MS Word में Margins

MS Word में Margins (हाशिये): संपूर्ण गाइड

Margins (हाशिये) MS Word में पृष्ठ के किनारों और मुख्य सामग्री के बीच की खाली जगह को कहते हैं। यह चारों ओर - ऊपर, नीचे, बाएँ और दाएँ - होते हैं और दस्तावेज़ की पठनीयता, पेशेवर उपस्थिति और प्रिंटिंग क्षमता को प्रभावित करते हैं।

सही मार्जिन सेटिंग आपके दस्तावेज़ की उपयोगिता और सौंदर्यशास्त्र दोनों के लिए महत्वपूर्ण है। उचित मार्जिन पढ़ने में आसानी प्रदान करते हैं, पृष्ठ को संतुलित दिखाते हैं, और प्रिंट करते समय टेक्स्ट कटने से बचाते हैं। MS Word विभिन्न प्रकार के मार्जिन प्रीसेट और कस्टम विकल्प प्रदान करता है।

1. Margins क्या हैं और ये क्यों महत्वपूर्ण हैं?

Margins की परिभाषा

मार्जिन वह सफेद स्थान है जो पृष्ठ के किनारे और टेक्स्ट/सामग्री के बीच होता है। प्रत्येक पृष्ठ में चार मार्जिन होते हैं: ऊपरी (Top), निचला (Bottom), बायाँ (Left), और दायाँ (Right)।

मुख्य सामग्री का क्षेत्र

ऊपरी मार्जिन (2.5 cm)

निचला मार्जिन (2.5 cm)

बायाँ मार्जिन (3 cm)

दायाँ मार्जिन (3 cm)

Margins के महत्व के कारण

गलत मार्जिन से समस्याएँ:

पढ़ने में कठिनाई
प्रिंट करते समय टेक्स्ट कटना
दस्तावेज़ असंतुलित दिखना
बाइंडिंग में समस्या
आँखों पर अधिक तनाव

सही मार्जिन के लाभ:

बेहतर पठनीयता
पेशेवर उपस्थिति
प्रिंटिंग में सुरक्षा
टिप्पणियाँ लिखने के लिए स्थान
दस्तावेज़ का संतुलित लेआउट

2. MS Word में Margins के प्रकार

1. नॉर्मल मार्जिन (डिफ़ॉल्ट)

नॉर्मल मार्जिन - डिफ़ॉल्ट सेटिंग

यह MS Word का डिफ़ॉल्ट मार्जिन सेटिंग है। आमतौर पर यह होता है:

ऊपरी मार्जिन: 2.5 cm (1 इंच)
निचला मार्जिन: 2.5 cm (1 इंच)
बायाँ मार्जिन: 3 cm (1.25 इंच)
दायाँ मार्जिन: 3 cm (1.25 इंच)

यह सेटिंग अधिकांश सामान्य दस्तावेज़ों जैसे रिपोर्ट्स, निबंध, और व्यावसायिक पत्रों के लिए उपयुक्त है। यह संतुलित दिखता है और प्रिंटिंग के लिए सुरक्षित है।

2. संकीर्ण मार्जिन (Narrow Margins)

संकीर्ण मार्जिन

संकीर्ण मार्जिन पृष्ठ पर अधिक स्थान बचाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। आमतौर पर:

सभी मार्जिन: 1.27 cm (0.5 इंच)

यह सेटिंग उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जहाँ आपको अधिक टेक्स्ट एक पृष्ठ पर फिट करना हो, जैसे ड्राफ्ट दस्तावेज़, आंतरिक मेमो, या जब पृष्ठ सीमा महत्वपूर्ण हो। हालाँकि, प्रिंट करते समय सावधानी बरतें क्योंकि कुछ प्रिंटर पृष्ठ के किनारे से प्रिंट नहीं कर सकते।

3. मध्यम मार्जिन (Moderate Margins)

मध्यम मार्जिन

मध्यम मार्जिन नॉर्मल और संकीर्ण मार्जिन के बीच का संतुलन प्रदान करते हैं:

ऊपरी और निचला मार्जिन: 2.54 cm (1 इंच)
बायाँ और दायाँ मार्जिन: 1.91 cm (0.75 इंच)

यह सेटिंग उन दस्तावेज़ों के लिए अच्छी है जहाँ आप थोड़ा अधिक टेक्स्ट फिट करना चाहते हैं लेकिन फिर भी पेशेवर उपस्थिति बनाए रखना चाहते हैं। यह अक्सर व्यावसायिक रिपोर्ट्स और प्रस्तुतियों के लिए उपयोग किया जाता है।

4. चौड़े मार्जिन (Wide Margins)

चौड़े मार्जिन

चौड़े मार्जिन अधिक सफेद स्थान प्रदान करते हैं:

ऊपरी और निचला मार्जिन: 5.08 cm (2 इंच)
बायाँ और दायाँ मार्जिन: 2.54 cm (1 इंच)

यह सेटिंग औपचारिक दस्तावेज़ों, थीसिस, पुस्तकों, और उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जहाँ पाठक टिप्पणियाँ या नोट्स लिखना चाहते हैं। चौड़े मार्जिन दस्तावेज़ को एक उच्च-गुणवत्ता, प्रीमियम लुक देते हैं।

5. मिरर मार्जिन (Mirror Margins)

मिरर मार्जिन

मिरर मार्जिन उन दस्तावेज़ों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जिन्हें दोनों ओर प्रिंट किया जाना है और बाइंड किया जाना है:

भीतरी मार्जिन (Inside Margin): 3.81 cm (1.5 इंच)
बाहरी मार्जिन (Outside Margin): 2.54 cm (1 इंच)
ऊपरी और निचला मार्जिन: 2.54 cm (1 इंच)

यह सेटिंग किताबें, मैगज़ीन, या किसी भी दस्तावेज़ के लिए आदर्श है जिसे बाइंड किया जाना है। मिरर मार्जिन सुनिश्चित करते हैं कि बाइंडिंग के कारण टेक्स्ट छिपे नहीं और दोनों पृष्ठ संतुलित दिखें।

6. कस्टम मार्जिन (Custom Margins)

कस्टम मार्जिन

कस्टम मार्जिन आपको प्रत्येक मार्जिन के लिए अपनी पसंद का सटीक मान निर्दिष्ट करने की अनुमति देते हैं। आप निम्नलिखित सेट कर सकते हैं:

ऊपरी मार्जिन: कोई भी मान (जैसे 2 cm, 3 cm, आदि)
निचला मार्जिन: कोई भी मान
बायाँ मार्जिन: कोई भी मान
दायाँ मार्जिन: कोई भी मान
गटर (Gutter): अतिरिक्त स्थान बाइंडिंग के लिए
गटर पोजीशन: बायाँ या ऊपरी

कस्टम मार्जिन तब उपयोगी होते हैं जब आपको विशिष्ट फॉर्मेटिंग आवश्यकताओं का पालन करना हो, जैसे कि विश्वविद्यालय दिशानिर्देश, प्रकाशक आवश्यकताएँ, या कंपनी टेम्प्लेट।

3. MS Word में Margins कैसे सेट करें

विधि 1: लेआउट टैब से (सबसे आसान)

1 लेआउट टैब पर जाएँ: MS Word विंडो के शीर्ष पर लेआउट टैब (पुराने वर्जन में Page Layout) चुनें

2 Margins बटन: पेज सेटअप ग्रुप में "Margins" बटन पर क्लिक करें

3 प्रीसेट चुनें: ड्रॉपडाउन मेन्यू से वांछित मार्जिन प्रीसेट (नॉर्मल, संकीर्ण, मध्यम, चौड़े, मिरर) चुनें

4 पूरे दस्तावेज़ पर लागू करें: चुना गया मार्जिन स्वचालित रूप से पूरे दस्तावेज़ पर लागू हो जाएगा

विधि 2: कस्टम मार्जिन सेट करना

1 कस्टम Margins चुनें: लेआउट टैब → Margins → "Custom Margins" चुनें

2 पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स: पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स खुलेगा

3 मान दर्ज करें: "Margins" टैब में, प्रत्येक मार्जिन के लिए मान दर्ज करें:

Top (ऊपरी)
Bottom (निचला)
Left (बायाँ)
Right (दायाँ)
Gutter (बाइंडिंग के लिए अतिरिक्त स्थान)
Gutter position (बाइंडिंग की स्थिति)

4 लागू करें: "Apply to" ड्रॉपडाउन से चुनें कि यह पूरे दस्तावेज़ के लिए है या केवल इस बिंदु से आगे के लिए

विधि 3: रूलर का उपयोग करके (दृश्य विधि)

1 रूलर दिखाएँ: यदि रूलर दिखाई नहीं दे रहा है, तो View टैब → Show ग्रुप → "Ruler" चेकबॉक्स चुनें

2 मार्जिन बॉर्डर पहचानें: रूलर पर, ग्रे और सफेद क्षेत्र के बीच की सीमा मार्जिन बॉर्डर है

3 मार्जिन समायोजित करें: मार्जिन बॉर्डर पर माउस ले जाएँ, जब कर्सर द्वि-दिशात्मक तीर में बदल जाए, तो क्लिक करके खींचें

4 सभी मार्जिन समायोजित करें: ऊपरी रूलर से बाएँ और दाएँ मार्जिन, बाएँ रूलर से ऊपरी और निचले मार्जिन समायोजित करें

विधि 4: कीबोर्ड शॉर्टकट्स और त्वरित विधियाँ

क्रिया	शॉर्टकट/विधि	विवरण	उपयोग
पेज सेटअप डायलॉग	Alt + P, M	सीधे पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स खोलता है	त्वरित कस्टम मार्जिन सेटिंग
डबल-क्लिक विधि	रूलर पर ग्रे-व्हाइट बॉर्डर पर डबल-क्लिक	पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स खोलता है	त्वरित पहुँच
डिफ़ॉल्ट मार्जिन	पेज सेटअप डायलॉग में "Set As Default" बटन	चुने गए मार्जिन को सभी नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट बनाता है	व्यक्तिगत प्राथमिकताएँ सेट करना
शीघ्र प्रीव्यू	Margins ड्रॉपडाउन में माउस घुमाएँ	विभिन्न मार्जिन विकल्पों का लाइव प्रीव्यू दिखाता है	त्वरित निर्णय

4. विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों के लिए मार्जिन मार्गदर्शिका

दस्तावेज़ प्रकार	अनुशंसित मार्जिन	तर्क	विशेष नोट्स
अकादमिक पेपर्स/थीसिस	बायाँ: 4 cm, अन्य: 2.5 cm	बाइंडिंग के लिए अतिरिक्त स्थान, विश्वविद्यालय दिशानिर्देश	APA/MLA स्टाइल के लिए विशिष्ट आवश्यकताएँ जाँचें
व्यावसायिक रिपोर्ट्स	सभी: 2.5 cm (नॉर्मल)	पेशेवर उपस्थिति, पर्याप्त सफेद स्थान	कंपनी टेम्प्लेट का पालन करें यदि उपलब्ध हो
पुस्तकें/उपन्यास	मिरर मार्जिन: भीतरी 3.8 cm, बाहरी 2.5 cm	बाइंडिंग के लिए, पृष्ठ संतुलन	प्रकाशक की विशिष्ट आवश्यकताओं का पालन करें
रिज्यूमे/CV	सभी: 2 cm	सामग्री को एक पृष्ठ पर फिट करने में मदद	बहुत संकीर्ण न करें, पठनीयता बनाए रखें
प्रेजेंटेशन हैंडआउट्स	संकीर्ण: सभी 1.27 cm	अधिक सामग्री फिट करने के लिए	प्रिंट करते समय किनारों पर टेक्स्ट कटने से सावधान
कानूनी दस्तावेज़	सभी: 3 cm या अधिक	औपचारिकता, टिप्पणियों के लिए स्थान	कोर्ट आवश्यकताओं का पालन करें
बच्चों की किताबें	चौड़े: सभी 3-4 cm	आकर्षक लेआउट, छवियों के लिए स्थान	अधिक सफेद स्थान दृश्य आकर्षण बढ़ाता है
ई-बुक/डिजिटल दस्तावेज़	मध्यम: सभी 1.5-2 cm	स्क्रीन पठनीयता, विभिन्न डिवाइस अनुकूलन	डिजिटल पठन के लिए अत्यधिक मार्जिन आवश्यक नहीं

5. गटर मार्जिन क्या है और इसका उपयोग कब करें?

गटर मार्जिन की परिभाषा

गटर (Gutter) एक अतिरिक्त मार्जिन स्थान है जो विशेष रूप से बाइंड दस्तावेज़ों के लिए जोड़ा जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि बाइंडिंग के बाद भी टेक्स्ट पढ़ने योग्य रहे और पृष्ठ के किनारे से छिपे नहीं।

गटर के प्रकार

बायाँ गटर (Left Gutter)

उपयोग: उन दस्तावेज़ों के लिए जिन्हें बाएँ ओर बाइंड किया जाना है (जैसे किताबें, रिपोर्ट्स)

सेटिंग: पेज सेटअप डायलॉग → गटर → मान दर्ज करें → गटर पोजीशन: Left

प्रभाव: बाएँ मार्जिन में अतिरिक्त स्थान जोड़ता है (विषम पृष्ठों पर बायाँ, सम पृष्ठों पर दायाँ)

ऊपरी गटर (Top Gutter)

उपयोग: उन दस्तावेज़ों के लिए जिन्हें ऊपर से बाइंड किया जाना है (जैसे कुछ प्रकार की नोटबुक्स)

सेटिंग: पेज सेटअप डायलॉग → गटर → मान दर्ज करें → गटर पोजीशन: Top

प्रभाव: ऊपरी मार्जिन में अतिरिक्त स्थान जोड़ता है

गटर मार्जिन सेट करने के चरण

1 पेज सेटअप डायलॉग खोलें: लेआउट टैब → Margins → Custom Margins

2 गटर सेक्शन ढूँढें: "Gutter" बॉक्स ढूँढें (आमतौर पर मार्जिन सेक्शन में)

3 गटर मान दर्ज करें: बाइंडिंग के लिए आवश्यक अतिरिक्त स्थान दर्ज करें (आमतौर पर 0.5-1 cm)

4 गटर पोजीशन चुनें: "Gutter position" ड्रॉपडाउन से Left या Top चुनें

5 मिरर मार्जिन सक्षम करें: "Multiple pages" ड्रॉपडाउन से "Mirror margins" चुनें

6. सेक्शन के अनुसार अलग-अलग मार्जिन सेट करना

1 सेक्शन ब्रेक डालें: उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ नए मार्जिन शुरू करने हैं → लेआउट टैब → Breaks → "Next Page" चुनें

2 नए सेक्शन में जाएँ: नए सेक्शन में क्लिक करें (वह भाग जहाँ अलग मार्जिन चाहिए)

3 मार्जिन सेट करें: लेआउट टैब → Margins → वांछित मार्जिन चुनें या कस्टम मार्जिन सेट करें

4 Apply to सेटिंग: पेज सेटअप डायलॉग में "Apply to" ड्रॉपडाउन से "This section" चुनें

5 उपयोग के उदाहरण:

पुस्तक में अध्याय की शुरुआत में चौड़े मार्जिन
रिपोर्ट में परिशिष्ट (Appendix) के लिए अलग मार्जिन
थीसिस में बिब्लियोग्राफी के लिए संकीर्ण मार्जिन
दस्तावेज़ में लैंडस्केप पृष्ठों के लिए अलग मार्जिन

7. मार्जिन से संबंधित सामान्य समस्याएँ और समाधान

समस्या	संभावित कारण	समाधान
मार्जिन सेटिंग्स लागू नहीं हो रहीं	सेक्शन ब्रेक्स, स्टाइल ओवरराइड, टेम्प्लेट प्रतिबंध	1. पूरा दस्तावेज़ चुनें (Ctrl+A) 2. पेज सेटअप डायलॉग में "Apply to: Whole document" चुनें 3. स्टाइल्स की जाँच करें
प्रिंट करते समय टेक्स्ट कट रहा है	मार्जिन बहुत संकीर्ण, प्रिंटर का नॉन-प्रिंटेबल क्षेत्र	1. मार्जिन बढ़ाएँ (कम से कम 1.27 cm) 2. पेज सेटअप डायलॉग में "Printer Properties" जाँचें 3. "Ignore printer settings" अनचेक करें
दस्तावेज़ के विभिन्न पृष्ठों पर अलग-अलग मार्जिन	आकस्मिक रूप से लगाए गए सेक्शन ब्रेक्स	1. View टैब → Draft या Outline view में जाएँ 2. सेक्शन ब्रेक्स ढूँढें और हटाएँ 3. पूरे दस्तावेज़ के लिए एक समान मार्जिन सेट करें
रूलर पर मार्जिन समायोजित नहीं हो रहे	दस्तावेज़ सुरक्षित, विशेष लेआउट सेटिंग्स	1. फ़ाइल की सुरक्षा जाँचें 2. Columns या Text Boxes की जाँच करें 3. Normal टेम्प्लेट में दस्तावेज़ खोलें
गटर मार्जिन सही ढंग से काम नहीं कर रहा	गलत गटर पोजीशन, मिरर मार्जिन सक्षम नहीं	1. "Multiple pages" सेटिंग "Mirror margins" पर सेट करें 2. गटर पोजीशन सही सेट करें 3. प्रिंट प्रिव्यू में जाँच करें

8. मार्जिन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

1. दस्तावेज़ के उद्देश्य के अनुसार चुनें

मार्जिन चुनते समय दस्तावेज़ के उद्देश्य, दर्शकों और उपयोग को ध्यान में रखें। औपचारिक दस्तावेज़ों के लिए चौड़े मार्जिन, आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए मध्यम, और ड्राफ्ट के लिए संकीर्ण मार्जिन उपयुक्त होते हैं।

2. प्रिंटर की सीमाओं को ध्यान में रखें

अधिकांश प्रिंटर पृष्ठ के किनारे से एक निश्चित दूरी (आमतौर पर 0.3-0.5 cm) तक प्रिंट नहीं कर सकते। इस नॉन-प्रिंटेबल क्षेत्र को ध्यान में रखकर मार्जिन सेट करें।

3. दस्तावेज़ लंबाई पर विचार करें

यदि आपको दस्तावेज़ को एक निश्चित पृष्ठ सीमा के भीतर रखना है, तो मार्जिन समायोजित करना पृष्ठों की संख्या घटाने-बढ़ाने का एक प्रभावी तरीका है।

4. प्रिंट प्रिव्यू का उपयोग करें

अंतिम मार्जिन सेट करने के बाद, हमेशा प्रिंट प्रिव्यू (Ctrl+F2) देखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि दस्तावेज़ प्रिंट पर सही दिखेगा और कोई टेक्स्ट कटेगा नहीं।

5. टेम्प्लेट बनाएँ और उपयोग करें

यदि आप नियमित रूप से समान प्रकार के दस्तावेज़ बनाते हैं, तो उचित मार्जिन वाले टेम्प्लेट बनाएँ। इससे समय बचता है और सुसंगतता सुनिश्चित होती है।

निष्कर्ष

MS Word में Margins (हाशिये) दस्तावेज़ डिज़ाइन और फॉर्मेटिंग का एक मौलिक लेकिन अत्यंत महत्वपूर्ण पहलू है। सही मार्जिन न केवल आपके दस्तावेज़ की पेशेवर उपस्थिति में सुधार करते हैं बल्कि इसकी पठनीयता, उपयोगिता और प्रिंटिंग क्षमता को भी बढ़ाते हैं।

विभिन्न मार्जिन प्रकारों (नॉर्मल, संकीर्ण, मध्यम, चौड़े, मिरर, कस्टम) को समझकर और उन्हें विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों और परिस्थितियों के लिए उपयुक्त रूप से लागू करके, आप अपने दस्तावेज़ों की गुणवत्ता और प्रभावशीलता में महत्वपूर्ण सुधार कर सकते हैं।

याद रखें कि मार्जिन केवल सजावटी सफेद स्थान नहीं हैं - वे कार्यात्मक स्थान हैं जो आपके दस्तावेज़ को संतुलित बनाते हैं, पढ़ने में आसान बनाते हैं, और प्रिंट करने के लिए सुरक्षित बनाते हैं। दस्तावेज़ बनाते समय मार्जिन पर ध्यान देना एक छोटी सी आदत है जो बड़ा अंतर ला सकती है।