MS Excel: Removing & Resizing of Columns & Rows (कॉलम और रो को हटाना और आकार बदलना)

MS Excel: रोज़ और कॉलम्स को हटाना तथा उनका आकार बदलना

परिचय

Microsoft Excel में कार्य करते समय डेटा की व्यवस्था और प्रस्तुति बहुत महत्वपूर्ण होती है। वर्कशीट की पंक्तियों (Rows) और स्तंभों (Columns) को हटाना या उनका आकार बदलना, इसे प्राप्त करने के मूलभूत तरीके हैं। यह कौशल वर्कशीट को साफ-सुथरा, संगठित और पेशेवर बनाने में सहायता करता है।

अक्सर डेटा एंटर करने के बाद पता चलता है कि कुछ पंक्तियाँ या स्तंभ अतिरिक्त हैं, या फिर सेल का कंटेंट पूरा दिखाई नहीं दे रहा है। इन समस्याओं का त्वरित और प्रभावी समाधान यही है कि आप रोज़ और कॉलम्स को डिलीट (Delete) या रिसाइज़ (Resize) करना सीखें। यह ज्ञान हर एक्सेल उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक है।

रोज़ और कॉलम्स को हटाना (Deleting Rows & Columns)

डिलीट करने का क्या अर्थ है?

एक्सेल में रोज़ या कॉलम्स को 'डिलीट' करने का अर्थ है, वर्कशीट से पूरी की पूरी पंक्ति या स्तंभ को स्थायी रूप से हटा देना। यह ऑपरेशन उस पंक्ति/स्तंभ में मौजूद सभी डेटा, फॉर्मेटिंग, टिप्पणियाँ और फॉर्मूले को भी हटा देता है। डिलीट होने के बाद, नीचे की पंक्तियाँ ऊपर की ओर और दाईं ओर के स्तंभ बाईं ओर खिसक जाते हैं ताकि खाली स्थान भर जाए।

यह समझना जरूरी है कि सिर्फ सेल का कंटेंट मिटाना (Clear Contents) और पूरी पंक्ति/स्तंभ को डिलीट करना अलग-अलग काम हैं। क्लियर कंटेंट से सिर्फ डेटा मिटता है, खाली सेल रह जाते हैं। डिलीट से पूरी पंक्ति या स्तंभ की संरचना ही वर्कशीट से गायब हो जाती है।

डिलीट करने की विभिन्न विधियाँ

आप कई तरीकों से एक या एक से अधिक पंक्तियों एवं स्तंभों को हटा सकते हैं। सबसे आम और त्वरित विधि राइट-क्लिक मेन्यू का उपयोग करना है।

किसी पंक्ति या स्तंभ को हटाने से पहले हमेशा एक बार सुनिश्चित कर लें कि आप सही वाले को हटा रहे हैं। एक बार डिलीट हो जाने पर, उसे केवल तुरंत Ctrl + Z (Undo) दबाकर ही वापस लाया जा सकता है।

एकल पंक्ति या स्तंभ हटाना:

उस पंक्ति के नंबर (जैसे 5, 6) या स्तंभ के अक्षर (जैसे C, D) पर राइट-क्लिक करें जिसे हटाना है।
दिखाई देने वाले कॉन्टेक्स्ट मेन्यू में से 'डिलीट' (Delete) विकल्प पर क्लिक करें।

एक साथ कई लगातार पंक्तियाँ या स्तंभ हटाना:

पहली पंक्ति या स्तंभ के हेडर पर क्लिक करें।
माउस बटन दबाए रखते हुए, अंतिम पंक्ति या स्तंभ के हेडर तक खींचें (Drag करें)। इससे सभी चयनित हो जाएंगे।
चयनित हेडर के ऊपर राइट-क्लिक करें और 'डिलीट' चुनें।

एक साथ अलग-अलग (गैर-सन्निकट) पंक्तियाँ या स्तंभ हटाना:

पहली पंक्ति/स्तंभ के हेडर पर क्लिक करें।
Ctrl कुंजी दबाए रखते हुए, बाकी जिन पंक्तियों/स्तंभों को हटाना है, उनके हेडर पर क्लिक करते जाएँ।
किसी एक चयनित हेडर पर राइट-क्लिक करके 'डिलीट' चुनें।

होम टैब से डिलीट करना

रिबन (Ribbon) का उपयोग करके भी यह कार्य किया जा सकता है। यह विधि तब उपयोगी होती है जब आप माउस के बजाय कीबोर्ड और रिबन कमांड्स से काम करना पसंद करते हैं।

1. जिस पंक्ति या स्तंभ को हटाना है, उसकी किसी भी सेल को सेलेक्ट करें।
2. 'होम' (Home) टैब पर जाएँ।
3. 'सेल्स' (Cells) ग्रुप में 'डिलीट' बटन के नीचे वाले छोटे तीर (ड्रॉपडाउन) पर क्लिक करें।
4. मेन्यू से 'शीट रोज़ डिलीट करें' (Delete Sheet Rows) या 'शीट कॉलम्स डिलीट करें' (Delete Sheet Columns) चुनें।

कीबोर्ड शॉर्टकट

त्वरित कार्य के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट सबसे अच्छे होते हैं।

पूरी चयनित पंक्तियों को हटाने के लिए: Ctrl + - (माइनस की)
पूरे चयनित स्तंभों को हटाने के लिए: Ctrl + - (माइनस की)
ध्यान रहे, पहले पंक्ति या स्तंभ को सेलेक्ट करना जरूरी है, फिर शॉर्टकट दबाना है।

रोज़ और कॉलम्स का आकार बदलना (Resizing)

आकार बदलने की आवश्यकता

जब कोई सेल ##### या कटा हुआ टेक्स्ट दिखाता है, तो इसका सीधा सा मतलब है कि कॉलम उसकी सामग्री के अनुसार पर्याप्त चौड़ा नहीं है। इसी तरह, यदि टेक्स्ट एक से अधिक लाइन में है या सेल में रोटेट किया गया है, तो पंक्ति की ऊँचाई बढ़ाने की जरूरत पड़ सकती है।

[quote] एक अच्छी और प्रभावी वर्कशीट वह है जिसका हर डेटा बिना किसी कटाव या गड़बड़ी के स्पष्ट रूप से दिखाई दे। कॉलम की चौड़ाई और पंक्ति की ऊँचाई को ठीक करना इसका पहला कदम है। [/quote]

मैन्युअल रूप से आकार बदलना (खींचकर)

यह सबसे सहज और अधिक उपयोग की जाने वाली विधि है।

कॉलम की चौड़ाई बदलने के लिए: माउस को कॉलम हेडर के दाईं ओर की सीमा रेखा (Border) पर ले जाएँ। पॉइंटर दो-सिरे वाले तीर में बदल जाएगा। अब बायाँ बटन दबाकर दाएँ (चौड़ाई बढ़ाने के लिए) या बाएँ (चौड़ाई कम करने के लिए) खींचें।
पंक्ति की ऊँचाई बदलने के लिए: माउस को पंक्ति हेडर के नीचे की सीमा रेखा पर ले जाएँ। पॉइंटर दो-सिरे वाले तीर में बदल जाएगा। अब बायाँ बटन दबाकर नीचे (ऊँचाई बढ़ाने के लिए) या ऊपर (ऊँचाई कम करने के लिए) खींचें।

ऑटोफिट का उपयोग (स्वचालित समायोजन)

यदि आप चाहते हैं कि एक्सेल स्वयं ही कॉलम या पंक्ति का आकार उसमें मौजूद सामग्री के अनुसार समायोजित कर दे, तो ऑटोफिट सबसे बढ़िया विकल्प है।

कॉलम की चौड़ाई के लिए: उस कॉलम हेडर की दाईं सीमा रेखा पर डबल-क्लिक करें।
पंक्ति की ऊँचाई के लिए: उस पंक्ति के हेडर की नीचे की सीमा रेखा पर डबल-क्लिक करें।

एक सटीक मान डालकर आकार बदलना

कभी-कभी आप सभी कॉलम्स को एक समान चौड़ाई देना चाहते हैं, जैसे सभी 15 पिक्सेल चौड़े। इसके लिए रिबन या फॉर्मेट मेन्यू का उपयोग करें।

उन कॉलम्स या पंक्तियों को सेलेक्ट करें जिनका आकार बदलना है।
'होम' टैब पर जाएँ।
'सेल्स' ग्रुप में 'फॉर्मेट' बटन पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन मेन्यू से, कॉलम के लिए 'कॉलम चौड़ाई...' (Column Width...) या पंक्ति के लिए 'पंक्ति ऊँचाई...' (Row Height...) चुनें।
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें वांछित संख्या (पिक्सेल में) टाइप करें और OK दबाएँ।

विधियों की तुलनात्मक सारणी

कार्य	सबसे तेज़ विधि	वैकल्पिक विधि	कीबोर्ड शॉर्टकट
एकल पंक्ति हटाना	हेडर पर राइट-क्लिक > Delete	Home > Cells > Delete > Delete Sheet Rows	Ctrl + - (पंक्ति सेलेक्ट करके)
एकल स्तंभ हटाना	हेडर पर राइट-क्लिक > Delete	Home > Cells > Delete > Delete Sheet Columns	Ctrl + - (स्तंभ सेलेक्ट करके)
चौड़ाई बढ़ाना (मैन्युअल)	सीमा रेखा खींचकर	Home > Format > Column Width > मान डालें	कोई सीधा शॉर्टकट नहीं
चौड़ाई (ऑटोफिट)	सीमा रेखा पर डबल-क्लिक	Home > Format > AutoFit Column Width	Alt + H + O + I
ऊँचाई (ऑटोफिट)	सीमा रेखा पर डबल-क्लिक	Home > Format > AutoFit Row Height	Alt + H + O + A

एक व्यावहारिक उदाहरण: रिपोर्ट को साफ-सुथरा बनाना

मान लीजिए आपके पास एक बिक्री रिपोर्ट की वर्कशीट है जिसमें कुछ समस्याएँ हैं। A कॉलम में उत्पाद कोड हैं, B में नाम, C में जनवरी की बिक्री, D में फरवरी की बिक्री, और E कॉलम खाली है। पंक्ति 22 से 25 तक में पुराना डेटा है जो अब प्रासंगिक नहीं है। B कॉलम के कुछ लंबे उत्पाद नाम पूरे नहीं दिख रहे।

इस स्थिति में आप निम्नलिखित कदम उठाएँगे:

अतिरिक्त खाली कॉलम हटाना: कॉलम 'E' के हेडर पर क्लिक करें। राइट-क्लिक करें और 'डिलीट' चुनें। यह अतिरिक्त कॉलम हट जाएगा।

अनावश्यक पुराने डेटा की पंक्तियाँ हटाना: पंक्ति 22 के हेडर पर क्लिक करें और पंक्ति 25 तक नीचे खींचें ताकि पंक्ति 22, 23, 24, 25 चयनित हो जाएँ। चयनित हेडर पर राइट-क्लिक करें और 'डिलीट' चुनें।

उत्पाद नामों के लिए कॉलम चौड़ा करना: कॉलम 'B' के हेडर की दाईं सीमा रेखा पर डबल-क्लिक करें। इससे कॉलम की चौड़ाई सबसे लंबे उत्पाद नाम के अनुसार स्वतः समायोजित हो जाएगी।

बिक्री डेटा के लिए एकसमान कॉलम चौड़ाई सेट करना: C और D कॉलम के हेडर्स पर क्लिक करके खींचें ताकि दोनों चयनित हो जाएँ। 'होम' टैब पर जाएँ > 'सेल्स' ग्रुप > 'फॉर्मेट' > 'कॉलम चौड़ाई...' पर क्लिक करें। डायलॉग बॉक्स में, मान लीजिए, '12' टाइप करें और OK दबाएँ। अब दोनों कॉलम बराबर चौड़ाई के हो जाएँगे।

इन चार सरल चरणों के बाद, आपकी रिपोर्ट अधिक साफ, व्यवस्थित और पेशेवर दिखने लगेगी।

परीक्षा की दृष्टि से महत्वपूर्ण प्रश्नोत्तर

प्रश्न: यदि किसी सेल में ##### दिख रहा है तो इसका क्या कारण है और इसे कैसे ठीक करेंगे? उत्तर: यह इस बात का संकेत है कि कॉलम की चौड़ाई उस सेल में मौजूद नंबर या डेटा को दिखाने के लिए पर्याप्त नहीं है। इसे ठीक करने के लिए उस कॉलम की चौड़ाई बढ़ा दें। सबसे आसान तरीका है कॉलम हेडर की दाईं सीमा रेखा पर डबल-क्लिक करके ऑटोफिट करना।

प्रश्न: 'क्लियर कंटेंट' और 'डिलीट' में क्या अंतर है? उत्तर: 'क्लियर कंटेंट' (या Delete Key दबाना) केवल सेल के अंदर का डेटा मिटाता है, सेल वहीं रहता है। 'डिलीट' (पंक्ति/स्तंभ हटाना) पूरी पंक्ति या स्तंभ को वर्कशीट की संरचना से ही हटा देता है, और बाकी का डेटा खिसक कर उसकी जगह भर देता है।

प्रश्न: एक साथ कई अलग-अलग (गैर-सन्निकट) पंक्तियों को कैसे सेलेक्ट करें? उत्तर: पहली पंक्ति के हेडर पर क्लिक करें। फिर Ctrl कुंजी दबाए रखते हुए, बाकी जिन पंक्तियों को सेलेक्ट करना है, उनके हेडर पर क्लिक करते जाएँ। इसके बाद आप सामूहिक रूप से उन्हें डिलीट या फॉर्मेट कर सकते हैं।

निष्कर्ष

रोज़ और कॉलम्स को प्रबंधित करना — चाहे वह हटाना हो या उनका आकार बदलना — एक्सेल में डेटा प्रबंधन का आधार है। ये साधारण कौशल आपकी वर्कशीट की दक्षता और व्यावसायिकता में भारी अंतर ला सकते हैं। डिलीट करते समय सावधानी बरतें, और ऑटोफिट जैसी सुविधाओं का लाभ उठाएँ ताकि समय की बचत हो।

नियमित अभ्यास से यह सब इतना स्वाभाविक हो जाएगा कि आप बिना सोचे-समझे अपनी शीट को सही आकार दे पाएँगे। याद रखें, एक अच्छी तरह से फॉर्मेट की गई वर्कशीट न केवल आपके लिए, बल्कि उसे देखने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए समझना आसान बनाती है।