MS Excel: Different Views of Worksheets (वर्कशीट के विभिन्न व्यूज)

Different Views of Worksheets (वर्कशीट के विभिन्न व्यूज)

परिचय

वर्कशीट के विभिन्न दृश्य (व्यूज) स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का एक मूलभूत और शक्तिशाली पहलू हैं। जब हम वर्कशीट व्यू की बात करते हैं, तो इसका अर्थ है डेटा को देखने, संपादित करने और उसकी व्यवस्था करने के विभिन्न तरीके। ये व्यू हमें वर्कशीट के साथ अलग-अलग उद्देश्यों से काम करने की सुविधा देते हैं। उदाहरण के लिए, डेटा एंट्री करते समय एक व्यू उपयुक्त होता है, जबकि प्रिंटिंग से पहले पेज सेटअप चेक करने के लिए दूसरा व्यू बेहतर होता है। Microsoft Excel, Google Sheets जैसे प्रोग्राम में ये व्यू बिल्ट-इन होते हैं और यूजर के अनुभव को अधिक कार्यकुशल और नियंत्रित बनाते हैं। सही व्यू का चुनाव करने से समय की बचत होती है और काम की गुणवत्ता में सुधार होता है।

वर्कशीट व्यू: स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर में उपलब्ध वह विशेष मोड या इंटरफ़ेस जो वर्कशीट के डेटा और लेआउट को एक विशिष्ट तरीके से प्रदर्शित करता है, ताकि उपयोगकर्ता विभिन्न कार्यों जैसे एडिटिंग, फॉर्मेटिंग, प्रिंट प्रीव्यू या डेटा विश्लेषण को प्रभावी ढंग से पूरा कर सके।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक व्यू का एक निश्चित उद्देश्य होता है। एक अच्छा उपयोगकर्ता वही है जो अपने काम के हिसाब से सही व्यू में स्विच करना जानता है। इस अध्याय में हम मुख्य व्यूज, उनकी विशेषताओं, उपयोग के समय और उनके बीच स्विच करने के तरीकों को विस्तार से समझेंगे।

वर्कशीट के प्रमुख दृश्य (मुख्य व्यूज)

अधिकांश स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर कई प्रकार के व्यू प्रदान करते हैं। नीचे हम सबसे सामान्य और उपयोगी व्यूज के बारे में जानेंगे। ये व्यूज आपको वर्कशीट के साथ काम करने के तरीके को बदलने की शक्ति देते हैं।

नॉर्मल व्यू (सामान्य दृश्य)

नॉर्मल व्यू वह डिफ़ॉल्ट व्यू है जिसमें वर्कशीट खुलती है। यह दैनिक कार्यों के लिए सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला व्यू है। इस व्यू में, आप आसानी से डेटा दर्ज कर सकते हैं, फॉर्मूला लिख सकते हैं, सेल फॉर्मेट कर सकते हैं और चार्ट बना सकते हैं। इस व्यू का फोकस डेटा एडिटिंग और मैनिपुलेशन पर होता है। पेज ब्रेक, हेडर-फूटर या मार्जिन जैसे प्रिंटिंग से जुड़े तत्व आमतौर पर इसमें दिखाई नहीं देते, जिससे स्क्रीन पर अधिक से अधिक डेटा देखने को मिलता है।

नॉर्मल व्यू डेटा एंट्री, फॉर्मेटिंग और गणना के लिए आदर्श है। यह सबसे ज्यादा समय तक उपयोग किया जाने वाला व्यू है।

पेज लेआउट व्यू (पृष्ठ अभिविन्यास दृश्य)

पेज लेआउट व्यू वर्कशीट को उसी तरह दिखाता है जैसे वह कागज पर प्रिंट होगा। इस व्यू में आपको पेज के मार्जिन, हेडर, फूटर और कॉलम की स्थिति स्पष्ट रूप से दिखाई देती है। यह व्यू प्रिंटिंग से पहले फाइनल चेक के लिए अत्यंत उपयोगी है। आप इस व्यू में सीधे हेडर और फूटर एडिट कर सकते हैं, मार्जिन को माउस से खींचकर एडजस्ट कर सकते हैं और यह भी देख सकते हैं कि डेटा पेज पर कैसे फिट हो रहा है।

"पेज लेआउट व्यू डेस्कटॉप पब्लिशिंग की शक्ति स्प्रेडशीट में लाता है। यह आपको बिना प्रिंट किए, प्रिंट आउटपुट का सटीक पूर्वावलोकन करने देता है।"

इस व्यू का एक फायदा यह है कि आप प्रत्येक पेज को अलग-अलग देख सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि टेबल या चार्ट एक पेज में कट तो नहीं रहे हैं। यह पेशेवर दस्तावेज़ तैयार करने में बहुत मददगार है।

पेज ब्रेक प्रिव्यू (पृष्ठ विराम पूर्वावलोकन)

पेज ब्रेक प्रिव्यू एक ऐसा व्यू है जो आपको यह नियंत्रित करने में सहायता करता है कि आपकी वर्कशीट का डेटा प्रिंट होते समय अलग-अलग पेजों में कैसे विभाजित होगा। यह व्यू पेजों को नंबर करके दिखाता है और नीली रेखाओं द्वारा पेज ब्रेक को इंडिकेट करता है। आप इन नीली रेखाओं (पेज ब्रेक) को खींचकर अपने मनचाहे स्थान पर सेट कर सकते हैं। यह तब बेहद जरूरी हो जाता है जब आपकी वर्कशीट बहुत बड़ी है और आप चाहते हैं कि कोई विशिष्ट डेटा एक ही पेज पर प्रिंट हो।

पेज ब्रेक मैन्युअल सेट करने के लिए:
1. पेज ब्रेक प्रिव्यू में जाएं।
2. उस रो या कॉलम पर जाएं जहां ब्रेक डालना है।
3. नीली रेखा को माउस से खींचकर वांछित स्थान पर ले जाएं।
  

यह व्यू बड़ी रिपोर्ट्स तैयार करने वालों के लिए एक अनिवार्य टूल है क्योंकि यह प्रिंट आउटपुट को ठीक वैसा ही बनाने में मदद करता है जैसा आप चाहते हैं।

फुल स्क्रीन व्यू (पूर्ण स्क्रीन दृश्य)

फुल स्क्रीन व्यू वर्कशीट को पूरी स्क्रीन पर दिखाता है, जिसमें टूलबार, रिबन, फॉर्मूला बार और स्टेटस बार जैसे सभी टूल और मेनू छिप जाते हैं। इसका उद्देश्य डेटा पर ध्यान केंद्रित करवाना और विचलित करने वाले तत्वों को हटाना है। यह व्यू डेटा रिव्यू करने या प्रेजेंटेशन देते समय उपयोगी हो सकता है। ध्यान रहे, इस व्यू में आप एडिटिंग नहीं कर सकते। स्क्रीन पर वापस आने के लिए आमतौर पर `Esc` की दबाना पड़ता है।

विभिन्न व्यूज की तुलनात्मक विशेषताएँ

प्रत्येक व्यू की अपनी विशेषताएं, फायदे और उपयोग का सही समय होता है। नीचे दी गई तालिका इन्हें स्पष्ट रूप से समझने में मदद करेगी।

व्यू का नाम	मुख्य उद्देश्य	प्रमुख विशेषताएं	सबसे उपयुक्त कब?
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नॉर्मल व्यू	डेटा संपादन एवं गणना	डिफ़ॉल्ट व्यू, सभी एडिटिंग टूल उपलब्ध, प्रिंट तत्व छिपे रहते हैं।	डेटा दर्ज करते समय, फॉर्मूले लिखते समय, चार्ट बनाते समय।
पेज लेआउट व्यू	प्रिंट लेआउट तैयार करना	वास्तविक पेज का प्रीव्यू, हेडर-फूटर एडिट करना आसान, मार्जिन समायोज्य।	प्रिंटिंग से पहले फाइनल चेक, पेशेवर रिपोर्ट डिजाइन करते समय।
पेज ब्रेक प्रिव्यू	पेज विभाजन को नियंत्रित करना	पेज ब्रेक दिखाई देते हैं, मैन्युअल ब्रेक सेट कर सकते हैं, पेज नंबरिंग दिखती है।	बड़ी वर्कशीट को प्रिंट करते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा सही पेज पर है।
फुल स्क्रीन व्यू	डेटा प्रस्तुतिकरण एवं समीक्षा	स्क्रीन का पूरा एरिया डेटा के लिए, कोई टूलबार नहीं, विचलन रहित।	डेटा प्रेजेंटेशन देते समय, डेटा की बड़ी तस्वीर देखने के लिए।

इस तुलना से स्पष्ट है कि कोई एक व्यू सभी कार्यों के लिए पर्याप्त नहीं है। एक स्मार्ट उपयोगकर्ता कार्य के अनुसार इनके बीच टॉगल करता रहता है।

व्यू बदलने के तरीके (How to Switch Views)

विभिन्न व्यूज के बीच स्विच करना बहुत आसान है। Microsoft Excel में, यह विकल्प `View` टैब पर मौजूद होते हैं। Google Sheets में, यह `View` मेनू में उपलब्ध होते हैं। नीचे कुछ सामान्य तरीके दिए गए हैं:

1. रिबन/मेनू द्वारा: View टैब या मेनू पर जाकर, Workbook Views ग्रुप में इच्छित व्यू (जैसे Normal, Page Layout, Page Break Preview) पर क्लिक करें।
2. स्टेटस बार द्वारा: Excel विंडो के नीचे स्टेटस बार पर दाईं ओर तीन छोटे आइकन होते हैं। ये क्रमशः Normal, Page Layout, और Page Break Preview व्यू के लिए होते हैं। इन पर क्लिक करके त्वरित रूप से व्यू बदला जा सकता है।
3. कीबोर्ड शॉर्टकट: Excel में, `Alt + W` दबाने के बाद, `L` (Page Layout), `N` (Normal), या `I` (Page Break Preview) दबाया जा सकता है।

स्टेटस बार के व्यू आइकन सबसे तेज़ तरीका हैं। इनका उपयोग करके आप बिना रिबन पर जाए ही व्यू बदल सकते हैं।

व्यूज का प्रयोग करते हुए एक उदाहरण परिदृश्य

मान लीजिए आप एक कक्षा के 50 छात्रों के मासिक टेस्ट के अंकों की एक वार्षिक रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं। आपको इसे प्रिंट करके प्रिंसिपल को सौंपना है। आपके कदम और उपयुक्त व्यू कुछ इस प्रकार होंगे:

1. डेटा एंट्री एवं गणना (नॉर्मल व्यू): सबसे पहले, आप सभी छात्रों के नाम और 12 महीनों के अंक नॉर्मल व्यू में दर्ज करेंगे। यहाँ आप टोटल, प्रतिशत, ग्रेड आदि की गणना के लिए फॉर्मूले लगाएंगे। इस दौरान पेज बाउंड्री की चिंता नहीं करेंगे।

1. फॉर्मेटिंग एवं प्रेजेंटेशन चेक (पेज लेआउट व्यू): अब आप पेज लेआउट व्यू में स्विच करेंगे। यहाँ आप देखेंगे कि टेबल पेज पर कैसी दिख रही है। आप हेडर में "वार्षिक रिपोर्ट" और फूटर में पेज नंबर जोड़ेंगे। यदि कॉलम पेज से बाहर जा रहे हैं, तो आप ओरिएंटेशन लैंडस्केप में बदल सकते हैं या मार्जिन कम कर सकते हैं।

1. पेज विभाजन को ठीक करना (पेज ब्रेक प्रिव्यू): रिपोर्ट लंबी है और एक छात्र का डेटा दो पेज में कट रहा है। आप पेज ब्रेक प्रिव्यू में जाकर पेज ब्रेक लाइन को खींचेंगे ताकि प्रत्येक छात्र का पूरा रिकॉर्ड एक ही पेज पर आ जाए। इससे रिपोर्ट पढ़ने में आसानी होगी।

1. फाइनल रिव्यू (फुल स्क्रीन व्यू): अंत में, प्रिंट करने से पहले, आप फुल स्क्रीन व्यू में पूरी रिपोर्ट को बिना किसी टूलबार के देख सकते हैं, ताकि कोई गलती नजर आए तो पकड़ी जा सके।

इस प्रकार, एक ही कार्य को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आपने चार अलग-अलग व्यूज का उपयोग किया।

"वर्कशीट के व्यूज आपके लिए अलग-अलग चश्मे हैं। सही चश्मा लगाकर देखने पर ही आपकी डेटा दृष्टि स्पष्ट होती है और समस्याएं हल होती हैं।"

महत्वपूर्ण सुझाव एवं सावधानियाँ

• प्रिंट प्रीव्यू का उपयोग जरूर करें: पेज लेआउट व्यू के साथ-साथ, प्रिंट से पहले `Ctrl+P` दबाकर प्रिंट प्रीव्यू देखना न भूलें। यह एक अतिरिक्त चेक है।
• ज़ूम स्तर का ध्यान रखें: प्रत्येक व्यू में अलग-अलग ज़ूम सेटिंग सेव हो सकती हैं। Page Layout व्यू में ज़ूम कम हो सकता है। इसे View टैब से एडजस्ट कर सकते हैं।
• कस्टम व्यूज: Excel आपको अपने पसंदीदा ज़ूम, पेन फ्रीज आदि सेटिंग्स के साथ कस्टम व्यूज बनाने और सेव करने की सुविधा देता है। इसका लाभ उठाएं।
• Google Sheets में अंतर: Google Sheets में 'Page Layout' व्यू को 'Print layout' कहा जाता है और 'Page Break Preview' जैसा एक अलग मोड नहीं होता। लेकिन 'Print Setup' से पेज ब्रेक देखे जा सकते हैं।

निष्कर्ष

वर्कशीट के विभिन्न दृश्य स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर की एक मौलिक विशेषता हैं जो उपयोगकर्ता को विभिन्न परिप्रेक्ष्यों से काम करने की स्वतंत्रता देते हैं। नॉर्मल व्यू हमारा मुख्य कार्यक्षेत्र है, पेज लेआउट व्यू हमें प्रिंट की चिंता से मुक्त करता है, पेज ब्रेक प्रिव्यू बड़े डेटा के प्रबंधन में मदद करता है, और फुल स्क्रीन व्यू ध्यान केंद्रित करने में सहायक है। इन व्यूज के बीच त्वरित रूप से स्विच करने की कला सीखकर कोई भी छात्र या पेशेवर अपनी दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है। यह ज्ञान न केवल परीक्षा के लिए, बल्कि वास्तविक जीवन के डेटा प्रबंधन कार्यों के लिए भी अत्यंत मूल्यवान है।