MS Word में हैडर और फुटर के साथ कार्य करना

MS Word में हैडर और फुटर के साथ कार्य करना

MS Word में हैडर और फुटर के साथ कार्य करना - संपूर्ण गाइड

हैडर और फुटर (Headers and Footers) MS Word दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष और नीचे के क्षेत्र होते हैं जहाँ आप दोहराई जाने वाली जानकारी डाल सकते हैं। हैडर पृष्ठ के शीर्ष पर होता है, जबकि फुटर पृष्ठ के नीचे होता है।

हैडर और फुटर आपके दस्तावेज़ को पेशेवर और संगठित बनाते हैं। ये आपको पृष्ठ संख्या, दस्तावेज़ शीर्षक, लेखक का नाम, तिथि, कंपनी लोगो, और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को प्रत्येक पृष्ठ पर स्थिर रूप से प्रदर्शित करने की सुविधा देते हैं।

1. हैडर और फुटर का परिचय और महत्व

हैडर और फुटर क्या हैं?

हैडर (Header)

  • पृष्ठ के शीर्ष भाग में स्थित
  • मुख्य टेक्स्ट क्षेत्र से ऊपर
  • डिफ़ॉल्ट रूप से 0.5 इंच मार्जिन
  • सभी पृष्ठों पर दिखाई देता है (जब तक विशेष सेटिंग न हो)
  • उदाहरण: दस्तावेज़ शीर्षक, अध्याय नाम, लोगो

फुटर (Footer)

  • पृष्ठ के निचले भाग में स्थित
  • मुख्य टेक्स्ट क्षेत्र से नीचे
  • डिफ़ॉल्ट रूप से 0.5 इंच मार्जिन
  • सभी पृष्ठों पर दिखाई देता है (जब तक विशेष सेटिंग न हो)
  • उदाहरण: पृष्ठ संख्या, तिथि, फ़ाइल पथ, कॉपीराइट
व्यवसाय योजना - 2024 | ABC कंपनी लिमिटेड

व्यवसाय योजना का परिचय

यह व्यवसाय योजना ABC कंपनी लिमिटेड के भविष्य की दिशा और रणनीति का वर्णन करती है। इस दस्तावेज़ में कंपनी के उद्देश्य, बाजार विश्लेषण, वित्तीय अनुमान और कार्यान्वयन योजना शामिल है।

व्यवसाय योजना एक गतिशील दस्तावेज़ है जो बाजार की स्थितियों और कंपनी की प्रगति के अनुसार अपडेट की जाती है। यह निवेशकों, प्रबंधन टीम और कर्मचारियों के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करती है।

गोपनीय दस्तावेज़ पृष्ठ 1 31 मार्च, 2024

हैडर और फुटर का महत्व

📋 पेशेवरता

हैडर और फुटर आपके दस्तावेज़ को संरचित और पेशेवर बनाते हैं, जो औपचारिक रिपोर्ट, शोध पत्र और व्यावसायिक दस्तावेज़ों के लिए आवश्यक है।

🔢 नेविगेशन

पृष्ठ संख्या और अध्याय शीर्षक जैसे तत्व पाठकों को दस्तावेज़ में आसानी से नेविगेट करने में मदद करते हैं।

📄 संदर्भ

दस्तावेज़ शीर्षक, लेखक, संस्करण और तिथि जानकारी पाठकों को दस्तावेज़ के संदर्भ को समझने में सहायता करती है।

🏢 ब्रांडिंग

कंपनी लोगो, नाम और संपर्क जानकारी शामिल करके आप अपने दस्तावेज़ों में ब्रांडिंग बढ़ा सकते हैं।

2. हैडर और फुटर डालने के विभिन्न तरीके

विधि 1: रिबन का उपयोग करके (सबसे सामान्य)

1 Insert टैब खोलें: MS Word विंडो के शीर्ष पर Insert टैब पर क्लिक करें

2 हैडर या फुटर चुनें: Header & Footer ग्रुप में "Header" या "Footer" बटन पर क्लिक करें

3 डिज़ाइन चुनें: ड्रॉपडाउन मेनू से एक प्रीसेट डिज़ाइन चुनें या "Edit Header/Footer" चुनें

4 सामग्री जोड़ें: हैडर/फुटर क्षेत्र में टेक्स्ट, चित्र, या अन्य तत्व जोड़ें

5 बंद करें: "Close Header and Footer" बटन पर क्लिक करें या दस्तावेज़ के मुख्य भाग पर डबल-क्लिक करें

विधि 2: डबल-क्लिक विधि (त्वरित)

1 हैडर/फुटर क्षेत्र ढूंढें: दस्तावेज़ के शीर्ष या नीचे के मार्जिन क्षेत्र पर माउस ले जाएँ

2 डबल-क्लिक करें: शीर्ष मार्जिन पर डबल-क्लिक करके हैडर एडिट मोड खोलें या नीचे मार्जिन पर डबल-क्लिक करके फुटर एडिट मोड खोलें

3 संपादित करें: हैडर या फुटर क्षेत्र में सामग्री जोड़ें या संपादित करें

4 बंद करें: दस्तावेज़ के मुख्य भाग पर डबल-क्लिक करें या "Close Header and Footer" बटन पर क्लिक करें

विधि 3: कीबोर्ड शॉर्टकट्स

क्रियाशॉर्टकटविवरणउपयोग
हैडर एडिट मोड Alt+N, H, E हैडर संपादन मोड खोलता है हैडर जल्दी संपादित करने के लिए
फुटर एडिट मोड Alt+N, O, E फुटर संपादन मोड खोलता है फुटर जल्दी संपादित करने के लिए
पृष्ठ संख्या डालें Alt+N, N, U पृष्ठ संख्या डालने का मेनू खोलता है त्वरित पृष्ठ संख्या डालने के लिए
तिथि डालें Alt+N, D, D तिथि डालने का डायलॉग खोलता है वर्तमान तिथि डालने के लिए
हैडर/फुटर बंद करें Esc हैडर/फुटर एडिट मोड से बाहर निकलता है संपादन पूरा करने के लिए

3. हैडर और फुटर टूल्स और विकल्प

📐

Header & Footer Tools डिज़ाइन टैब

हैडर या फुटर संपादित करते समय, एक नया "Design" टैब दिखाई देता है जिसमें विशेष टूल्स होते हैं।

3.1 हैडर और फुटर डिज़ाइन टैब के मुख्य विकल्प

विकल्प समूहविकल्पविवरण और उपयोग
Header & Footer Header, Footer, Page Number हैडर, फुटर और पृष्ठ संख्या के लिए पूर्वनिर्धारित डिज़ाइन
Insert Date & Time, Document Info, Pictures, Quick Parts विशेष तत्व डालें जो स्वचालित रूप से अपडेट हो सकते हैं
Navigation Go to Header, Go to Footer, Previous, Next हैडर और फुटर के बीच नेविगेट करें और विभिन्न सेक्शनों में जाएँ
Options Different First Page, Different Odd & Even Pages, Show Document Text हैडर/फुटर के लिए विशेष सेटिंग्स सक्षम या अक्षम करें
Position Header from Top, Footer from Bottom, Insert Alignment Tab हैडर और फुटर की स्थिति और संरेखण समायोजित करें
Close Close Header and Footer हैडर/फुटर संपादन मोड से बाहर निकलें

3.2 पूर्वनिर्धारित हैडर और फुटर डिज़ाइन

🏢 औपचारिक डिज़ाइन

बिल्ट-इन डिज़ाइन: Austere, Conservative, Filigree

उपयोग: व्यावसायिक रिपोर्ट, शोध पत्र, औपचारिक दस्तावेज़

विशेषताएँ: सरल डिज़ाइन, पेशेवर रूप, कम विशेषताएँ

🎨 रचनात्मक डिज़ाइन

बिल्ट-इन डिज़ाइन: Motion, Integral, Viewmaster

उपयोग: प्रस्तुतियाँ, मार्केटिंग सामग्री, क्रिएटिव प्रोजेक्ट

विशेषताएँ: रंगीन, डिज़ाइन तत्व, ग्राफिक्स

📑 शैक्षणिक डिज़ाइन

बिल्ट-इन डिज़ाइन: Alphabet, Sideline, Tiles

उपयोग: थीसिस, किताबें, शैक्षणिक पेपर

विशेषताएँ: अध्याय नाम, पृष्ठ संख्या, लेखक जानकारी

⚙️ कस्टम डिज़ाइन

बिल्ट-इन डिज़ाइन: Blank, Edit Header/Footer

उपयोग: पूर्ण नियंत्रण, ब्रांडिंग, विशिष्ट आवश्यकताएँ

विशेषताएँ: खाली टेम्पलेट, पूर्ण अनुकूलन

4. पृष्ठ संख्या डालना और प्रारूपित करना

4.1 पृष्ठ संख्या डालने के तरीके

1 Insert टैब पर जाएँ: MS Word विंडो के शीर्ष पर Insert टैब चुनें

2 Page Number बटन: Header & Footer ग्रुप में "Page Number" बटन पर क्लिक करें

3 स्थान चुनें:

  • Top of Page: पृष्ठ के शीर्ष पर (हैडर में)
  • Bottom of Page: पृष्ठ के नीचे (फुटर में)
  • Page Margins: पृष्ठ के मार्जिन में
  • Current Position: वर्तमान कर्सर स्थान पर

4 डिज़ाइन चुनें: उपलब्ध डिज़ाइनों की सूची से एक डिज़ाइन चुनें

5 प्रारूपित करें: यदि आवश्यक हो, तो "Format Page Numbers" पर क्लिक करके पृष्ठ संख्या प्रारूपित करें

4.2 पृष्ठ संख्या प्रारूपित करना

Page Number Format

संख्या प्रारूप

  • 1, 2, 3, ... (डिफ़ॉल्ट)
  • i, ii, iii, ... (लोअरकेस रोमन)
  • I, II, III, ... (अपरकेस रोमन)
  • a, b, c, ... (लोअरकेस अक्षर)
  • A, B, C, ... (अपरकेस अक्षर)
  • अन्य: हिब्रू, अरबी, आदि

अध्याय संख्या शामिल करें

Include chapter number: चेकबॉक्स चुनें

Chapter starts with style: हेडिंग स्टाइल चुनें

Use separator: विभाजक चुनें (हाइफ़न, कोलन, आदि)

उदाहरण: 1-1, 1-2, 2-1, आदि

पृष्ठ संख्या

Continue from previous section: पिछले सेक्शन से जारी रखें

Start at: विशिष्ट संख्या से शुरू करें

उदाहरण: तालिका सूची के लिए रोमन संख्या और मुख्य सामग्री के लिए अरबी संख्या

4.3 विभिन्न पृष्ठ संख्या शैलियाँ

पृष्ठ संख्या शैलियों के उदाहरण:

सरल संख्याएँ

1

Page 1

Page 1 of 50

संयुक्त संख्याएँ

1-1

Chapter 1 - Page 1

Sec. 1.1 | Page 1

विशेष प्रारूप

● 1 ●

– 1 –

| 1 |

तिथि के साथ

1 | March 31, 2024

31/03/2024 | Page 1

Confidential | Page 1

5. विशेष हैडर और फुटर विकल्प

5.1 Different First Page (अलग प्रथम पृष्ठ)

1 उद्देश्य: दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर अलग हैडर/फुटर डिज़ाइन

2 उपयोग: शीर्षक पृष्ठ, कवर पेज, टाइटल पेज

3 सक्षम करना:

  • हैडर या फुटर संपादन मोड में जाएँ
  • Design टैब पर जाएँ
  • Options ग्रुप में "Different First Page" चेकबॉक्स चुनें
  • अब "First Page Header" और "First Page Footer" अलग से संपादित किए जा सकते हैं

4 उदाहरण:

  • प्रथम पृष्ठ: कोई हैडर/फुटर नहीं या केवल शीर्षक
  • अन्य पृष्ठ: पूरा हैडर/फुटर पृष्ठ संख्या के साथ

5.2 Different Odd & Even Pages (विषम और सम पृष्ठ)

1 उद्देश्य: विषम और सम पृष्ठों के लिए अलग-अलग हैडर/फुटर

2 उपयोग: किताबें, थीसिस, बाइंड किए गए दस्तावेज़

3 सक्षम करना:

  • हैडर या फुटर संपादन मोड में जाएँ
  • Design टैब पर जाएँ
  • Options ग्रुप में "Different Odd & Even Pages" चेकबॉक्स चुनें
  • अब "Odd Page Header/Footer" और "Even Page Header/Footer" अलग से संपादित किए जा सकते हैं

4 उदाहरण:

  • विषम पृष्ठ (दायाँ): पृष्ठ संख्या दायीं ओर, अध्याय नाम बायीं ओर
  • सम पृष्ठ (बायाँ): पृष्ठ संख्या बायीं ओर, दस्तावेज़ शीर्षक दायीं ओर

Different First Page

प्रथम पृष्ठ हैडर
केवल दस्तावेज़ शीर्षक

यह दस्तावेज़ का प्रथम पृष्ठ है। यहाँ कोई पृष्ठ संख्या या अन्य जानकारी नहीं है।

First Page Footer - खाली या न्यूनतम

Different Odd & Even Pages

विषम पृष्ठ हैडर
अध्याय नाम		 पृष्ठ 1

यह दस्तावेज़ का विषम पृष्ठ (दायाँ) है। हैडर में बायीं ओर अध्याय नाम और दायीं ओर पृष्ठ संख्या है।

सम पृष्ठ हैडर
दस्तावेज़ शीर्षक		 पृष्ठ 2

5.3 Show Document Text (दस्तावेज़ टेक्स्ट दिखाएँ)

1 उद्देश्य: हैडर/फुटर संपादित करते समय मुख्य दस्तावेज़ टेक्स्ट को फीका या गायब करना

2 डिफ़ॉल्ट सेटिंग: Show Document Text चेक किया हुआ (टेक्स्ट दिखाई देता है)

3 अनचेक करने पर: मुख्य दस्तावेज़ टेक्स्ट गायब हो जाता है, केवल हैडर/फुटर दिखाई देता है

4 उपयोग: जटिल हैडर/फुटर डिज़ाइन पर ध्यान केंद्रित करने के लिए या जब दस्तावेज़ टेक्स्ट विचलित करता हो

5 स्थान: Design टैब → Options ग्रुप → "Show Document Text" चेकबॉक्स

6. हैडर और फुटर में विशेष तत्व डालना

6.1 तिथि और समय डालना

1 हैडर/फुटर संपादन मोड: हैडर या फुटर क्षेत्र में डबल-क्लिक करें

2 Design टैब: Header & Footer Tools डिज़ाइन टैब खुलेगा

3 Date & Time बटन: Insert ग्रुप में "Date & Time" बटन पर क्लिक करें

4 प्रारूप चुनें: उपलब्ध प्रारूपों में से एक चुनें (31 March 2024, 31/03/2024, आदि)

5 स्वचालित अपडेट: "Update automatically" चेकबॉक्स चुनें ताकि तिथि स्वचालित रूप से अपडेट हो

6 OK दबाएँ: चयनित तिथि प्रारूप हैडर/फुटर में डाला जाएगा

6.2 दस्तावेज़ जानकारी डालना

📝 Author (लेखक)

दस्तावेज़ गुणों से लेखक का नाम स्वचालित रूप से डालें

चरण: Design टैब → Insert → Document Info → Author

उपयोग: लेखक क्रेडिट, संपर्क जानकारी

📄 File Name (फ़ाइल नाम)

वर्तमान फ़ाइल नाम स्वचालित रूप से डालें

चरण: Design टैब → Insert → Document Info → File Name

उपयोग: संदर्भ, आर्काइविंग, संस्करण नियंत्रण

🏢 Document Title (दस्तावेज़ शीर्षक)

दस्तावेज़ गुणों से शीर्षक स्वचालित रूप से डालें

चरण: Design टैब → Insert → Document Info → Document Title

उपयोग: पेशेवर प्रदर्शन, ब्रांडिंग

📍 File Path (फ़ाइल पथ)

फ़ाइल का पूरा पथ स्वचालित रूप से डालें

चरण: Design टैब → Insert → Document Info → File Path

उपयोग: आंतरिक संदर्भ, नेटवर्क स्थान

6.3 चित्र और ग्राफिक्स डालना

1 हैडर/फुटर संपादन मोड: हैडर या फुटर क्षेत्र में डबल-क्लिक करें

2 चित्र डालें:

  • लोगो या चित्र: Design टैब → Insert → Pictures → चित्र चुनें
  • आइकन या क्लिप आर्ट: Insert टैब → Icons या Online Pictures
  • स्वरूपित करें: चित्र का आकार, स्थिति, और टेक्स्ट रैप समायोजित करें

3 आकार समायोजित करें: छोटे लोगो के लिए चित्र का आकार कम करें (आमतौर पर 0.5-1 इंच ऊँचाई)

4 स्थिति समायोजित करें:

  • बायीं ओर संरेखित: लोगो या कंपनी नाम
  • दायीं ओर संरेखित: संपर्क जानकारी या तिथि
  • केंद्र संरेखित: दस्तावेज़ शीर्षक या पृष्ठ संख्या

5 Watermark के रूप में: पृष्ठ की पृष्ठभूमि में फीका चित्र डालने के लिए Design टैब → Watermark

7. सेक्शन ब्रेक और हैडर/फुटर प्रबंधन

7.1 सेक्शन ब्रेक क्या हैं?

सेक्शन ब्रेक (Section Breaks) दस्तावेज़ को अलग-अलग भागों में विभाजित करते हैं, जिनमें से प्रत्येक में अलग-अलग पेज लेआउट, हैडर, फुटर और पृष्ठ संख्या सेटिंग्स हो सकती हैं।

सेक्शन ब्रेक प्रकारविवरणहैडर/फुटर उपयोग
Next Page नया सेक्शन अगले पृष्ठ से शुरू होता है अध्याय, मुख्य भाग, परिशिष्ट
Continuous नया सेक्शन उसी पृष्ठ पर शुरू होता है स्तंभ परिवर्तन, हैडर/फुटर परिवर्तन
Even Page नया सेक्शन अगले सम पृष्ठ पर शुरू होता है किताबें, थीसिस, बाइंड किए गए दस्तावेज़
Odd Page नया सेक्शन अगले विषम पृष्ठ पर शुरू होता है किताबें, थीसिस, बाइंड किए गए दस्तावेज़

7.2 सेक्शन ब्रेक के साथ हैडर/फुटर प्रबंधन

1 सेक्शन ब्रेक डालें: Layout टैब → Breaks → सेक्शन ब्रेक प्रकार चुनें

2 हैडर/फुटर संपादित करें: दूसरे सेक्शन के हैडर/फुटर पर डबल-क्लिक करें

3 लिंक टू प्रीवियस: Design टैब → Navigation ग्रुप में "Link to Previous" बटन पर ध्यान दें

  • सक्रिय (हल्का नारंगी): इस सेक्शन का हैडर/फुटर पिछले सेक्शन से जुड़ा हुआ है
  • निष्क्रिय: इस सेक्शन का हैडर/फुटर पिछले सेक्शन से स्वतंत्र है

4 लिंक तोड़ें: यदि आप अलग हैडर/फुटर चाहते हैं, तो "Link to Previous" बटन पर क्लिक करके लिंक तोड़ें

5 अलग सामग्री जोड़ें: अब आप इस सेक्शन के लिए अलग हैडर/फुटर सामग्री जोड़ सकते हैं

7.3 बहु-सेक्शन दस्तावेज़ उदाहरण

थीसिस या रिपोर्ट संरचना:

सेक्शन 1: शीर्षक पृष्ठ

हैडर/फुटर: कोई नहीं या केवल शीर्षक

पृष्ठ संख्या: कोई नहीं या रोमन (i, ii, iii)

सेक्शन ब्रेक: Next Page

सेक्शन 2: टेबल ऑफ कंटेंट्स

हैडर/फुटर: "Table of Contents" शीर्षक

पृष्ठ संख्या: रोमन संख्या जारी

सेक्शन ब्रेक: Next Page

सेक्शन 3: मुख्य सामग्री

हैडर/फुटर: अध्याय नाम, दस्तावेज़ शीर्षक

पृष्ठ संख्या: अरबी संख्या (1, 2, 3)

विशेषता: Different Odd & Even Pages

सेक्शन 4: संदर्भ/परिशिष्ट

हैडर/फुटर: "References" या "Appendix" शीर्षक

पृष्ठ संख्या: अरबी संख्या जारी

विशेषता: Different First Page

8. हैडर और फुटर हटाना और समस्याएँ समाधान

8.1 हैडर या फुटर हटाना

1 हैडर हटाना: Insert टैब → Header → Remove Header

2 फुटर हटाना: Insert टैब → Footer → Remove Footer

3 विशिष्ट सेक्शन से हटाना:

  • उस सेक्शन के हैडर/फुटर पर डबल-क्लिक करें
  • सभी सामग्री चुनें (Ctrl+A)
  • Delete या Backspace दबाएँ
  • "Close Header and Footer" पर क्लिक करें

4 सभी सेक्शन से हटाना:

  • पहले सेक्शन के हैडर/फुटर पर डबल-क्लिक करें
  • Design टैब → Header/Footer → Remove Header/Remove Footer
  • यह सभी सेक्शन से हटा देगा यदि वे लिंक किए हुए हैं

8.2 सामान्य समस्याएँ और समाधान

समस्यासंभावित कारणसमाधान
हैडर/फुटर कुछ पृष्ठों पर गायब है Different First Page या Different Odd & Even Pages सक्षम है 1. हैडर/फुटर संपादन मोड में जाएँ
2. Design टैब → Options ग्रुप जाँचें
3. विकल्पों को आवश्यकतानुसार समायोजित करें
4. "Link to Previous" जाँचें
पृष्ठ संख्या गलत शुरू हो रही है पृष्ठ संख्या प्रारूप सेटिंग्स, सेक्शन ब्रेक 1. पृष्ठ संख्या पर डबल-क्लिक करें
2. Design टैब → Page Number → Format Page Numbers
3. "Start at" विकल्प समायोजित करें
4. सेक्शन ब्रेक जाँचें और लिंक तोड़ें
हैडर/फुटर संपादित नहीं हो रहा दस्तावेज़ सुरक्षित है, रेस्ट्रिक्टेड एडिटिंग 1. Review टैब → Restrict Editing पैनल जाँचें
2. "Stop Protection" पर क्लिक करें
3. फ़ाइल → Info → Protect Document जाँचें
4. दस्तावेज़ पासवर्ड के बिना सेव करें
हैडर/फुटर टेक्स्ट कट रहा है मार्जिन बहुत संकीर्ण, हैडर/फुटर मार्जिन गलत 1. Layout टैब → Margins जाँचें
2. हैडर/फुटर संपादन मोड में जाएँ
3. Design टैब → Position ग्रुप में Header from Top/Footer from Bottom समायोजित करें
4. टेक्स्ट साइज़ कम करें
सेक्शन में हैडर/फुटर नहीं बदल रहा "Link to Previous" सक्रिय है 1. उस सेक्शन के हैडर/फुटर पर डबल-क्लिक करें
2. Design टैब → Navigation ग्रुप में "Link to Previous" बटन निष्क्रिय करें
3. अब हैडर/फुटर अलग से संपादित करें
पृष्ठ संख्या डबल दिख रही है मैन्युअल पृष्ठ संख्या और स्वचालित दोनों डाली गई हैं 1. हैडर/फुटर संपादन मोड में जाएँ
2. मैन्युअल टेक्स्ट (जैसे "Page 1") चुनें और डिलीट करें
3. सुनिश्चित करें कि केवल एक पृष्ठ संख्या फ़ील्ड है
4. Design टैब → Page Number से सही स्थान चुनें

9. हैडर और फुटर के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

📏 1. संगतता बनाए रखें

पूरे दस्तावेज़ में हैडर और फुटर की शैली, फ़ॉन्ट और रंग संगत रखें। विभिन्न सेक्शनों में थोड़ा भिन्नता हो सकती है, लेकिन समग्र डिज़ाइन संगत रहना चाहिए।

👁️ 2. पठनीयता पर ध्यान दें

हैडर और फुटर में टेक्स्ट आकार मुख्य सामग्री से छोटा होना चाहिए (आमतौर पर 1-2 पॉइंट छोटा)। बहुत अधिक जानकारी या बहुत बड़ा टेक्स्ट विचलित कर सकता है।

🎯 3. प्रासंगिक जानकारी शामिल करें

केवल उसी जानकारी को शामिल करें जो पाठक के लिए उपयोगी हो - दस्तावेज़ शीर्षक, पृष्ठ संख्या, तिथि, लेखक, और संस्करण जानकारी सबसे सामान्य और उपयोगी हैं।

🔄 4. सेक्शन ब्रेक का उचित उपयोग

लंबे दस्तावेज़ों में, अध्याय या भागों के बीच सेक्शन ब्रेक का उपयोग करें ताकि प्रत्येक भाग के लिए उपयुक्त हैडर/फुटर सेट किया जा सके।

🔍 5. प्रिंट प्रिव्यू जाँचें

दस्तावेज़ प्रिंट करने से पहले, प्रिंट प्रिव्यू का उपयोग करके जाँचें कि हैडर और फुटर सही ढंग से दिख रहे हैं और कटे हुए नहीं हैं।

💾 6. टेम्पलेट बनाएँ

यदि आप समान शैली के कई दस्तावेज़ बनाते हैं, तो हैडर और फुटर के साथ एक टेम्पलेट बनाएँ और उसे भविष्य के उपयोग के लिए सेव करें।

10. उन्नत हैडर और फुटर तकनीकें

10.1 फ़ील्ड कोड का उपयोग करना

1 फ़ील्ड कोड क्या है: स्वचालित रूप से अपडेट होने वाली जानकारी के लिए MS Word की विशेष सुविधा

2 फ़ील्ड डालना: हैडर/फुटर संपादन मोड में, Insert टैब → Quick Parts → Field

3 उपयोगी फ़ील्ड:

  • NumPages: दस्तावेज़ में कुल पृष्ठों की संख्या
  • Page: वर्तमान पृष्ठ संख्या
  • SectionPages: वर्तमान सेक्शन में कुल पृष्ठ
  • FileName: फ़ाइल का नाम (पथ के साथ या बिना)
  • CreateDate: दस्तावेज़ बनाने की तिथि
  • SaveDate: दस्तावेज़ अंतिम बार सेव करने की तिथि
  • Author: लेखक का नाम (दस्तावेज़ गुणों से)

4 उदाहरण: "Page { PAGE } of { NUMPAGES }" डालने के लिए: Page → फ़ील्ड → Page, फिर " of " टाइप करें, फिर फ़ील्ड → NumPages

10.2 हाइपरलिंक्स और बुकमार्क्स

1 हाइपरलिंक्स डालना: हैडर/फुटर में टेक्स्ट चुनें → Insert टैब → Links → Hyperlink

2 उपयोग:

  • वेबसाइट URL
  • ईमेल पता (mailto: लिंक)
  • दस्तावेज़ के भीतर स्थान (बुकमार्क)
  • अन्य दस्तावेज़ या फ़ाइलें

3 बुकमार्क्स: दस्तावेज़ में किसी स्थान को चिह्नित करें → हैडर/फुटर में उससे लिंक करें

4 लाभ: इंटरैक्टिव PDF बनाना, नेविगेशन सुविधा बढ़ाना

10.3 शब्द गणना और अन्य सांख्यिकी

हैडर/फुटर में दस्तावेज़ सांख्यिकी डालना:

आप हैडर या फुटर में दस्तावेज़ की सांख्यिकी (शब्द गणना, अक्षर गणना, आदि) स्वचालित रूप से डाल सकते हैं:

1 फ़ील्ड डायलॉग खोलें: हैडर/फुटर संपादन मोड में, Insert टैब → Quick Parts → Field

2 श्रेणी चुनें: "Document Information" चुनें

3 फ़ील्ड नाम चुनें:

  • NumWords: दस्तावेज़ में कुल शब्दों की संख्या
  • NumChars: दस्तावेज़ में कुल अक्षरों की संख्या (रिक्त स्थान सहित)
  • NumChars: दस्तावेज़ में कुल अक्षरों की संख्या (रिक्त स्थान के बिना)
  • NumPages: दस्तावेज़ में कुल पृष्ठों की संख्या

4 प्रारूप चुनें: उपयुक्त प्रारूप चुनें

5 उदाहरण: "शब्द: { NUMWORDS } | पृष्ठ: { PAGE }/{ NUMPAGES }"

निष्कर्ष

MS Word में हैडर और फुटर के साथ कार्य करना दस्तावेज़ों को पेशेवर, संगठित और उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाने की एक आवश्यक कौशल है। हैडर और फुटर न केवल दस्तावेज़ की उपस्थिति को बेहतर बनाते हैं बल्कि पाठकों के लिए नेविगेशन और संदर्भ भी प्रदान करते हैं।

हैडर और फुटर का प्रभावी उपयोग करके आप:

  • पेशेवर दस्तावेज़ बना सकते हैं: उचित हैडर और फुटर आपके दस्तावेज़ों को औपचारिक और पेशेवर बनाते हैं
  • दस्तावेज़ नेविगेशन सुविधाजनक बना सकते हैं: पृष्ठ संख्या, अध्याय शीर्षक और अन्य जानकारी पाठकों को दस्तावेज़ में आसानी से नेविगेट करने में मदद करती है
  • ब्रांडिंग और पहचान बढ़ा सकते हैं: कंपनी लोगो, नाम और संपर्क जानकारी शामिल करके अपने दस्तावेज़ों में ब्रांडिंग जोड़ सकते हैं
  • दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार कर सकते हैं: फ़ाइल नाम, संस्करण, तिथि और लेखक जानकारी दस्तावेज़ ट्रैकिंग और आर्काइविंग को आसान बनाती है
  • समय बचा सकते हैं: स्वचालित फ़ील्ड्स और टेम्पलेट्स का उपयोग करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं

हैडर और फुटर में महारत हासिल करना MS Word के पूर्ण लाभ उठाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। चाहे आप एक साधारण पत्र बना रहे हों या एक जटिल रिपोर्ट, सही हैडर और फुटर सेटिंग्स आपके दस्तावेज़ों की गुणवत्ता और उपयोगिता में काफी सुधार ला सकती हैं।

याद रखें कि हैडर और फुटर दस्तावेज़ के सहायक तत्व हैं - उन्हें मुख्य सामग्री से अधिक ध्यान आकर्षित नहीं करना चाहिए। संतुलन, संगतता और प्रासंगिकता सफल हैडर और फुटर डिज़ाइन की कुंजी हैं।

हैडर और फुटर विकल्पों के साथ प्रयोग करने से न डरें - MS Word आपको आसानी से सेटिंग्स समायोजित करने और परिणामों की तुलना करने की अनुमति देता है। समय के साथ, आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छी हैडर और फुटर शैलियाँ और विकल्प ढूंढ लेंगे।

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