल चयनित (selected) होता है, उसे "सक्रिय सेल" (active cell) कहा जाता है।

याद रखें: एक्सेल में कोई भी गणना या सूत्र हमेशा बराबर के चिह्न (=) से शुरू होता है। उदाहरण के लिए, दो संख्याओं को जोड़ने के लिए आप सेल में =5+3 लिख सकते हैं या =A1+B1 लिख सकते हैं यदि संख्याएँ सेल A1 और B1 में हैं। सेल का पता (cell reference) हमेशा स्तंभ अक्षर से शुरू होता है और फिर पंक्ति संख्या आती है, जैसे C10, Z100। वर्कशीट में नेविगेट करने के लिए आप माउस का उपयोग कर सकते हैं, कीबोर्ड के तीर कुंजियों (arrow keys) का उपयोग कर सकते हैं, या सीधे नाम बॉक्स (Name Box) में सेल का पता टाइप कर सकते हैं।

डेटा दर्ज करना और मूल फॉर्मेटिंग

एक नई वर्कशीट में डेटा दर्ज करना बहुत सीधा है। पहले माउस से उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा दर्ज करना चाहते हैं, या कीबोर्ड की तीर कुंजियों से उस सेल पर जाएँ। अब टाइप करना शुरू करें। डेटा दर्ज करने के बाद एंटर दबाएँ। एंटर दबाने के बाद सक्रिय सेल नीचे वाली सेल (नई पंक्ति) में चला जाता है। यदि आप दाएँ वाली सेल में जाना चाहते हैं, तो टैब कुंजी दबाएँ।

डेटा के प्रकार के अनुसार, एक्सेल स्वचालित रूप से उसे पहचानने का प्रयास करता है। यदि आप कोई संख्या दर्ज करते हैं, तो एक्सेल उसे संख्यात्मक मान के रूप में लेगा और आप उस पर गणनाएँ कर सकते हैं। यदि आप टेक्स्ट दर्ज करते हैं, तो एक्सेल उसे लेबल के रूप में लेगा। तिथि दर्ज करने पर एक्सेल उसे विशेष तिथि प्रारूप में परिवर्तित कर देता है।

अपनी वर्कशीट को पठनीय और आकर्षक बनाने के लिए मूल फॉर्मेटिंग आवश्यक है। होम टैब पर आपको फ़ॉन्ट प्रकार, आकार, शैली (बोल्ड, इटैलिक), और रंग बदलने के विकल्प मिलेंगे। सेल की सामग्री को संरेखित (align) करने के विकल्प भी होम टैब में ही हैं। आप टेक्स्ट को बाएँ, दाएँ या केंद्र में कर सकते हैं। संख्याओं के लिए, आप मुद्रा (currency), प्रतिशत (percentage), अंक (decimal) आदि प्रारूप चुन सकते हैं।

सूत्र और फलन का प्रारंभिक परिचय

एक्सेल की वास्तविक शक्ति सूत्रों (Formulas) और फलनों (Functions) में निहित है। एक सूत्र वर्कशीट के डेटा पर गणना करने का एक तरीका है। सभी सूत्र बराबर के चिह्न (=) से शुरू होते हैं। एक साधारण सूत्र इस प्रकार हो सकता है: `=15+30` या `=A2+B2`। दूसरा उदाहरण सेल A2 और B2 की सामग्री को जोड़ देगा।

फलन, सूत्रों का ही एक पूर्वनिर्धारित संस्करण हैं जो विशिष्ट गणनाएँ करते हैं। सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला फलन SUM है, जो मानों की एक श्रृंखला को जोड़ता है। उदाहरण के लिए, `=SUM(C5:C10)` सेल C5 से C10 तक की सभी संख्याओं का योग कर देगा। AVERAGE फलन औसत निकालता है, MAX सबसे बड़ा मान और MIN सबसे छोटा मान दिखाता है।

फलन का उपयोग करने के लिए, उस सेल पर जाएँ जहाँ आप परिणाम चाहते हैं। बराबर चिह्न (=) टाइप करें, फिर फलन का नाम (जैसे SUM) टाइप करें और एक कोष्ठक खोलें (`(`)। अब उन सेलों का चयन करें जिन पर आप गणना करना चाहते हैं, या मानों को स्वयं टाइप करें। कोष्ठक बंद करें (`)`) और एंटर दबाएँ। आप रिबन के फ़ॉर्मूलास टैब से भी फलन चुन सकते हैं।

वर्कशीट को सहेजना और बचाना

अपना काम सहेजना (Saving) सबसे महत्वपूर्ण चरण है। यदि आप वर्कशीट को सहेजे बिना एक्सेल बंद कर देते हैं, तो आपका सारा काम नष्ट हो जाएगा। पहली बार सहेजने के लिए, फ़ाइल टैब पर जाएँ और "सहेजें" (Save) या "एक प्रति सहेजें" (Save As) चुनें। एक प्रति सहेजें का उपयोग तब करें जब आप फाइल को एक नए नाम से या नए स्थान पर सहेजना चाहते हैं।

दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में, उस स्थान (फ़ोल्डर) का चयन करें जहाँ आप फाइल सहेजना चाहते हैं। फाइल को एक सार्थक नाम दें। एक्सेल फाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन ".xlsx" है, जिसे बदलने की आवश्यकता नहीं है। अंत में "सहेजें" बटन पर क्लिक करें।

काम करते समय नियमित रूप से अपनी प्रगति सहेजते रहें। इसके लिए आप कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl+S (विंडोज़) या Command+S (मैक) का उपयोग कर सकते हैं। यह शॉर्टकट आपके काम को तुरंत सहेज देगा बिना किसी डायलॉग बॉक्स के। यह एक अच्छी आदत है जो आपको डेटा हानि से बचाती है।

परीक्षा के लिए महत्वपूर्ण तथ्य और सामान्य गलतियाँ

अवधारणा	विवरण	उदाहरण
सेल पता (Cell Reference)	स्तंभ अक्षर और पंक्ति संख्या से मिलकर बनता है।	B5, D12, AA100
सूत्र (Formula)	गणना करने के लिए निर्देश, '=' से शुरू होता है।	=A1+A2, =SUM(B1:B5)
फलन (Function)	पूर्वनिर्धारित सूत्र जो विशिष्ट गणना करते हैं।	SUM(), AVERAGE(), MAX()
वर्कशीट टैब	वर्कशीट के नीचे स्थित टैब जिससे वर्कशीट प्रबंधित होते हैं।	Sheet1, Sheet2 (नाम बदले जा सकते हैं)

विद्यार्थी अक्सर कुछ सामान्य गलतियाँ करते हैं। पहली गलती है सहेजना भूल जाना। हमेशा अपना काम नियमित रूप से सहेजें। दूसरी गलती है सूत्र में बराबर चिह्न (=) लगाना भूल जाना। बिना बराबर चिह्न के, एक्सेल आपके सूत्र को साधारण टेक्स्ट समझेगा। तीसरी गलती है सेल संदर्भ (cell reference) गलत लिखना। याद रखें कि पहले अक्षर (स्तंभ) और फिर संख्या (पंक्ति) आती है।

चौथी सामान्य गलती है डेटा को व्यवस्थित न करना। अपनी वर्कशीट की पहली पंक्ति का उपयोग हेडिंग (शीर्षक) के लिए करें, जैसे "क्र.सं.", "विद्यार्थी का नाम", "प्राप्तांक"। इससे डेटा समझने और उसका विश्लेषण करने में आसानी होगी। पाँचवीं गलती है अनावश्यक रूप से जटिल वर्कशीट बनाना। साधारण और स्पष्ट वर्कशीट अधिक प्रभावी होती हैं।

अभ्यास और आगे की राह

एक्सेल में निपुणता अभ्यास से आती है। सरल से शुरुआत करें। एक व्यक्तिगत मासिक खर्च रिकॉर्डर बनाएँ। एक विषय के लिए अंकपत्र तैयार करें। एक छोटी सी गृह लेखा पुस्तिका बनाएँ। इनमें सूत्रों का उपयोग करके योग और औसत निकालें।

जैसे-जैसे आप आत्मविश्वास प्राप्त करते जाएँ, अधिक उन्नत सुविधाओं का अन्वेषण करें। चार्ट और ग्राफ़ बनाना सीखें, जो आपके डेटा को दृश्य रूप से प्रस्तुत करते हैं। डेटा छँटाई (Sorting) और छानना (Filtering) सीखें, जो बड़े डेटा सेट में विशिष्ट जानकारी ढूँढने में मदद करते हैं। सशर्त स्वरूपण (Conditional Formatting) के बारे में जानें, जो नियमों के आधार पर सेल को स्वचालित रूप से रंग देता है।

अपनी प्रगति को प्रोत्साहित करने के लिए छोटे-छोटे लक्ष्य निर्धारित करें। पहले सप्ताह सीखें कि डेटा कैसे दर्ज करें और सहेजें। दूसरे सप्ताह सरल सूत्र सीखें। तीसरे सप्ताह मूल फलनों का अभ्यास करें। एक्सेल की अंतर्निहित सहायता (F1 दबाएँ) और ऑनलाइन ट्यूटोरियल्स अमूल्य संसाधन हैं। निरंतर अभ्यास ही सफलता की कुंजी है।

यह मार्गदर्शिका आपको एक नई वर्कशीट बनाने और उसके मूलभूत उपयोग के लिए तैयार करती है। क्या आप किसी विशिष्ट प्रकार की वर्कशीट (जैसे बजट, अंकपत्र, डेटा विश्लेषण) पर अधिक विस्तृत जानकारी चाहेंगे?