MS Excel: Entering and Editing Numbers (नंबर्स डालना और बदलना सीखें)
परिचय
MS Excel मुख्य रूप से नंबर्स के साथ काम करने के लिए बनाया गया एक शक्तिशाली सॉफ्टवेयर है। गणना, विश्लेषण और डेटा प्रबंधन का आधार नंबर्स ही हैं। सही तरीके से नंबर्स एंटर करना और उनमें आवश्यक सुधार करना एक्सेल सीखने का एक मूलभूत कौशल है।
नंबर्स को सही फॉर्मेट और सही तरीके से दर्ज करने से ही सूत्र सही परिणाम दे पाते हैं। यह अध्याय विद्यार्थियों को एक्सेल में नंबर्स के साथ काम करने का सही तरीका सिखाएगा।
नंबर्स एंटर और एडिट करने का महत्व
एक्सेल में नंबर्स एंटर करने से तात्पर्य है, किसी सेल में संख्यात्मक मान (Numerical Value) डालना। नंबर्स एडिट करने से तात्पर्य है, पहले से दर्ज संख्यात्मक डेटा में परिवर्तन करना। ये संख्याएँ पूर्णांक, दशमलव, ऋणात्मक, प्रतिशत या मुद्रा के रूप में हो सकती हैं।
नंबर्स एक्सेल की रीढ़ की हड्डी हैं। सभी प्रकार की गणनाएँ, चार्ट और विश्लेषण इन्हीं संख्याओं पर आधारित होते हैं। गलत तरीके से एंटर की गई संख्या गलत गणना और गलत निष्कर्ष का कारण बन सकती है। इसलिए, यह जानना जरूरी है कि एक्सेल में नंबर्स को कैसे डाला और संपादित किया जाता है।
नंबर्स एंटर करने के बुनियादी तरीके
एक सेल में नंबर टाइप करना
सबसे सीधा तरीका है सीधे सेल में टाइप करना। जिस सेल में नंबर डालना है, उस पर क्लिक करें। कीबोर्ड से नंबर टाइप करें। टाइप करते समय नंबर सेल और फॉर्मूला बार दोनों में दिखाई देगा।
नंबर टाइप करने के बाद एंटर (Enter) कुंजी दबाएँ। नंबर सेल में सेव हो जाएगा और कर्सर अगली पंक्ति के सेल पर चला जाएगा। टैब (Tab) कुंजी दबाने से नंबर सेव होगा और कर्सर दाईं ओर अगले कॉलम के सेल पर जाएगा।
विभिन्न प्रकार के नंबर एंटर करना
एक्सेल में आप सिर्फ पूर्ण संख्याएँ ही नहीं, बल्कि कई प्रकार के नंबर डाल सकते हैं।
- पूर्णांक (Integers): जैसे 10, 150, -25
- दशमलव संख्याएँ (Decimal Numbers): जैसे 99.95, 3.14159
- प्रतिशत (Percentage): जैसे 75%, 12.5% (प्रतिशत चिह्न के साथ या बिना)
- मुद्रा (Currency): जैसे ₹550, $25.99
- अंश (Fractions): जैसे 1/2, 3/4
ऑटोफिल का उपयोग करके नंबर सीरीज बनाना
ऑटोफिल (AutoFill) टूल से आप संख्याओं की एक श्रृंखला (Series) आसानी से बना सकते हैं। जैसे 1, 2, 3... या 10, 20, 30...
- पहले दो सेल्स में श्रृंखला के प्रारंभिक नंबर डालें। जैसे सेल A1 में 1 और सेल A2 में 2।
- इन दोनों सेल्स को एक साथ सेलेक्ट करें।
- सेलेक्शन के निचले दाएँ कोने पर फिल हैंडल (छोटा काले रंग का वर्ग) पर माउस ले जाएँ।
- जब कर्सर काले पतले क्रॉस (+) में बदल जाए, तो माउस बटन दबाकर नीचे की ओर खींचें।
- जितनी सेल्स चाहिए उतनी खींचकर माउस छोड़ दें। एक्सेल श्रृंखला को आगे बढ़ा देगा।
मौजूदा नंबर्स को एडिट करने के तरीके
सीधे सेल में एडिट करना
किसी सेल में मौजूद नंबर को बदलने का सबसे तेज़ तरीका है उस सेल पर डबल-क्लिक करना। डबल-क्लिक करते ही कर्सर सेल के अंदर आ जाता है और आप नंबर को सीधे बदल सकते हैं। यह विधि छोटे सुधारों के लिए आदर्श है।
फॉर्मूला बार का उपयोग करना
जब नंबर लंबा हो या सेल में सीधे एडिट करना मुश्किल लगे, तो फॉर्मूला बार बेहतर विकल्प है। उस सेल का चयन करें जिसे एडिट करना है। स्क्रीन के ऊपर स्थित फॉर्मूला बार में क्लिक करें। फॉर्मूला बार में नंबर को एडिट करें और एंटर दबाएँ।
F2 कुंजी का उपयोग करना
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके तेजी से एडिट कर सकते हैं। जिस सेल को एडिट करना है उसे सेलेक्ट करें। F2 कुंजी दबाएँ। यह आपको सीधे उस सेल की एडिटिंग मोड में ले जाएगी। अब आप नंबर में बदलाव कर सकते हैं।
कीबोर्ड से पूरा नंबर रिप्लेस करना
अगर पूरे नंबर को बदलना है, तो सेल पर सिर्फ एक बार क्लिक करें (डबल-क्लिक नहीं)। सीधे नया नंबर टाइप करना शुरू कर दें। पुराना नंबर अपने आप मिट जाएगा और नया नंबर उसकी जगह ले लेगा। एंटर दबाकर परिवर्तन सेव करें।
नंबर फॉर्मेटिंग के प्रकार और उपयोग
नंबर फॉर्मेटिंग का मतलब है, संख्या को एक विशेष रूप में दिखाना। एक ही नंबर 0.5, 50% या ½ के रूप में दिख सकता है। फॉर्मेट बदलने से नंबर का मूल्य नहीं बदलता, सिर्फ उसका प्रदर्शन बदलता है।
| फॉर्मेट का नाम | उद्देश्य | उदाहरण (मूल मान: 1250.5) |
|---|---|---|
| जनरल (General) | डिफ़ॉल्ट फॉर्मेट, कोई विशेष फॉर्मेटिंग नहीं | 1250.5 |
| नंबर (Number) | सामान्य संख्याएँ, दशमलव स्थान निर्धारित कर सकते हैं | 1,250.50 |
| करेंसी (Currency) | मुद्रा चिह्न (₹, $) के साथ, वित्तीय डेटा के लिए | ₹ 1,250.50 |
| अकाउंटिंग (Accounting) | मुद्रा चिह्न और दशमलव बिंदु को एक लाइन में रखता है | ₹ 1,250.50 |
| दिनांक (Date) | संख्याओं को तिथि के रूप में दिखाता है | (यह फॉर्मेट इस नंबर पर लागू नहीं होगा) |
| प्रतिशत (Percentage) | संख्या को 100 से गुणा करके % चिह्न लगाता है | 125050% |
| अंश (Fraction) | दशमलव को अंश के रूप में दिखाता है | 1250 1/2 |
नंबर फॉर्मेट कैसे बदलें
नंबर का फॉर्मेट बदलने के लिए 'फॉर्मेट सेल्स' डायलॉग बॉक्स या होम टैब के नंबर ग्रुप का उपयोग करें।
- उन सेल्स को सेलेक्ट करें जिनका फॉर्मेट बदलना है।
- राइट-क्लिक करें और 'फॉर्मेट सेल्स' (Format Cells) चुनें।
- दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में 'नंबर' (Number) टैब पर क्लिक करें।
- बाईं ओर की सूची से वांछित श्रेणी चुनें (जैसे Currency, Percentage)।
- दाईं ओर उपलब्ध विकल्पों में से अपनी पसंद का फॉर्मेट सेलेक्ट करें।
- 'ओके' बटन दबाएँ।
सेल्स सेलेक्ट करें → राइट-क्लिक → Format Cells → Number Tab → Category चुनें → OK
वैकल्पिक रूप से, होम टैब के 'नंबर' ग्रुप में ड्रॉप-डाउन मेन्यू से भी त्वरित फॉर्मेट चुना जा सकता है।
नंबर्स से जुड़ी सामान्य समस्याएँ और समाधान
नंबर टेक्स्ट के रूप में दिखाई देना
कई बार नंबर सेल में बाईं ओर संरेखित (Left Aligned) दिखते हैं और उनके कोने पर एक हरा त्रिकोण होता है। इसका मतलब है एक्सेल उस नंबर को 'टेक्स्ट' समझ रहा है। ऐसे नंबरों पर गणना नहीं हो पाती।
समाधान: ऐसे सेल्स चुनें। एक पीली हीरा आकृति (एरर इंडिकेटर) दिखाई देगी। उस पर क्लिक करें और 'कन्वर्ट टू नंबर' (Convert to Number) विकल्प चुनें। या फिर एक खाली सेल में 1 कॉपी करें, प्रॉब्लम सेल्स को सेलेक्ट करें, राइट-क्लिक करें, 'पेस्ट स्पेशल' (Paste Special) चुनें, 'मल्टीप्लाई' (Multiply) ऑपरेशन चुनें और OK करें।
##### (हैश सिंबल) दिखाई देना
जब सेल की चौड़ाई नंबर को दिखाने के लिए पर्याप्त नहीं होती, तो एक्सेल उसकी जगह हैश सिंबल (#####) दिखाता है।
समाधान: कॉलम हेडर के दाईं ओर के बॉर्डर पर डबल-क्लिक करें। इससे कॉलम की चौड़ाई स्वतः नंबर के अनुसार समायोजित हो जाएगी। या मैन्युअल रूप से खींचकर चौड़ाई बढ़ाएँ।
दशमलव स्थानों में अंतर
कई बार आप 2.50 टाइप करते हैं, लेकिन एक्सेल उसे 2.5 दिखाता है। यह सेल के फॉर्मेट पर निर्भर करता है।
समाधान: सेल फॉर्मेट को 'नंबर' श्रेणी में बदलें और 'दशमलव स्थान' (Decimal places) की संख्या बढ़ाएँ। होम टैब के नंबर ग्रुप में 'दशमलव बढ़ाएँ' (Increase Decimal) बटन पर क्लिक करें।
व्यावहारिक उदाहरण: एक साधारण मार्कशीट बनाना
चलिए एक कक्षा के 5 छात्रों की मार्कशीट बनाते हैं, जिसमें नंबर्स एंटर करना, एडिट करना और फॉर्मेट करना शामिल है।
- हेडिंग और नंबर्स एंटर करना:
- सेल A1 में "कक्षा 10 - अर्धवार्षिक परीक्षा परिणाम" टाइप करें।
- सेल A3, B3, C3, D3 में क्रमशः "क्र.सं.", "गणित", "विज्ञान", "अंग्रेजी" टाइप करें।
- सेल A4 से A8 तक 1 से 5 तक नंबर्स डालने के लिए ऑटोफिल का उपयोग करें।
- सेल B4 से D8 तक छात्रों के विषयों के अंक (0 से 100 के बीच) एंटर करें।
- नंबर्स एडिट करना:
- मान लीजिए सेल B5 में गलती से 8 की जगह 84 डाल दिया गया था। सेल B5 पर F2 दबाएँ, 84 को डिलीट करें और 8 टाइप करें। एंटर दबाएँ।
- नंबर फॉर्मेटिंग लागू करना:
- अंकों वाले एरिया (B4:D8) को सेलेक्ट करें।
- राइट-क्लिक करें > 'फॉर्मेट सेल्स' चुनें > 'नंबर' टैब पर जाएँ।
- 'श्रेणी' में 'नंबर' चुनें और 'दशमलव स्थान' (Decimal places) को 0 पर सेट करें। OK दबाएँ।
- कुल अंक जोड़ना:
- सेल E3 में "कुल अंक" टाइप करें।
- सेल E4 में जाएँ और फॉर्मूला टाइप करें: `=SUM(B4:D4)` और एंटर दबाएँ।
- सेल E4 के फिल हैंडल को सेल E8 तक खींचकर फॉर्मूला कॉपी करें।
परीक्षा और प्रैक्टिकल के लिए महत्वपूर्ण बिंदु:
- एक्सेल में नंबर्स डिफ़ॉल्ट रूप से सेल में दाईं ओर संरेखित (Right Aligned) होते हैं।
- नंबर को एडिट करने का एक त्वरित तरीका सेल को सेलेक्ट करके F2 कुंजी दबाना है।
- '#####' दिखने का अर्थ है सेल की चौड़ाई कम है। कॉलम की चौड़ाई बढ़ाकर इसे ठीक करें।
- किसी नंबर को मुद्रा (Currency) या प्रतिशत (Percentage) प्रारूप में बदलने से उसका वास्तविक मान नहीं बदलता।
- ऑटोफिल हैंडल का उपयोग संख्याओं की श्रृंखला (जैसे 1, 2, 3... या 10, 20, 30...) बनाने के लिए किया जाता है।
- यदि नंबर सेल में बाईं ओर संरेखित दिखे और हरा त्रिकोण दिखाई दे, तो इसका अर्थ है कि एक्सेल उसे टेक्स्ट मान रहा है। इसे 'कन्वर्ट टू नंबर' करना आवश्यक है।
निष्कर्ष
एक्सेल में नंबर्स को सही ढंग से एंटर और एडिट करना एक आधारभूत कौशल है जो सभी उन्नत कार्यों के लिए जरूरी है। सटीक डेटा एंट्री और उचित फॉर्मेटिंग से आपकी गणनाएँ विश्वसनीय बनती हैं और स्प्रेडशीट पेशेवर दिखती है।
विभिन्न नंबर फॉर्मेट्स (जैसे करेंसी, परसेंटेज) के उपयोग का अभ्यास करें। 'फॉर्मेट सेल्स' डायलॉग बॉक्स की विभिन्न सेटिंग्स को समझें। कीबोर्ड शॉर्टकट्स (F2, Ctrl+Z) का प्रयोग करके अपनी कार्यक्षमता बढ़ाएँ। छोटी-छोटी सावधानियाँ, जैसे नंबर के टेक्स्ट बनने की जाँच करना, बड़ी गलतियों से बचा सकती हैं। नियमित अभ्यास से यह कौशल दूसरी प्रकृति बन जाएगा।