MS Word टेबल में टेक्स्ट दर्ज करना और संपादित करना
टेबल में टेक्स्ट दर्ज करना और संपादित करना MS Word में टेबल के सेल में सामग्री जोड़ने, संशोधित करने और प्रारूपित करने की प्रक्रिया है। यह कौशल डेटा को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने और संगठित करने के लिए आवश्यक है।
टेबल में टेक्स्ट कार्य करना सामान्य दस्तावेज़ में टेक्स्ट कार्य करने से थोड़ा भिन्न है। टेबल सेल्स में विशेष नेविगेशन, चयन और फ़ॉर्मेटिंग तकनीकों की आवश्यकता होती है जो दक्षता और सटीकता सुनिश्चित करती हैं।
1. टेबल में टेक्स्ट दर्ज करने की मूल बातें
1.1 टेबल सेल में टेक्स्ट कैसे दर्ज करें
1 सेल में क्लिक करें: टेक्स्ट दर्ज करने के लिए किसी भी सेल पर माउस से क्लिक करें। कर्सर सेल के अंदर दिखाई देगा
2 टेक्स्ट टाइप करना शुरू करें: सामान्य रूप से टाइप करें। टेक्स्ट सेल के अंदर दिखाई देने लगेगा।
3 सेल सीमा: टेक्स्ट स्वचालित रूप से सेल की चौड़ाई के अनुसार रैप हो जाएगा। यदि आप अधिक टेक्स्ट टाइप करते हैं, तो सेल स्वचालित रूप से ऊँचाई में बढ़ जाएगा।
4 नया पैराग्राफ: एक ही सेल में नया पैराग्राफ शुरू करने के लिए Enter दबाएँ।
5 अगले सेल पर जाएँ: अगले सेल में जाने के लिए Tab दबाएँ या माउस से अगले सेल पर क्लिक करें।
टेबल में टेक्स्ट दर्ज करने का उदाहरण:
| चरण | क्रिया | परिणाम |
|---|---|---|
| 1 | पहले सेल में क्लिक करें | कर्सर सेल में दिखाई देता है |
| 2 | "नमस्ते" टाइप करें | सेल में "नमस्ते" दिखाई देता है |
| 3 | Tab दबाएँ | कर्सर अगले सेल में चला जाता है |
| 4 | "दुनिया" टाइप करें | दूसरे सेल में "दुनिया" दिखाई देता है |
1.2 टेबल में नेविगेशन तकनीकें
| नेविगेशन क्रिया | कीबोर्ड शॉर्टकट | विवरण | विशेष टिप |
|---|---|---|---|
| अगला सेल | Tab | दाएँ की ओर अगले सेल में जाता है। अंतिम सेल में Tab दबाने पर नई पंक्ति जोड़ता है। | तेज़ डेटा एंट्री के लिए आदर्श |
| पिछला सेल | Shift + Tab | बाएँ की ओर पिछले सेल में जाता है। | गलतियाँ सुधारने के लिए उपयोगी |
| पंक्ति की शुरुआत | Alt + Home | वर्तमान पंक्ति के पहले सेल में जाता है। | पंक्ति की शुरुआत में तुरंत जाने के लिए |
| पंक्ति का अंत | Alt + End | वर्तमान पंक्ति के अंतिम सेल में जाता है। | पंक्ति के अंत में तुरंत जाने के लिए |
| स्तंभ की शुरुआत | Alt + Page Up | वर्तमान स्तंभ के पहले सेल में जाता है। | स्तंभ की शुरुआत में तुरंत जाने के लिए |
| स्तंभ का अंत | Alt + Page Down | वर्तमान स्तंभ के अंतिम सेल में जाता है। | स्तंभ के अंत में तुरंत जाने के लिए |
| एक सेल दाएँ | → (दायाँ तीर) | दाएँ के अगले सेल में जाता है। सेल के अंत में होने पर काम करता है। | सेल के भीतर टेक्स्ट में नेविगेट करने के लिए |
| एक सेल बाएँ | ← (बायाँ तीर) | बाएँ के अगले सेल में जाता है। सेल की शुरुआत में होने पर काम करता है। | सेल के भीतर टेक्स्ट में नेविगेट करने के लिए |
| एक सेल ऊपर | ↑ (ऊपर तीर) | ऊपर के सेल में जाता है। सेल की पहली पंक्ति में होने पर काम करता है। | ऊपर के सेल में जाने के लिए |
| एक सेल नीचे | ↓ (नीचे तीर) | नीचे के सेल में जाता है। सेल की अंतिम पंक्ति में होने पर काम करता है। | नीचे के सेल में जाने के लिए |
| सेल के अंदर शुरुआत | Ctrl + Home | सेल के टेक्स्ट की शुरुआत में जाता है। | लंबे टेक्स्ट वाले सेल में उपयोगी |
| सेल के अंदर अंत | Ctrl + End | सेल के टेक्स्ट के अंत में जाता है। | लंबे टेक्स्ट वाले सेल में उपयोगी |
2. टेबल में टेक्स्ट का चयन करना
2.1 विभिन्न चयन विधियाँ
2.2 विशेष चयन तकनीकें
1 एकाधिक सेल चयन: एक सेल पर क्लिक करें, फिर Shift दबाए रखते हुए दूसरे सेल पर क्लिक करें। दोनों के बीच के सभी सेल चयनित हो जाएंगे।
2 गैर-आसन्न सेल चयन: एक सेल पर क्लिक करें, फिर Ctrl दबाए रखते हुए अन्य सेल पर क्लिक करें।
3 सेल में टेक्स्ट का आंशिक चयन: माउस को टेक्स्ट पर खींचें या Shift+तीर कुंजियों का उपयोग करें।
4 पूरे शब्द का चयन: शब्द पर डबल-क्लिक करें।
5 पूरे पैराग्राफ का चयन: पैराग्राफ पर ट्रिपल-क्लिक करें या सेल के बाएँ किनारे पर डबल-क्लिक करें।
चयन तकनीकों का दृश्य उदाहरण:
| चयन प्रकार | चित्रण | विवरण | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| एकल सेल | [चयनित सेल] | सेल के बाएँ किनारे पर क्लिक करें | ||||
| पूरी पंक्ति | [पूरी पंक्ति हाइलाइट] | पंक्ति के बाएँ किनारे पर क्लिक करें | ||||
| पूरा स्तंभ |
[स्तंभ 1]
[स्तंभ 2]
[स्तंभ 3]
|
स्तंभ के शीर्ष किनारे पर क्लिक करें | ||||
| एकाधिक सेल |
|
Ctrl दबाए रखते हुए विभिन्न सेल पर क्लिक करें |
3. टेबल में टेक्स्ट संपादित करना
3.1 मूल संपादन क्रियाएँ
टेक्स्ट डालना
1 सम्मिलन बिंदु: जहाँ टेक्स्ट डालना है, वहाँ क्लिक करें
2 टाइप करें: नया टेक्स्ट टाइप करें
3 परिणाम: मौजूदा टेक्स्ट दाईं ओर शिफ्ट हो जाता है
टेक्स्ट हटाना
1 चयन करें: हटाने के लिए टेक्स्ट चुनें
2 हटाएँ: Delete या Backspace दबाएँ
Delete: कर्सर के दाईं ओर का टेक्स्ट हटाता है
Backspace: कर्सर के बाईं ओर का टेक्स्ट हटाता है
3.2 कट, कॉपी और पेस्ट
| क्रिया | शॉर्टकट | विवरण | टेबल में विशेष विचार |
|---|---|---|---|
| कट | Ctrl+X | चयनित टेक्स्ट को हटाता है और क्लिपबोर्ड पर रखता है | सेल सामग्री काटते समय सेल संरचना बनी रहती है |
| कॉपी | Ctrl+C | चयनित टेक्स्ट की प्रतिलिपि बनाता है और क्लिपबोर्ड पर रखता है | पूरे सेल को कॉपी करने के लिए सेल का चयन करें |
| पेस्ट | Ctrl+V | क्लिपबोर्ड की सामग्री सम्मिलित करता है | पेस्ट करने से पहले सही सेल में कर्सर रखें |
| पेस्ट स्पेशल | Ctrl+Alt+V | पेस्ट करने के विशेष विकल्प दिखाता है | टेबल संरचना बनाए रखने या हटाने के लिए उपयोगी |
| ड्रैग एंड ड्रॉप | माउस | चयनित टेक्स्ट को नए स्थान पर खींचें और छोड़ें | Ctrl दबाए रखने पर कॉपी होगा, बिना Ctrl के मूव होगा |
1 सेल सामग्री कॉपी करना: सेल का चयन करें → Ctrl+C → लक्ष्य सेल में क्लिक करें → Ctrl+V
2 एकाधिक सेल कॉपी करना: सेलों का चयन करें → कॉपी करें → लक्ष्य क्षेत्र के पहले सेल में क्लिक करें → पेस्ट करें
3 फ़ॉर्मेटिंग के साथ पेस्ट: पेस्ट करने के बाद, "Paste Options" बटन दिखाई देता है। इसमें:
- Keep Source Formatting: स्रोत फ़ॉर्मेटिंग रखें
- Merge Formatting: लक्ष्य फ़ॉर्मेटिंग के साथ मर्ज करें
- Keep Text Only: केवल टेक्स्ट रखें (फ़ॉर्मेटिंग हटाएँ)
3.3 टेक्स्ट प्रतिस्थापन और संशोधन
संशोधन से पहले:
जनवरी: 50000 रुपये
फरवरी: 55000 रुपये
मार्च: 60000 रुपये
समस्याएँ:
- "रुपये" के बजाय "₹" चाहिए
- संख्या प्रारूप सुधारने की आवश्यकता
- शीर्षक बदलने की आवश्यकता
संशोधन के बाद:
जनवरी: ₹50,000
फरवरी: ₹55,000
मार्च: ₹60,000
किए गए संशोधन:
- शीर्षक बदला और बोल्ड किया
- "रुपये" को "₹" से बदला
- संख्याओं में कॉमा जोड़ा
- प्रारूप सुधारा
4. टेबल में टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग
4.1 बुनियादी टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग
4.2 टेबल विशिष्ट फ़ॉर्मेटिंग
1 हेडर पंक्ति फ़ॉर्मेटिंग: पहली पंक्ति चुनें → Home टैब → बोल्ड, केंद्र संरेखण, अलग रंग
2 संख्या संरेखण: संख्यात्मक डेटा वाले स्तंभ चुनें → Home टैब → दाएँ संरेखण या Layout टैब → दाएँ संरेखण
3 बैंडेड पंक्तियाँ: Design टैब → Table Styles → बैंडेड पंक्तियाँ चुनें
4 सेल शेडिंग: सेल चुनें → Design टैब → Shading → रंग चुनें
5 टेक्स्ट दिशा बदलना: सेल चुनें → Layout टैब → Text Direction → विकल्प चुनें
फ़ॉर्मेटेड टेबल का उदाहरण:
| कर्मचारी आईडी | नाम | विभाग | वेतन (₹) | कार्य अनुभव |
|---|---|---|---|---|
| EMP001 | राजेश कुमार | विपणन | 45,000 | 3 वर्ष |
| EMP002 | प्रिया शर्मा | वित्त | 52,000 | 5 वर्ष |
| EMP003 | अमित सिंह | आईटी | 48,500 | 4 वर्ष |
उपरोक्त टेबल में विभिन्न फ़ॉर्मेटिंग तकनीकों का उपयोग किया गया है:
- हेडर पंक्ति: नीली पृष्ठभूमि, सफेद टेक्स्ट, केंद्र संरेखण
- संख्या संरेखण: वेतन कॉलम दाएँ संरेखित
- बैंडेड पंक्तियाँ: एकांतर पंक्तियों के लिए अलग-अलग रंग
- विभाग रंग कोडिंग: प्रत्येक विभाग के लिए अलग पृष्ठभूमि रंग
- फ़ॉन्ट विविधता: आईडी के लिए monospace फ़ॉन्ट, नाम के लिए बोल्ड
5. उन्नत टेक्स्ट संपादन तकनीकें
5.1 खोजें और बदलें (Find and Replace)
1 Find डायलॉग खोलें: Home टैब → Editing ग्रुप → Find या Ctrl+F
2 Replace डायलॉग खोलें: Home टैब → Editing ग्रुप → Replace या Ctrl+H
3 खोज मापदंड दर्ज करें:
- Find what: खोजने के लिए टेक्स्ट
- Replace with: बदलने के लिए टेक्स्ट
- More: अतिरिक्त विकल्प (Match case, Find whole words only, आदि)
4 खोजें या बदलें:
- Find Next: अगला मिलान खोजें
- Replace: वर्तमान मिलान बदलें
- Replace All: सभी मिलान बदलें
5 टेबल में विशेष उपयोग: टेबल के विशिष्ट भाग का चयन करें → Find and Replace चलाएँ → केवल चयनित क्षेत्र में खोजें/बदलें
Find and Replace उदाहरण:
Find what: "100"
Replace with: "200"
परिणाम: "कंपनी ने 200 उत्पाद बेचे और 200 रुपये कमाए।"
विशेष मामला: केवल पहला "100" बदलने के लिए "Find Next" → "Replace" का उपयोग करें।
5.2 स्पेल चेक और ग्रामर चेक
1 स्पेल चेक शुरू करें: Review टैब → Proofing ग्रुप → Spelling & Grammar या F7
2 संदिग्ध शब्द: लाल रेखांकित शब्द स्पेलिंग त्रुटियाँ हैं। हरे रेखांकित शब्द ग्रामर त्रुटियाँ हैं।
3 सुझाव देखें: सुझाए गए सुधारों की सूची देखें
4 कार्रवाई चुनें:
- Ignore Once: इस बार अनदेखा करें
- Ignore All: सभी को अनदेखा करें
- Add to Dictionary: शब्दकोश में जोड़ें
- Change: सुझाव के साथ बदलें
- Change All: सभी को सुझाव के साथ बदलें
- AutoCorrect: भविष्य के लिए ऑटोकरेक्ट में जोड़ें
5 टेबल विशेष टिप: टेबल का चयन करें → Review टैब → Proofing ग्रुप → Set Language → सही भाषा चुनें → स्पेल चेक करें
5.3 ऑटोकरेक्ट और ऑटोफ़ॉर्मेट
6. टेबल में विशेष टेक्स्ट डालना
6.1 विशेष वर्ण और प्रतीक
1 Insert टैब: Insert टैब → Symbols ग्रुप → Symbol
2 सामान्य प्रतीक: "Symbol" बटन पर क्लिक करें → सामान्य प्रतीकों की सूची से चुनें
3 अधिक प्रतीक: "More Symbols..." पर क्लिक करें → Symbol डायलॉग खुलेगा
4 फ़ॉन्ट चुनें: विभिन्न प्रतीकों के लिए विभिन्न फ़ॉन्ट (Wingdings, Webdings, Symbol, आदि)
5 विशेष वर्ण: Special Characters टैब → विशेष वर्ण चुनें (Em Dash, En Dash, Copyright, Trademark, आदि)
6 शॉर्टकट कुंजी: अक्सर उपयोग किए जाने वाले प्रतीकों के लिए शॉर्टकट कुंजी सेट करें
टेबल में विशेष वर्णों का उदाहरण:
| प्रतीक | नाम | उपयोग | शॉर्टकट (यदि उपलब्ध) |
|---|---|---|---|
| ✓ | चेक मार्क | कार्य पूर्ण होने का संकेत | Wingdings 2 में |
| ★ | स्टार | रेटिंग या महत्व | Alt+9733 |
| → | दायाँ तीर | प्रक्रिया या दिशा | Alt+26 |
| ₹ | भारतीय रुपया | मुद्रा प्रतीक | Ctrl+Alt+4 |
| © | कॉपीराइट | कॉपीराइट चिह्न | Alt+0169 |
6.2 तिथि और समय डालना
1 Insert टैब: Insert टैब → Text ग्रुप → Date & Time
2 प्रारूप चुनें: उपलब्ध तिथि और समय प्रारूपों में से चुनें
3 स्वचालित अपडेट: "Update automatically" चेकबॉक्स चुनें (तिथि स्वचालित रूप से बदलेगी)
4 कीबोर्ड शॉर्टकट:
- वर्तमान तिथि: Alt+Shift+D
- वर्तमान समय: Alt+Shift+T
5 टेबल में उपयोग: रिपोर्ट तिथि, दस्तावेज़ निर्माण तिथि, समय स्टैम्प
6.3 हाइपरलिंक्स डालना
1 टेक्स्ट चुनें: हाइपरलिंक बनाने के लिए टेक्स्ट चुनें
2 Insert टैब: Insert टैब → Links ग्रुप → Hyperlink या Ctrl+K
3 लिंक प्रकार चुनें:
- Existing File or Web Page: फ़ाइल या वेबपेज लिंक
- Place in This Document: दस्तावेज़ में स्थान
- Create New Document: नया दस्तावेज़ बनाएँ
- Email Address: ईमेल लिंक
4 लिंक दर्ज करें: URL, फ़ाइल पथ, या ईमेल पता दर्ज करें
5 ScreenTip: "ScreenTip" बटन पर क्लिक करें → माउस होवर करने पर दिखाई देने वाला टेक्स्ट दर्ज करें
7. टेबल में टेक्स्ट कार्य के लिए टिप्स और बेस्ट प्रैक्टिसेज
8. सामान्य समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| टेबल में टेक्स्ट पूरी तरह दिखाई नहीं दे रहा | सेल बहुत छोटा है, टेक्स्ट रैप सेटिंग्स | 1. सेल का आकार बढ़ाएँ (स्तंभ चौड़ाई/पंक्ति ऊँचाई) 2. Layout टैब → Cell Size → AutoFit → AutoFit Contents 3. Home टैब → Paragraph → तीर पर क्लिक करें → Line and Page Breaks टैब → "Wrap text" चेक करें 4. फ़ॉन्ट साइज़ कम करें |
| Tab दबाने पर अगले सेल में न जाकर इंडेंट हो रहा है | सेल के अंदर Tab कुंजी इंडेंट के लिए काम कर रही है | 1. सेल के अंदर Tab दबाने से पहले सभी टेक्स्ट चुन लें 2. अगले सेल में जाने के लिए Ctrl+Tab का उपयोग करें 3. File → Options → Proofing → AutoCorrect Options → AutoFormat As You Type → "Set left- and first-indent with tabs and backspaces" अनचेक करें |
| कॉपी-पेस्ट करते समय फ़ॉर्मेटिंग खराब हो रही है | स्रोत और लक्ष्य के बीच फ़ॉर्मेटिंग असंगति | 1. पेस्ट करने के बाद "Paste Options" बटन पर क्लिक करें और "Keep Text Only" चुनें 2. पेस्ट करने से पहले Home टैब → Clipboard → Paste → Paste Special → "Unformatted Text" चुनें 3. लक्ष्य सेल में मैन्युअल रूप से वांछित फ़ॉर्मेटिंग लागू करें |
| टेबल में टेक्स्ट संरेखण ठीक नहीं है | सेल मार्जिन, टेबल संरेखण, या पैराग्राफ सेटिंग्स | 1. Layout टैब → Alignment ग्रुप से सेल संरेखण समायोजित करें 2. Table Properties → Cell टैब → Vertical alignment समायोजित करें 3. Home टैब → Paragraph ग्रुप से पैराग्राफ संरेखण समायोजित करें 4. Table Properties → Table टैब → Text wrapping "None" पर सेट करें |
| टेबल में स्पेल चेक काम नहीं कर रहा | भाषा सेटिंग्स, स्पेल चेक अक्षम | 1. Review टैब → Language → Set Proofing Language → सही भाषा चुनें 2. File → Options → Proofing → "Hide spelling errors in this document only" अनचेक करें 3. टेबल का चयन करें और भाषा सेटिंग्स दोबारा सेट करें 4. दस्तावेज़ को बंद करें और दोबारा खोलें |
| टेबल में Find and Replace सभी सेल में काम नहीं कर रहा | खोज सीमा सीमित है, टेबल संरचना समस्या | 1. पूरी टेबल का चयन करें और फिर Find and Replace चलाएँ 2. Find and Replace डायलॉग में "Find in" ड्रॉपडाउन से "Main Document" चुनें 3. टेबल को टेक्स्ट में कन्वर्ट करें (सावधानी से), Find and Replace चलाएँ, फिर टेबल में वापस कन्वर्ट करें 4. मैन्युअल रूप से प्रत्येक सेल में खोजें और बदलें |
निष्कर्ष
MS Word टेबल में टेक्स्ट दर्ज करना और संपादित करना एक मौलिक कौशल है जो आपको डेटा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और प्रस्तुत करने में सक्षम बनाता है। टेबल में टेक्स्ट कार्य करना न केवल डेटा दर्ज करने के बारे में है, बल्कि उसे संरचित, संगठित और प्रस्तुत करने के बारे में भी है।
टेबल में टेक्स्ट कार्य करने में महारत हासिल करके आप:
- कार्य दक्षता बढ़ा सकते हैं: कीबोर्ड शॉर्टकट और उन्नत तकनीकों का उपयोग करके तेजी से काम कर सकते हैं
- डेटा सटीकता सुनिश्चित कर सकते हैं: स्पेल चेक, Find and Replace और अन्य टूल्स का उपयोग करके त्रुटियों को कम कर सकते हैं
- पेशेवर दस्तावेज़ बना सकते हैं: उचित फ़ॉर्मेटिंग और संरेखण के साथ टेबल्स को आकर्षक और पठनीय बना सकते हैं
- समय बचा सकते हैं: ऑटोकरेक्ट, ऑटोफ़ॉर्मेट और टेम्पलेट्स का उपयोग करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं
- जटिल डेटा को सरल बना सकते हैं: संरचित तरीके से जानकारी प्रस्तुत करके जटिल डेटा को समझने योग्य बना सकते हैं
याद रखें कि टेबल में टेक्स्ट कार्य करना एक कला और विज्ञान दोनों है। तकनीकी कौशल (शॉर्टकट, टूल्स) के साथ-साथ डिज़ाइन सिद्धांतों (संरेखण, फ़ॉर्मेटिंग, संगतता) का ज्ञान भी आवश्यक है।
विभिन्न तकनीकों के साथ प्रयोग करने से न डरें - MS Word आपको आसानी से परिवर्तन करने और उन्हें पूर्ववत करने की अनुमति देता है। समय के साथ, आप अपनी कार्यशैली और आवश्यकताओं के अनुरूप सबसे अच्छी तकनीकें विकसित कर लेंगे।
अंत में, टेबल में टेक्स्ट कार्य करने का मुख्य लक्ष्य जानकारी को स्पष्ट, संगठित और प्रभावी ढंग से संप्रेषित करना है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई और सही ढंग से भरी हुई टेबल न केवल डेटा प्रस्तुत करती है बल्कि उसे अर्थपूर्ण और कार्रवाई योग्य भी बनाती है।