MS PowerPoint : हैंडआउट मास्टर
हैंडआउट मास्टर का परिचय और उद्देश्य
हैंडआउट मास्टर MS PowerPoint का एक विशेष और अक्सर अनदेखा किया जाने वाला टूल है, जिसे प्रेजेंटेशन के प्रिंटेड संस्करणों को डिज़ाइन करने के लिए बनाया गया है। जब आप अपनी स्लाइड्स को हैंडआउट के रूप में प्रिंट करते हैं - यानी एक पेज पर 2, 3, 4, 6 या 9 स्लाइड्स - तो उस प्रिंटआउट की डिज़ाइन, लेआउट और फॉर्मेटिंग पूरी तरह से हैंडआउट मास्टर द्वारा नियंत्रित होती है। यह स्लाइड मास्टर का प्रिंट-विशिष्ट सहयोगी है।
हैंडआउट मास्टर (Handout Master): यह PowerPoint का एक विशेष व्यू मोड है जो उन पृष्ठों के डिज़ाइन को संशोधित करने की अनुमति देता है जो तब उत्पन्न होते हैं जब आप 'Handouts' के रूप में प्रिंट करते हैं। इसमें पेज लेआउट, हेडर-फूटर सामग्री, पृष्ठभूमि, और प्रति पृष्ठ स्लाइड्स की संख्या और स्थिति जैसे तत्वों का प्रबंधन शामिल है। इसका उपयोग हैंडआउट्स को एक पेशेवर और सुसंगत रूप देने के लिए किया जाता है।
हैंडआउट मास्टर का मुख्य उद्देश्य है ऑडियंस के लिए प्रिंटेड सामग्री को अनुकूलित और व्यवस्थित करना। जबकि स्लाइड मास्टर स्क्रीन पर दिखने वाली स्लाइड्स को नियंत्रित करता है, हैंडआउट मास्टर उन्हीं स्लाइड्स के कागज पर छपने वाले संस्करण को नियंत्रित करता है। इसका उपयोग करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके दर्शकों को मिलने वाले प्रिंटआउट पर आपकी कंपनी का लोगो, संपर्क विवरण, या कॉपीराइट नोटिस जैसी आवश्यक जानकारी मौजूद हो। यह प्रेजेंटेशन की ब्रांडिंग को बढ़ाता है और प्रिंटेड सामग्री को अधिक उपयोगी बनाता है।
हैंडआउट मास्टर में किए गए परिवर्तन केवल तभी दिखाई देते हैं जब आप हैंडआउट्स के रूप में प्रिंट करते हैं या 'Print Preview' देखते हैं। ये परिवर्तन आपकी मुख्य स्लाइड्स या स्लाइड मास्टर को प्रभावित नहीं करते हैं। यह एक पूर्णतः अलग डिज़ाइन परत है।
हैंडआउट मास्टर व्यू तक पहुँचना और उसकी संरचना
हैंडआउट मास्टर में जाने की प्रक्रिया बहुत सीधी है। आपको PowerPoint के रिबन में 'View' टैब पर जाना है और वहाँ 'Master Views' समूह में 'Handout Master' बटन पर क्लिक करना है। जैसे ही आप ऐसा करते हैं, आपकी स्क्रीन बदल जाती है और एक नया 'Handout Master' टैब दिखाई देता है, जो आपको सभी प्रासंगिक कमांड प्रदान करता है। यहाँ आपको एक बड़ा पेज लेआउट दिखाई देगा जो हैंडआउट प्रिंट पेज का प्रतिनिधित्व करता है।
इस व्यू की संरचना को समझना महत्वपूर्ण है। मुख्य कार्य क्षेत्र में आपको प्लेसहोल्डर बॉक्स दिखाई देंगे जो हैंडआउट पेज के अलग-अलग हिस्सों को दर्शाते हैं। इनमें शामिल हैं: 'Header' (शीर्ष लेख) बॉक्स पेज के सबसे ऊपर, 'Footer' (पाद लेख) बॉक्स सबसे नीचे, 'Date' (दिनांक) बॉक्स, और 'Page Number' (पृष्ठ संख्या) बॉक्स। इन चारों बॉक्स को आप स्थानांतरित कर सकते हैं, उनका आकार बदल सकते हैं, या उन्हें हटा भी सकते हैं।
"हैंडआउट्स आपके प्रेजेंटेशन का टेकअवे है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया हैंडआउट मास्टर यह सुनिश्चित करता है कि यह टेकअवे साफ, संगठित और यादगार हो।"
- कम्युनिकेशन ट्रेनर
सबसे महत्वपूर्ण तत्व हैं स्लाइड प्लेसहोल्डर्स - ये वे धराशायी-रेखा वाले बॉक्स होते हैं जो दिखाते हैं कि प्रति पेज कितनी स्लाइड्स और कहाँ रखी जाएंगी। हैंडआउट मास्टर टैब पर, आप 'Slides Per Page' विकल्प देखेंगे। यहाँ आप 1, 2, 3, 4, 6, या 9 स्लाइड्स प्रति पेज का लेआउट चुन सकते हैं। जैसे ही आप इन विकल्पों को बदलते हैं, मुख्य कार्यक्षेत्र में स्लाइड प्लेसहोल्डर्स की संख्या और उनकी व्यवस्था अपने-आप बदल जाती है। ध्यान रहे, आप इन स्लाइड प्लेसहोल्डर्स को हटा या स्थानांतरित नहीं कर सकते; आप केवल उनके चारों ओर के पेज के अन्य तत्वों को एडजस्ट कर सकते हैं।
| हैंडआउट मास्टर का तत्व | स्थान | कार्य एवं अनुकूलन |
|---|---|---|
| हेडर (Header) प्लेसहोल्डर | पृष्ठ का शीर्ष भाग | प्रत्येक हैंडआउट पेज के ऊपर दिखाई देने वाला टेक्स्ट (जैसे प्रेजेंटेशन का शीर्षक)। |
| फूटर (Footer) प्लेसहोल्डर | पृष्ठ का निचला भाग | प्रत्येक पेज के नीचे दिखाई देने वाला टेक्स्ट (जैसे कंपनी का नाम या कॉन्फिडेंशियल नोट)। |
| दिनांक (Date) प्लेसहोल्डर | आमतौर पर शीर्ष/निचले कोने में | स्वचालित या निश्चित दिनांक दिखा सकता है। |
| पेज नंबर (Page Number) प्लेसहोल्डर | आमतौर पर शीर्ष/निचले कोने में | हैंडआउट के प्रत्येक पेज की संख्या दिखाता है। |
| स्लाइड प्लेसहोल्डर्स | पृष्ठ का मध्य भाग | ये धराशायी बॉक्स दिखाते हैं कि स्लाइड्स कहाँ प्रिंट होंगी। इन्हें मूव या डिलीट नहीं किया जा सकता। |
| पृष्ठभूमि (Background) | पूरे पृष्ठ के पीछे | रंग, ग्रेडिएंट या हल्की छवि जोड़ी जा सकती है। |
हैंडआउट मास्टर को अनुकूलित करना: व्यावहारिक चरण
हैंडआउट मास्टर को व्यावहारिक रूप से अनुकूलित करने के लिए कई सरल चरण हैं। पहला काम है हेडर और फूटर की सामग्री जोड़ना। हेडर प्लेसहोल्डर पर डबल-क्लिक करें और वहाँ अपना टेक्स्ट टाइप करें, जैसे प्रेजेंटेशन का शीर्षक या इवेंट का नाम। फूटर में आप अपना वेबसाइट पता या प्रेजेंटर का नाम डाल सकते हैं। आप 'Handout Master' टैब के 'Placeholders' ग्रुप में जाकर इन चारों प्लेसहोल्डर्स (Header, Footer, Date, Page Number) को चेक या अनचेक करके दिखा या छुपा भी सकते हैं।
दूसरा महत्वपूर्ण काम है पृष्ठभूमि को संशोधित करना। 'Background' ग्रुप में जाकर आप 'Background Styles' चुन सकते हैं। चूँकि हैंडआउट्स प्रिंट होने हैं, इसलिए हल्के रंगों और सूक्ष्म बनावटों का चयन करना बेहतर होता है ताकि स्याही की खपत कम हो और मुख्य स्लाइड सामग्री आसानी से पढ़ी जा सके। आप 'Format Background' विकल्प से कस्टम रंग या ग्रेडिएंट भी लगा सकते हैं।
हैंडआउट्स पर स्लाइड नंबर और दिनांक जोड़ने की प्रक्रिया: 1. View Tab > Handout Master पर क्लिक करें। 2. 'Placeholders' ग्रुप में, 'Date' और 'Page Number' बॉक्स चेक करें (अगर पहले से नहीं हैं)। 3. मुख्य क्षेत्र में, 'Date' प्लेसहोल्डर पर क्लिक करके उसे अपनी पसंद के कोने में खींचें। 4. उसी तरह 'Page Number' प्लेसहोल्डर को स्थान दें। 5. 'Date' प्लेसहोल्डर को चुनकर, 'Handout Master' टैब के 'Insert' ग्रुप में 'Date & Time' पर क्लिक करें। 6. एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इच्छित दिनांक प्रारूप चुनें और 'OK' दबाएँ। 7. 'Close Master View' क्लिक करें। अब Print Preview में जाकर देखें।
'Handout Orientation' और 'Slide Orientation' सेट करना एक और उपयोगी कार्य है। डिफ़ॉल्ट रूप से, स्लाइड्स और पेज दोनों पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन में होते हैं। लेकिन अगर आपकी स्लाइड्स लैंडस्केप हैं (जो अधिकतर होती हैं) और आप उन्हें पोर्ट्रेट पेज पर प्रिंट कर रहे हैं, तो स्लाइड्स छोटी और किनारों पर खाली जगह दिखाई दे सकती है। इसे ठीक करने के लिए, आप 'Slide Orientation' को 'Landscape' कर सकते हैं, हालाँकि यह विकल्प केवल कुछ 'Slides Per Page' लेआउट्स के साथ ही उपलब्ध होता है। 'Page Setup' बटन से आप पेज साइज (A4, Letter, आदि) भी बदल सकते हैं।
उन्नत अनुकूलन और लेआउट विकल्प
हैंडआउट मास्टर की उन्नत संभावनाओं का पता लगाना प्रेजेंटेशन की गुणवत्ता को और बढ़ा सकता है। एक उन्नत तकनीक है कस्टम पृष्ठ मार्जिन और स्पेसिंग सेट करना। हालाँकि स्लाइड प्लेसहोल्डर्स को सीधे मूव नहीं किया जा सकता, लेकिन आप हेडर, फूटर, दिनांक और पेज नंबर बॉक्स को खिसकाकर स्लाइड्स के लिए अधिक या कम जगह बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि स्लाइड्स ज्यादा बड़ी दिखें, तो हेडर और फूटर के बॉक्स को पेज के किनारे की तरफ ले जाएँ ताकि बीच का हिस्सा बड़ा हो जाए।
दूसरी तकनीक है प्रति पृष्ठ स्लाइड्स की संख्या के अनुसार अलग-अलग सेटअप तैयार करना। याद रखें, हैंडआउट मास्टर में आप जो भी 'Slides Per Page' विकल्प चुनते हैं, उसी के अनुसार लेआउट दिखाई देता है। इसका मतलब है कि अगर आप 3 स्लाइड्स प्रति पेज के लिए हेडर सेट करते हैं, और फिर 6 स्लाइड्स प्रति पेज पर स्विच करते हैं, तो हेडर वही रहेगा। आपको हर एक लेआउट (2, 3, 6 स्लाइड्स वगैरह) के लिए अलग से हेडर/फूटर की पोजीशन चेक करनी चाहिए क्योंकि स्लाइड प्लेसहोल्डर्स के साथ उनकी जगह टकरा न रही हो।
हैंडआउट मास्टर में 'Slides Per Page' के विकल्प में '3 Slides' सबसे ज्यादा लोकप्रिय है क्योंकि इस लेआउट में स्लाइड्स के दाईं ओर नोट्स लिखने के लिए रेखांकित जगह स्वचालित रूप से बन जाती है। यदि आप चाहते हैं कि आपके दर्शक प्रेजेंटेशन के दौरान नोट्स लिख सकें, तो इसी लेआउट का चयन करने की सलाह दी जाती है।
अतिरिक्त ग्राफिक तत्व जोड़ना भी संभव है। चूँकि हैंडआउट मास्टर एक मास्टर व्यू है, आप यहाँ 'Insert' टैब का उपयोग करके आकृतियाँ (Shapes), चित्र (Pictures), या टेक्स्ट बॉक्स जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप पेज के पीछे हल्के रंग में एक वाटरमार्क लोगो डाल सकते हैं। बस यह ध्यान रखें कि ये तत्व हर हैंडआउट पेज पर दोहराए जाएँगे और स्लाइड्स की सामग्री को ढकने या धुंधला करने न पाएँ। सभी ग्राफिक्स को बहुत हल्का रखें ताकि प्रिंट होने पर वे मुख्य सामग्री से ध्यान न भटकाएँ।
सामान्य समस्याएँ और उनका निवारण
हैंडआउट मास्टर के साथ काम करते समय कुछ सामान्य अवरोध आ सकते हैं। सबसे आम समस्या है कि हेडर या फूटर का टेक्स्ट प्रिंट होने पर दिखाई नहीं दे रहा। इसके लिए पहले यह जाँचें कि क्या आपने 'Handout Master' व्यू में 'Placeholders' ग्रुप से संबंधित बॉक्स को चेक किया है। दूसरा, 'Print' डायलॉग बॉक्स खोलें और 'Settings' के नीचे 'Print Comments and Ink Markup' जैसे कोई गलत विकल्प तो सिलेक्ट नहीं है; हैंडआउट प्रिंट करने के लिए यह 'Handouts' होना चाहिए। तीसरा, प्रिंटर की अपनी सेटिंग्स चेक करें जहाँ कभी-कभी मार्जिन बहुत ज्यादा सेट होने के कारण हेडर/फूटर कट जाते हैं।
एक अन्य समस्या है स्लाइड्स का आकार या गुणवत्ता प्रिंट में खराब दिखना। जब आप एक पेज पर 6 या 9 स्लाइड्स प्रिंट करते हैं, तो स्वाभाविक रूप से हर स्लाइड का आकार छोटा हो जाता है और उसकी डिटेल पढ़ना मुश्किल हो सकता है। यह हैंडआउट मास्टर की सीमा नहीं, बल्कि भौतिक सीमा है। समाधान यह है कि जटिल चार्ट या छोटे टेक्स्ट वाली स्लाइड्स को हैंडआउट में शामिल न करें, या फिर हैंडआउट के लिए स्लाइड्स की संख्या कम (जैसे 2 या 3 प्रति पेज) चुनें। इसके अलावा, 'High Quality' प्रिंटिंग विकल्प चुनने से थोड़ा सुधार हो सकता है।
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| प्रिंटआउट में पेज नंबर 1 से शुरू नहीं हो रहे। | प्रेजेंटेशन के 'Slide Number' सेटिंग्स गलत हैं। | 'Design' टैब > 'Slide Size' > 'Customize Slide Size' > 'Number slides from:' को 1 पर सेट करें। |
| 3-स्लाइड प्रति पेज लेआउट में नोट्स लाइन्स नहीं दिख रहीं। | यह एक स्वचालित फीचर है; हो सकता है स्लाइड कंटेंट उस जगह को ढक रहा हो। | हैंडआउट मास्टर में 3-स्लाइड लेआउट चुनकर देखें। नोट्स लाइन्स धराशायी होती हैं और केवल प्रिंट पर ही साफ दिखती हैं। |
| हैंडआउट में स्लाइड्स का रंग बदल गया है। | प्रिंट ग्रेस्केल या ब्लैक एंड व्हाइट मोड में सेट है। | Print डायलॉग बॉक्स में, 'Color' विकल्प चुनें (आमतौर पर 'Settings' के नीचे 'Color' या 'Grayscale' का ड्रॉपडाउन होता है)। |
| कस्टम बैकग्राउंड प्रिंट नहीं हो रहा। | प्रिंटर सेटिंग्स में 'Background Graphics' प्रिंट करना डिसेबल है। | Print डायलॉग बॉक्स में, 'Settings' के नीचे दिए गए विकल्पों में 'Print Background Colors and Graphics' चेकबॉक्स ढूंढें और उसे चेक करें। |
कभी-कभी यूजर्स को यह शिकायत होती है कि हैंडआउट मास्टर में बदलाव सभी हैंडआउट लेआउट्स पर लागू नहीं हो रहे। जैसा कि पहले बताया गया है, हैंडआउट मास्टर प्रति पेज स्लाइड्स की संख्या के हिसाब से अलग-अलग व्यू नहीं देता, बल्कि एक ही मास्टर पेज है जिसकी स्लाइड व्यवस्था बदलती है। इसलिए, हेडर, फूटर, बैकग्राउंड जैसे तत्व सभी के लिए समान रहेंगे। अगर आप चाहते हैं कि 2-स्लाइड हैंडआउट का हेडर अलग हो और 6-स्लाइड का अलग, तो यह सीधे-सीधे संभव नहीं है। एक वर्कअराउंड यह है कि आप दो अलग-अलग प्रेजेंटेशन फाइलें बनाएँ, प्रत्येक के लिए अलग हैंडआउट मास्टर सेटअप करें, और फिर अलग-अलग प्रिंट करें।
निष्कर्ष और सर्वोत्तम अभ्यास
हैंडआउट मास्टर प्रेजेंटेशन के प्रिंटेड पहलू को परिपूर्ण बनाने का एक उत्कृष्ट साधन है। यह आपको यह नियंत्रण देता है कि आपके दर्शक आपकी स्लाइड्स की भौतिक प्रतिलिपि कैसे प्राप्त करेंगे। एक पेशेवर रूप से डिज़ाइन किया गया हैंडआउट प्रेजेंटेशन के प्रभाव को लंबे समय तक बनाए रखता है और दर्शकों के लिए एक मूल्यवान संदर्भ सामग्री बन जाता है।
हैंडआउट मास्टर के साथ काम करते समय इन सर्वोत्तम अभ्यासों का पालन अवश्य करें:
- प्रिंट प्रिव्यू हमेशा देखें: हैंडआउट मास्टर में कोई भी बदलाव करने के बाद, 'File' > 'Print' पर जाकर प्रिव्यू ज़रूर देखें। यह आपको वही दृश्य दिखाएगा जो प्रिंटर के पेज पर आएगा।
- सादगी बनाए रखें: हैंडआउट्स का उद्देश्य संदर्भ देना है, न कि डिज़ाइन प्रदर्शित करना। अतिरिक्त ग्राफिक्स, गहरे बैकग्राउंड या जटिल फॉन्ट्स का प्रयोग न करें जो पढ़ने में बाधा डालें या स्याही बर्बाद करें।
- परीक्षण प्रिंट लें: किसी महत्वपूर्ण मीटिंग या कॉन्फ्रेंस से पहले, कम से कम एक पेज का परीक्षण प्रिंट ज़रूर निकाल लें। इससे आपको रंग, मार्जिन और टेक्स्ट साइज़ का वास्तविक अंदाज़ा होगा।
- अपने दर्शकों के बारे में सोचें: हैंडआउट लेआउट का चुनाव दर्शकों की ज़रूरत के आधार पर करें। क्या उन्हें नोट्स लिखने की जगह चाहिए? तो 3-स्लाइड लेआउट चुनें। क्या उन्हें केवल एक संक्षिप्त संदर्भ चाहिए? तो 6-स्लाइड लेआउट पर्याप्त हो सकता है।
- स्लाइड मास्टर के साथ समन्वय बनाएँ: याद रखें कि हैंडआउट मास्टर स्लाइड मास्टर से अलग है, लेकिन दोनों का उद्देश्य एकरूपता स्थापित करना है। दोनों में ब्रांडिंग तत्व (लोगो, रंग) समान होने चाहिए।
इन बातों को ध्यान में रखकर, आप MS PowerPoint की हैंडआउट मास्टर विशेषता का पूरा लाभ उठा सकते हैं और अपने प्रेजेंटेशन के डिजिटल और प्रिंट दोनों रूपों को एक समान पेशेवर रूप दे सकते हैं। यह छोटी सी अतिरिक्त मेहनत आपके काम की गुणवत्ता में एक बड़ा अंतर ला सकती है।