MS Excel: सेल्स का चयन (Selecting Cells)
परिचय
MS Excel में किसी भी कार्य की शुरुआत सेल का चयन (Selecting) करने से होती है। सेल एक्सेल वर्कशीट की बुनियादी इकाई है। डेटा डालने, फॉर्मेटिंग करने, फॉर्मूला लगाने या चार्ट बनाने से पहले आपको यह बताना होता है कि काम कहाँ करना है। यही काम सेल चयन करने का है।
सेल चयन सीखना एक्सेल सीखने का पहला और सबसे जरूरी चरण है। यह सरल लग सकता है, लेकिन इसके कई तरीके और शॉर्टकट हैं जो काम की गति और दक्षता बढ़ा देते हैं।
सेल चयन का क्या महत्व है?
सेल चयन (Selecting Cells) का अर्थ है, एक्सेल वर्कशीट में एक या एक से अधिक सेल्स पर कर्सर ले जाकर उन्हें कार्य के लिए तैयार करना। चयनित सेल्स एक बॉक्स से घिरे दिखाई देते हैं और वहीं कोई भी ऑपरेशन (डेटा एंट्री, फॉर्मेटिंग आदि) लागू होता है।
बिना सही ढंग से सेल चयन किए, आप सही ढंग से काम नहीं कर सकते। अगर एक सेल चयनित है और आप टाइप करते हैं, तो पुराना डेटा मिटकर नया डेटा आ जाएगा। अगर पूरी रेंज चयनित नहीं है, तो फॉर्मूला या फॉर्मेटिंग सिर्फ एक सेल पर लगेगी। इसलिए, चयन की विधि सही होनी चाहिए।
सही चयन से समय बचता है, गलतियाँ कम होती हैं और काम पेशेवर ढंग से हो पाता है।
सेल चयन के मूल तरीके
एकल सेल चयन करना (Selecting a Single Cell)
यह सबसे आसान और बुनियादी कार्य है। माउस के पॉइंटर (सफेद तीर) को किसी भी सेल पर ले जाएँ और उस पर क्लिक करें। सेल चारों ओर से एक गहरे बॉर्डर से घिर जाएगा। इसका मतलब है कि सेल अब "एक्टिव सेल" (Active Cell) है।
कई सटे हुए सेल्स का चयन (Selecting a Range of Adjacent Cells)
कई बार आपको एक साथ लगे हुए कई सेल्स पर काम करना होता है, जैसे पूरी एक पंक्ति, एक कॉलम या कोई आयताकार ब्लॉक।
माउस को उस सेल पर ले जाएँ जहाँ से चयन शुरू करना है। माउस का बायाँ बटन दबाए रखें। माउस को घसीटते हुए (Drag करते हुए) उन सभी सेल्स पर ले जाएँ जिन्हें चुनना है। सभी वांछित सेल्स हाइलाइट हो जाने के बाद माउस का बटन छोड़ दें।
इसके अलावा, शिफ्ट (Shift) कुंजी का उपयोग करके भी बड़ी रेंज चुन सकते हैं। पहला सेल क्लिक करें, फिर शिफ्ट कुंजी दबाए रखते हुए रेंज के आखिरी सेल पर क्लिक करें। बीच के सभी सेल स्वतः चयनित हो जाएँगे।
अलग-अलग (गैर-सटे हुए) सेल्स का चयन (Selecting Non-Adjacent Cells)
कई बार आपको एक साथ लगे हुए नहीं, बल्कि अलग-अलग जगहों पर बिखरे सेल्स पर एक जैसा काम करना होता है।
माउस से पहला सेल या सेल्स का पहला समूह चुनें। कीबोर्ड पर CTRL (Control) कुंजी को दबाए रखें। CTRL कुंजी दबाए रखते हुए, माउस से दूसरा सेल या सेल्स का दूसरा समूह चुनें। ऐसे ही और सेल चुनते जाएँ। सभी चयनित सेल हाइलाइट दिखाई देंगे।
उन्नत चयन विधियाँ
पूरी पंक्ति या कॉलम का चयन करना
कई बार आपको पूरी की पूरी पंक्ति (Row) या स्तंभ (Column) पर काम करना होता है, जैसे पूरी पंक्ति को डिलीट करना या किसी कॉलम की चौड़ाई बदलना।
पूरी पंक्ति चुनने के लिए वर्कशीट के बाईं ओर (Row हेडर पर) पंक्ति के नंबर (1, 2, 3...) पर क्लिक करें। पूरा स्तंभ चुनने के लिए वर्कशीट के ऊपर (Column हेडर पर) स्तंभ के अक्षर (A, B, C...) पर क्लिक करें। कई पंक्तियाँ या स्तंभ चुनने के लिए हेडर पर क्लिक करके घसीटें (Drag करें), या पहले हेडर पर क्लिक करें और SHIFT या CTRL कुंजी का उपयोग करके दूसरे हेडर पर क्लिक करें।
पूरी वर्कशीट का चयन करना
कभी-कभी पूरी शीट पर एक जैसा फॉर्मेट लगाना या सारा डेटा कॉपी करना होता है। पूरी वर्कशीट चुनने के दो आसान तरीके हैं।
तरीका 1: वर्कशीट के ऊपरी बाएँ कोने में, Row हेडर और Column हेडर के जोड़ (Intersection) पर स्थित त्रिभुज आकृति या बॉक्स पर क्लिक करें। तरीका 2: कीबोर्ड शॉर्टकट `Ctrl + A` दबाएँ। एक बार दबाने पर वर्तमान डेटा क्षेत्र चुनेगा, दो बार दबाने पर पूरी शीट चुन लेगा।
'गो टू स्पेशल' डायलॉग का उपयोग
यह एक शक्तिशाली टूल है जो विशेष प्रकार के सेल्स को चुनने में मदद करता है। मान लीजिए आप सिर्फ उन सेल्स को चुनना चाहते हैं जिनमें फॉर्मूला है, या जो खाली हैं, या जिनमें कमेंट्स हैं।
Home Tab → Editing Group → Find & Select → Go To Special...
ऊपर दिए गए पथ पर जाएँ। 'गो टू स्पेशल' डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें से अपनी जरूरत के अनुसार विकल्प चुनें, जैसे Formulas, Comments, Blanks, Constants आदि। OK बटन दबाएँ। आपकी शर्त के अनुसार सारे सेल्स शीट पर चयनित हो जाएँगे।
कीबोर्ड शॉर्टकट द्वारा तेज चयन
माउस की बजाय कीबोर्ड शॉर्टकट से काम करना अक्सर तेज होता है। सेल चयन के लिए कुछ मुख्य शॉर्टकट इस प्रकार हैं।
| शॉर्टकट | कार्य | उपयोग |
|---|---|---|
| Ctrl + Spacebar | पूरा कॉलम (Column) चुनता है | किसी भी सेल में होकर यह शॉर्टकट दबाएँ, पूरा उसका कॉलम चुन जाएगा। |
| Shift + Spacebar | पूरी पंक्ति (Row) चुनता है | किसी भी सेल में होकर यह शॉर्टकट दबाएँ, पूरी उसकी पंक्ति चुन जाएगी। |
| Ctrl + A | सभी सेल्स चुनता है (Select All) | पहली बार दबाने पर वर्तमान डेटा क्षेत्र, दूसरी बार दबाने पर पूरी शीट चुनता है। |
| Shift + Arrow Keys | दिशा के अनुसार सेल्स चुनता है | एक सेल से शुरू करके Shift दबाए रखें और Arrow Keys से चयन बढ़ाएँ। |
| Ctrl + Shift + Arrow Key | डेटा के ब्लॉक के अंत तक चयन करता है | किसी डेटा ब्लॉक के पहले सेल में जाएँ। यह शॉर्टकट दबाएँ। यह डेटा के अंतिम सेल तक चयन कर देगा। |
| F8 | एक्सटेंड मोड चालू/बंद करता है | F8 दबाएँ, फिर Arrow Keys से चयन बढ़ाएँ। फिर से F8 दबाकर मोड बंद करें। |
एक व्यावहारिक उदाहरण
मान लीजिए आपके पास छात्रों के अंकों की एक सूची है (A1 से D20 तक)। आपको एक नया कॉलम जोड़कर सभी छात्रों के कुल अंक जोड़ने हैं और फिर उन सभी सेल्स को हरा रंग देना है जहाँ कुल अंक 300 से अधिक हैं।
कुल अंक वाले कॉलम का चयन: सबसे पहले, E1 सेल पर क्लिक करें और "कुल अंक" लिखें। अब E2 सेल पर क्लिक करें। यहाँ आप फॉर्मूला लगाएँगे। फॉर्मूला लगाने के लिए रेंज चयन: E2 सेल में `=` टाइप करें। अब माउस से B2 से D2 सेल तक घसीटें (Drag करके चुनें)। फॉर्मूला `=SUM(B2:D2)` बन जाएगा। एंटर दबाएँ। फॉर्मूला को पूरे कॉलम में कॉपी करने के लिए चयन: E2 सेल पर जाएँ। सेल के निचले दाएँ कोने पर माउस ले जाएँ ताकि पॉइंटर एक काले पतले क्रॉस (+) में बदल जाए। इसे डबल-क्लिक करें या नीचे तक घसीटें। यह फॉर्मूला पूरी कॉलम में कॉपी हो जाएगा। 300 से अधिक अंक वाले सेल्स चुनने के लिए: पहले E2 से E20 तक के सेल्स चुनें (कुल अंक वाला कॉलम)। अब `Home Tab → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Greater Than` पर जाएँ। दिखाई देने वाले बॉक्स में 300 टाइप करें और फॉर्मेट हरा रंग चुनें। ओके करें।
इस पूरी प्रक्रिया में आपने एकल सेल चयन, रेंज चयन और कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लिए स्वचालित चयन का उपयोग किया।
परीक्षा की दृष्टि से महत्वपूर्ण: गैर-सटे हुए (Non-Adjacent) सेल्स चुनने के लिए CTRL कुंजी का उपयोग होता है। सटे हुए (Adjacent) सेल्स की बड़ी रेंज चुनने के लिए SHIFT कुंजी उपयोगी है। पूरी वर्कशीट चुनने का शॉर्टकट Ctrl + A है। 'गो टू स्पेशल' डायलॉग से केवल फॉर्मूला वाले या खाली सेल्स चुने जा सकते हैं। इसकी उपयोगिता पर अक्सर प्रश्न पूछा जाता है। किसी कॉलम या पंक्ति के हेडर पर क्लिक करके पूरा कॉलम या पंक्ति चुनी जा सकती है।
सामान्य गलतियाँ और बचने के उपाय
गलती: एक सेल में टाइप करते समय पहले उसे सेलेक्ट न करना, जिससे गलत सेल में डेटा चला जाता है। समाधान: हमेशा टाइप करने या एडिट करने से पहले उस सेल पर क्लिक करके उसे एक्टिवेट कर लें।
गलती: फॉर्मूला कॉपी करते समय सही रेंज को चयनित न करना, जिससे फॉर्मूला गलत सेल्स पर लग जाता है। समाधान: फिल हैंडल (काले क्रॉस) को ड्रैग करने से पहले सुनिश्चित करें कि मूल सेल सही है और ड्रैग सही दिशा में हो रहा है।
गलती: गलती से किसी बड़े चयनित एरिया पर कीबोर्ड की कोई कुंजी दब जाना, जिससे सारा डेटा मिट जाता है। समाधान: सावधानी बरतें। अगर ऐसा हो जाए, तो तुरंत Ctrl + Z दबाकर अपना काम वापस लाएँ (Undo करें)।
निष्कर्ष
सेल्स का सही चयन एक्सेल में महारत हासिल करने की आधारशिला है। यह एक साधारण कौशल लग सकता है, लेकिन इसके विभिन्न तरीकों और शॉर्टकट्स में निपुण होने से आपका काम कई गुना तेज और सटीक हो जाता है।
माउस और कीबोर्ड दोनों के तरीकों का अभ्यास करें। शुरुआत में माउस आसान लगेगा, लेकिन लंबे डेटा के साथ काम करते समय कीबोर्ड शॉर्टकट समय की बहुत बचत करेंगे। 'गो टू स्पेशल' जैसे एडवांस्ड टूल्स को सीखकर आप जटिल चयन कार्य सेकंडों में कर पाएँगे।
याद रखें, प्रैक्टिस ही पर्फेक्ट बनाती है। एक नई वर्कशीट खोलें और इनमें से हर तरीके को बार-बार आजमाएँ। जल्द ही सेल चयन आपकी दूसरी प्रकृति बन जाएगा।