MS Word में Printing और विभिन्न Print Options
Printing (प्रिंटिंग) MS Word में दस्तावेज़ों को भौतिक रूप में प्राप्त करने की प्रक्रिया है। MS Word विभिन्न प्रिंट विकल्प प्रदान करता है जो आपको प्रिंट के परिणाम को नियंत्रित करने, कागज बचाने और पेशेवर परिणाम प्राप्त करने में मदद करते हैं।
Printing केवल "प्रिंट बटन दबाना" से अधिक है। MS Word के उन्नत प्रिंट विकल्प आपको प्रिंट गुणवत्ता को अनुकूलित करने, विशिष्ट पृष्ठों या श्रेणियों को प्रिंट करने, और विभिन्न प्रिंट लेआउट का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। इन विकल्पों का सही उपयोग करके आप समय, कागज और स्याही बचा सकते हैं।
1. प्रिंटिंग का महत्व और मूल सिद्धांत
प्रिंटिंग क्यों महत्वपूर्ण है?
डिजिटल vs प्रिंटेड
- डिजिटल: स्क्रीन पर पढ़ना, संपादन योग्य, सर्च करने योग्य
- प्रिंटेड: भौतिक प्रति, स्थायित्व, हस्ताक्षर के लिए, औपचारिक दस्तावेज़
प्रिंटिंग के उद्देश्य
- आधिकारिक दस्तावेज़ बनाना
- हस्ताक्षर के लिए प्रतियाँ
- आर्काइविंग और रिकॉर्ड रखना
- शारीरिक वितरण
- प्रेजेंटेशन और मीटिंग्स
प्रिंटिंग के मूलभूत सिद्धांत
2. MS Word में प्रिंट करने के विभिन्न तरीके
विधि 1: क्विक प्रिंट (सबसे तेज़)
1 फ़ाइल टैब खोलें: MS Word विंडो के शीर्ष पर बाएँ कोने में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
2 प्रिंट चुनें: बाएँ साइडबार में "Print" चुनें
3 क्विक प्रिंट: दाएँ पैनल में "Print" बटन पर क्लिक करें
4 कीबोर्ड शॉर्टकट: Ctrl+P दबाएँ → "Print" बटन पर क्लिक करें
5 परिणाम: पूरा दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ प्रिंट हो जाएगा
विधि 2: प्रिंट डायलॉग बॉक्स (उन्नत विकल्प)
1 प्रिंट डायलॉग खोलें: Ctrl+P दबाएँ या फ़ाइल → Print
2 प्रिंट प्रिव्यू देखें: दाएँ पैनल में प्रिंट प्रिव्यू देखें
3 विकल्प समायोजित करें:
- प्रिंटर: प्रिंटर चुनें
- सेटिंग्स: प्रिंट रेंज, कॉपीज, आदि
- पेज सेटअप: पेज ओरिएंटेशन, साइज़, मार्जिन
4 प्रिंट करें: "Print" बटन पर क्लिक करें
विधि 3: कीबोर्ड शॉर्टकट्स
| क्रिया | शॉर्टकट | विवरण | उपयोग |
|---|---|---|---|
| प्रिंट डायलॉग खोलें | Ctrl + P | प्रिंट डायलॉग बॉक्स खोलता है | मुख्य प्रिंटिंग विधि |
| प्रिंट प्रिव्यू | Ctrl + F2 | प्रिंट प्रिव्यू विंडो खोलता है | प्रिंट से पहले देखने के लिए |
| पेज सेटअप | Alt + P, S, P | पेज सेटअप डायलॉग खोलता है | मार्जिन, साइज़, ओरिएंटेशन |
| क्विक प्रिंट | Ctrl + P, Enter | डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ तुरंत प्रिंट | तेज़ प्रिंटिंग |
| एक पृष्ठ प्रिव्यू | Alt + P, W, 1 | एक पृष्ठ प्रति स्क्रीन दिखाता है | बड़े पृष्ठ देखने के लिए |
| मल्टीपल पेज प्रिव्यू | Alt + P, W, 2 | एक साथ कई पृष्ठ दिखाता है | लेआउट देखने के लिए |
3. प्रिंट प्रिव्यू और उसका महत्व
प्रिंट प्रिव्यू क्या है?
प्रिंट प्रिव्यू वह सुविधा है जो आपको यह देखने की अनुमति देती है कि आपका दस्तावेज़ प्रिंट होने पर कैसा दिखेगा। यह प्रिंट करने से पहले त्रुटियों को पकड़ने और समायोजन करने का अवसर प्रदान करता है।
प्रिंट प्रिव्यू के बिना
- गलत मार्जिन के कारण टेक्स्ट कट सकता है
- पृष्ठ संख्या गलत स्थान पर हो सकती है
- तस्वीरें या टेबल्स कट सकती हैं
- अनावश्यक रूप से कागज बर्बाद हो सकता है
- पुनः प्रिंटिंग की आवश्यकता हो सकती है
प्रिंट प्रिव्यू के साथ
- प्रिंट से पहले समस्याओं की पहचान
- मार्जिन और लेआउट समायोजित कर सकते हैं
- कागज और स्याही की बचत
- पेशेवर परिणाम सुनिश्चित
- समय और संसाधनों की बचत
प्रिंट प्रिव्यू का उपयोग कैसे करें
1 प्रिंट प्रिव्यू खोलें: फ़ाइल → Print या Ctrl+F2
2 नेविगेट करें: प्रिव्यू विंडो के नीचे बटनों का उपयोग करें:
- Next Page / Previous Page: पृष्ठ बदलें
- Zoom: ज़ूम इन/आउट करें
- One Page / Multiple Pages: प्रदर्शन मोड बदलें
- Page Width: पृष्ठ की चौड़ाई के अनुसार ज़ूम करें
3 जाँच करें: निम्नलिखित बातों की जाँच करें:
- मार्जिन और इंडेंटेशन
- हेडर और फुटर
- पृष्ठ संख्या
- तस्वीरों और टेबल्स का स्थान
- पृष्ठ विभाजन
4 समायोजित करें: यदि आवश्यक हो, तो "Page Setup" पर क्लिक करके समायोजन करें
5 प्रिंट करें: "Print" बटन पर क्लिक करें या बंद करें
4. प्रिंट डायलॉग बॉक्स के विकल्प
प्रिंट डायलॉग बॉक्स के मुख्य भाग
4.1 प्रिंटर चयन
4.2 प्रिंट सेटिंग्स
| विकल्प | विवरण | उपयोग |
|---|---|---|
| Print All Pages | पूरा दस्तावेज़ प्रिंट करता है | पूरे दस्तावेज़ की प्रिंट प्रति |
| Print Selection | केवल चयनित टेक्स्ट प्रिंट करता है | विशिष्ट अनुभाग प्रिंट करने के लिए |
| Print Current Page | केवल वर्तमान पृष्ठ प्रिंट करता है | एकल पृष्ठ प्रिंट करने के लिए |
| Custom Print | विशिष्ट पृष्ठ या श्रेणियाँ प्रिंट करता है | विशिष्ट पृष्ठ संख्याएँ प्रिंट करने के लिए |
| Print on Both Sides | कागज के दोनों ओर प्रिंट करता है | कागज बचाने के लिए |
| Collated / Uncollated | क्रमबद्ध या अक्रमबद्ध प्रिंट | एक से अधिक प्रतियाँ बनाने के लिए |
| Portrait / Landscape | पोर्ट्रेट या लैंडस्केप ओरिएंटेशन | दस्तावेज़ की दिशा |
| A4 / Letter / etc. | कागज का आकार | कागज आकार चुनने के लिए |
| Normal Margins / Custom | मार्जिन सेटिंग्स | पृष्ठ के किनारों से दूरी |
| 1 Page Per Sheet / Multiple | प्रति शीट पृष्ठों की संख्या | बहु-पृष्ठ प्रति शीट प्रिंटिंग |
4.3 पृष्ठ रेंज निर्दिष्ट करना
पृष्ठ रेंज निर्दिष्ट करने के उदाहरण:
- एकल पृष्ठ: 5 (केवल पृष्ठ 5)
- पृष्ठों की श्रेणी: 3-7 (पृष्ठ 3 से 7 तक)
- विशिष्ट पृष्ठ: 1,3,5,7 (केवल विषम पृष्ठ)
- मिश्रित: 1-3,5,7-9 (पृष्ठ 1-3, 5, और 7-9)
- अध्याय पृष्ठ: p3s2-p5s4 (पृष्ठ 3 सेक्शन 2 से पृष्ठ 5 सेक्शन 4)
5. उन्नत प्रिंटिंग विकल्प
5.1 डुप्लेक्स प्रिंटिंग (Duplex Printing)
1 डुप्लेक्स प्रिंटिंग क्या है: कागज के दोनों ओर प्रिंटिंग (दो-तरफा प्रिंटिंग)
2 लाभ:
- कागज की 50% बचत
- दस्तावेज़ का वजन कम
- पेशेवर उपस्थिति
- पर्यावरण अनुकूल
3 सेटिंग्स: प्रिंट डायलॉग → Settings → "Print on Both Sides"
- Flip on Long Edge: पुस्तक की तरह पलटें (पोर्ट्रेट)
- Flip on Short Edge: कैलेंडर की तरह पलटें (लैंडस्केप)
- Manually Print on Both Sides: मैन्युअल रूप से कागज पलटें
5.2 कोलेशन (Collation)
अनकोलेटेड (Uncollated)
3 कॉपीज, 3 पृष्ठ:
प्रिंट आउटपुट:
पृष्ठ 1, पृष्ठ 1, पृष्ठ 1,
पृष्ठ 2, पृष्ठ 2, पृष्ठ 2,
पृष्ठ 3, पृष्ठ 3, पृष्ठ 3
उपयोग: जब आपको अलग-अलग पृष्ठों के स्टैक की आवश्यकता हो
कोलेटेड (Collated)
3 कॉपीज, 3 पृष्ठ:
प्रिंट आउटपुट:
पृष्ठ 1, पृष्ठ 2, पृष्ठ 3,
पृष्ठ 1, पृष्ठ 2, पृष्ठ 3,
पृष्ठ 1, पृष्ठ 2, पृष्ठ 3
उपयोग: जब आपको पूर्ण दस्तावेज़ की एक से अधिक प्रतियाँ चाहिए
5.3 स्केलिंग (Scaling)
5.4 प्रिंट क्या शामिल करें (What to Print)
1 प्रिंट डायलॉग: Ctrl+P
2 सेटिंग्स: "Print All Pages" के तहत "Print All Pages" ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें
3 विकल्प:
- Print All Pages: सब कुछ प्रिंट करें
- Print Selection: केवल चयनित टेक्स्ट
- Print Current Page: केवल वर्तमान पृष्ठ
- Custom Print: विशिष्ट पृष्ठ संख्याएँ
- Print Markup: टिप्पणियाँ और ट्रैक किए गए परिवर्तन
- Print Styles: स्टाइल जानकारी प्रिंट करें
- Document Properties: दस्तावेज़ गुण प्रिंट करें
- List of Markup: टिप्पणियों की सूची
- Document Showing Markup: टिप्पणियों के साथ दस्तावेज़
6. विशेष प्रिंटिंग कार्य
6.1 लिफाफे प्रिंट करना (Printing Envelopes)
1 मेलिंग्स टैब पर जाएँ: MS Word विंडो के शीर्ष पर मेलिंग्स टैब चुनें
2 लिफाफे बटन: Create ग्रुप में "Envelopes" बटन पर क्लिक करें
3 पता दर्ज करें:
- Delivery address: प्राप्तकर्ता का पता
- Return address: वापसी पता (वैकल्पिक)
4 विकल्प सेट करें: "Options" बटन पर क्लिक करें:
- Envelope size: लिफाफे का आकार चुनें
- Font: पते का फॉन्ट
- Printing Options: लिफाफा कैसे फीड करना है
5 प्रिंट करें: "Print" बटन पर क्लिक करें या "Add to Document" चुनें
6.2 लेबल प्रिंट करना (Printing Labels)
1 मेलिंग्स टैब पर जाएँ: MS Word विंडो के शीर्ष पर मेलिंग्स टैब चुनें
2 लेबल बटन: Create ग्रुप में "Labels" बटन पर क्लिक करें
3 पता दर्ज करें: "Address" बॉक्स में पता टाइप करें
4 लेबल विकल्प: "Options" बटन पर क्लिक करें:
- Printer information: पेज प्रिंटर या कंटीनयस-फीड प्रिंटर
- Label vendor: लेबल निर्माता (Avery, 3M, आदि)
- Product number: लेबल का उत्पाद संख्या
5 प्रिंट करें:
- Full page of the same label: एक ही लेबल से भरा पृष्ठ
- Single label: केवल एक लेबल
6.3 बुकलेट प्रिंटिंग (Booklet Printing)
1 पेज सेटअप खोलें: लेआउट टैब → पेज सेटअप ग्रुप → निचले दाएँ कोने में एरो
2 मार्जिन टैब: "Margins" टैब चुनें
3 मल्टीपल पेज: "Multiple pages" ड्रॉपडाउन से "Book fold" चुनें
4 शीट्स प्रति बुकलेट: "Sheets per booklet" चुनें (Auto, 4, 8, 12, 16)
5 गटर बढ़ाएँ: बाइंडिंग के लिए गटर मान बढ़ाएँ
6 प्रिंट करें: प्रिंट करते समय, "Print on Both Sides" चुनें और "Flip on Short Edge"
7. प्रिंटिंग समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| प्रिंटर प्रतिक्रिया नहीं दे रहा | कनेक्शन समस्या, प्रिंटर ऑफ़लाइन, ड्राइवर समस्या | 1. प्रिंटर केबल/वाई-फाई कनेक्शन जाँचें 2. प्रिंटर को ऑनलाइन करें 3. प्रिंटर रीस्टार्ट करें 4. प्रिंटर ड्राइवर रीइंस्टॉल करें |
| प्रिंट आउटपुट धुंधला या फीका है | स्याही/टोनर कम है, प्रिंट हेड गंदा है, गुणवत्ता सेटिंग | 1. स्याही/टोनर स्तर जाँचें 2. प्रिंट हेड साफ़ करें 3. प्रिंट गुणवत्ता "High" सेट करें 4. नए प्रिंट कारतूस का उपयोग करें |
| केवल कुछ पृष्ठ प्रिंट हो रहे हैं | गलत पृष्ठ रेंज, प्रिंट सेटिंग्स, प्रिंटर मेमोरी | 1. प्रिंट डायलॉग में "Print All Pages" चुनें 2. पृष्ठ रेंज सही सेट करें 3. प्रिंटर कतार साफ़ करें 4. प्रिंटर रीस्टार्ट करें |
| टेक्स्ट या छवियाँ कट रही हैं | मार्जिन बहुत संकीर्ण, प्रिंटेबल एरिया से बाहर | 1. पेज सेटअप में मार्जिन बढ़ाएँ 2. प्रिंट प्रिव्यू देखें 3. "Scale to paper size" विकल्प चुनें 4. फ़ॉन्ट साइज़ घटाएँ |
| प्रिंटिंग बहुत धीमी है | उच्च गुणवत्ता सेटिंग, बड़ी फ़ाइल, प्रिंटर मेमोरी कम | 1. प्रिंट गुणवत्ता "Draft" सेट करें 2. कॉम्प्लेक्स फॉर्मेटिंग कम करें 3. प्रिंटर मेमोरी अपग्रेड करें 4. स्पूल सेटिंग्स समायोजित करें |
| रंग गलत प्रिंट हो रहे हैं | कलर कारतूस समस्या, कलर प्रोफाइल, प्रिंटर सेटिंग्स | 1. कलर कारतूस जाँचें 2. प्रिंटर कलिब्रेशन चलाएँ 3. प्रिंटर गुणों में कलर सेटिंग्स जाँचें 4. "Print in grayscale" चेक करें |
| डुप्लेक्स प्रिंटिंग काम नहीं कर रही | प्रिंटर डुप्लेक्स समर्थित नहीं, गलत सेटिंग्स | 1. प्रिंटर मैनुअल जाँचें 2. "Manually Print on Both Sides" चुनें 3. प्रिंटर ड्राइवर अपडेट करें 4. प्रिंट करने के बाद मैन्युअल रूप से कागज पलटें |
8. पीडीएफ प्रिंटिंग और वर्चुअल प्रिंटर
8.1 माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट टू PDF
1 प्रिंट डायलॉग खोलें: Ctrl+P
2 प्रिंटर चुनें: प्रिंटर सूची से "Microsoft Print to PDF" चुनें
3 सेटिंग्स समायोजित करें: सामान्य प्रिंट सेटिंग्स की तरह ही
4 प्रिंट बटन: "Print" बटन पर क्लिक करें
5 PDF सेव करें: "Save Print Output As" डायलॉग में:
- फ़ाइल नाम दर्ज करें
- स्थान चुनें
- "Save" बटन पर क्लिक करें
8.2 PDF प्रिंटिंग के लाभ
9. प्रिंटिंग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
10. प्रिंटिंग शॉर्टकट्स और त्वरित टिप्स
| टिप | विवरण | लाभ |
|---|---|---|
| प्रिंट प्रिव्यू जल्दी देखें | फ़ाइल टैब पर जाएँ, "Print" चुनें, या Ctrl+F2 | तेज़ समीक्षा |
| विशिष्ट पृष्ठ प्रिंट करें | प्रिंट डायलॉग में, "Pages:" बॉक्स में पृष्ठ संख्याएँ दर्ज करें | चयनात्मक प्रिंटिंग |
| ड्राफ्ट मोड का उपयोग करें | प्रिंट डायलॉग → Printer Properties → Quality → Draft | स्याही बचत, तेज़ प्रिंटिंग |
| ग्रेस्केल में प्रिंट करें | प्रिंट डायलॉग → Printer Properties → Color → Grayscale | स्याही बचत, ब्लैक एंड व्हाइट प्रिंट |
| प्रिंट कतार मैनेज करें | कंट्रोल पैनल → Devices and Printers → प्रिंटर पर राइट-क्लिक → See What's Printing | प्रिंट जॉब्स कैंसिल/पॉज करें |
| कस्टम प्रिंट सेटिंग्स सेव करें | प्रिंट डायलॉग में सेटिंग्स समायोजित करें → "Save As" या प्रेसेट बनाएँ | बार-बार उपयोग के लिए |
निष्कर्ष
MS Word में Printing और विभिन्न Print Options दस्तावेज़ों को भौतिक रूप में प्राप्त करने की एक व्यापक और शक्तिशाली प्रक्रिया है। प्रिंटिंग केवल एक बटन दबाने तक सीमित नहीं है - यह एक विज्ञान है जो उचित योजना, सेटअप और निष्पादन की मांग करता है।
प्रिंटिंग के विभिन्न विकल्पों का सही उपयोग करके आप:
- पेशेवर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं: उचित प्रिंट सेटिंग्स आपके दस्तावेज़ों की पेशेवर उपस्थिति को बढ़ाती हैं
- संसाधन बचा सकते हैं: डुप्लेक्स प्रिंटिंग, स्केलिंग और ड्राफ्ट मोड कागज और स्याही की बचत करते हैं
- समय बचा सकते हैं: प्रिंट प्रिव्यू और सही सेटिंग्स पुनः प्रिंटिंग से बचाते हैं
- लचीलेपन का लाभ उठा सकते हैं: विभिन्न प्रिंट विकल्प आपको विभिन्न आवश्यकताओं के अनुरूप प्रिंटिंग की अनुमति देते हैं
- डिजिटल वितरण को अनुकूलित कर सकते हैं: PDF प्रिंटिंग डिजिटल साझाकरण और आर्काइविंग को सक्षम बनाती है
प्रिंटिंग में महारत हासिल करना MS Word के पूर्ण लाभ उठाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। चाहे आप एक साधारण पत्र प्रिंट कर रहे हों या एक जटिल रिपोर्ट, सही प्रिंट सेटिंग्स का ज्ञान आपके परिणामों की गुणवत्ता में काफी सुधार ला सकता है।
याद रखें कि प्रिंटिंग एक दो-चरणीय प्रक्रिया है: पहले, प्रिंट प्रिव्यू के साथ तैयारी और समीक्षा; दूसरा, सही सेटिंग्स के साथ निष्पादन। इस दृष्टिकोण का पालन करके, आप हर बार सटीक और पेशेवर प्रिंट परिणाम सुनिश्चित कर सकते हैं।
प्रिंटिंग विकल्पों के साथ प्रयोग करने से न डरें - MS Word आपको आसानी से सेटिंग्स समायोजित करने और परिणामों की तुलना करने की अनुमति देता है। समय के साथ, आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छी प्रिंट सेटिंग्स का पता लगा लेंगे।